Dokumentation

Großhandelsbestellungen verarbeiten

Berechnen Sie Nettohonorar und verarbeiten Sie Großhandelsbestellungen, bei denen Sie sowohl als Verlag als auch als Einzelhändler agieren.

Bei der Verarbeitung von Großhandelsbestellungen agieren Sie sowohl als Verlag als auch als Einzelhändler. Anders als bei Standard-Distributor-Verkäufen, bei denen Amazon, LSI und andere Distributoren automatisch ihre Provisionen abziehen, bevor sie Ihnen den Rest (das aggregierte Nettohonorar) senden, müssen Sie den Nettohonorarbetrag manuell berechnen, indem Sie Ihre Kosten von den erhaltenen Großhandelseinnahmen abziehen.

Beachten Sie den wichtigen Unterschied, wenn Sie der Einzelhändler/Verkäufer sind: Großhandelsbestellungen erfordern eine manuelle Berechnung, da keine Nettohonorar-Einnahmenzahlung existiert – Sie erhalten den Bruttobetrag direkt, bevor die Kosten abgezogen werden.

Bevor Sie beginnen

Erforderliche Informationen

  • Verkaufsdaten aus Ihrem Buchhaltungssystem (z.B. QuickBooks, Xero)
  • Druckkosten pro Einheit
  • Andere Kosten (z.B. Versandkosten und Zahlungsabwicklungsgebühren)
  • Angewandte Rabattsätze (falls zutreffend)
  • Durchschnittliche Wechselkurse für den Zeitraum (bei Verkäufen in Fremdwährungen)

Wichtige Hinweise

  • Wenn Sie „Automatische Zahlungserstellung" aktiviert haben (in Einstellungen), erstellt Royalties HQ beim Import von Verkäufen in Ihrer Verlagswährung automatisch entsprechende Einnahmenzahlungen und verknüpft diese mit dem Verkaufsstapel.
  • Fremdwährungsverkäufe erfordern manuelle Umrechnung.
  • Arbeiten Sie immer mit Nettobeträgen (nach Abzug von Rabatten und Kosten).

Schritt-für-Schritt-Prozess

Schritt 1: Ihre Verkaufsdaten vorbereiten

  1. Exportieren Sie Großhandelsverkaufsdaten aus Ihrem Buchhaltungssystem oder von wo auch immer Sie Ihre Großhandelsverkäufe erfassen
  2. Organisieren Sie nach Währung und Zeitraum – teilen Sie die Daten in separate Tabs/Blätter nach Verkaufswährung auf
  3. Berechnen Sie den Nettohonorarbetrag für jeden Verkauf:

Nettohonorar = Bruttoverkauf - Rabatt - Druckkosten - Sonstige Kosten

Schritt 2: Verkäufe in Verlagswährung verarbeiten

Für Großhandelsverkäufe in Ihrer Verlagswährung gibt es keine Währungsumrechnung.

  • Sie importieren einfach die Verkäufe mit dem benutzerdefinierten Verkaufsimport und setzen die Spalte „Vertriebskanal" auf „Wholesale".
  • Das System erstellt automatisch Einnahmenzahlungen und verknüpft sie mit dem Verkaufsstapel (wenn Sie dies in den Einstellungen aktiviert haben).
  • Überprüfen Sie, ob die Beträge korrekt sind.

Schritt 3: Fremdwährungsverkäufe verarbeiten

Hinweis: Wenn Sie nur Großhandelsverkäufe in Ihrer eigenen Verlagswährung haben – d.h. Kunden kaufen immer in Ihrer Verlagswährung – dann überspringen Sie diesen Schritt.

Für Verkäufe in einer Fremdwährung (jede Währung außer Ihrer Verlagswährung) gehen Sie wie folgt vor:

  1. Summieren Sie die Nettohonorarbeträge (siehe Schritt 1): Gruppieren Sie alle Verkäufe in dieser Verkaufswährung für die Honorarperiode. Summieren Sie die Nettohonorar-Spalte.

  2. Finden Sie den Wechselkurs: Sie müssen nun die Nettohonorar von der Verkaufswährung in Ihre Verlagswährung umrechnen. Dazu benötigen Sie den Wechselkurs. Sie können wählen, ob Sie Wechselkurse jeden Monat finden, oder Sie könnten den durchschnittlichen Wechselkurs für den gesamten Zeitraum ermitteln (dieses Tool ist nützlich – denken Sie daran, die Währungen und den Datumsbereich einzustellen). Beispiel: GBP zu USD-Durchschnitt für Jan-Dez 2024.

  3. Berechnen Sie die Einnahmenzahlung: Rechnen Sie Nettoverkäufe in Ihre Verlagswährung um, mit dieser einfachen Formel. Tun Sie dies pro Verkaufswährung:

    Einnahmen in Verlagswährung = Gesamt {Fremdwährung} Verkäufe × Durchschnittlicher Wechselkurs

  4. Erstellen Sie die Einnahmenzahlung in Royalties HQ: Geben Sie den umgerechneten Betrag als einzelne Einnahmenzahlung in Royalties HQ ein, mit dem Vertriebskanal „Wholesale". Wenn die Einnahmenzahlung Verkäufe über mehrere Monate abdeckt, lassen Sie den Verkaufsmonat-Wert leer.

  5. Verknüpfen Sie die Einnahmenzahlung: Verbinden Sie diese einzelne Einnahmenzahlung mit ALLEN Großhandels-Verkaufsstapeln für diese Währung und diesen Zeitraum.

Schritt 4: Überprüfen und abschließen

  1. Wiederholen Sie für alle Großhandels-Verkaufswährungen
  2. Überprüfen Sie, ob alle Fremdwährungs-Verkaufsstapel verknüpfte Einnahmenzahlungen haben
  3. Bestätigen Sie, dass die Einnahmenzahlungsbeträge mit Ihren Berechnungen übereinstimmen
  4. Überprüfen Sie auf fehlende oder doppelte Einträge

Beispiel-Workflow

Szenario: Verlag mit USD als Basiswährung, verarbeitet GBP-Großhandelsverkäufe (Daten sind nur zur Veranschaulichung).

  1. Januar-Juni 2024 GBP-Verkäufe

Gesamtes Nettohonorar (nach Abzug von Provision und Kosten): £10.000 2. Durchschnittlicher GBP→USD-Kurs 2024: 1,25 3. Zu erstellende Zahlung: $12.500 4. In Royalties HQ:

Einnahmenzahlung erstellen: $12.500 5. Verknüpfen mit: Allen GBP-Verkaufsstapeln Jan-Juni 2024

Tipps für Effizienz

  • Nach Zeitraum bündeln: Verarbeiten Sie 6-Monats- oder Jahresstapel, um Einträge zu reduzieren
  • Konsistente Formatierung: Behalten Sie Standardformate für einfachere Verarbeitung bei
  • Kurse dokumentieren: Führen Sie Aufzeichnungen über die für jeden Zeitraum verwendeten Wechselkurse
  • Regelmäßige Verarbeitung: Lassen Sie Großhandelsbestellungen nicht ansammeln

Häufige Probleme und Lösungen

Fehlende Kostendaten

  • Stellen Sie sicher, dass alle Druckkosten und Rabatte vor der Verarbeitung erfasst sind
  • Überprüfen Sie Ihr Buchhaltungssystem auf vollständige Kostenaufschlüsselungen

Wechselkursschwankungen

  • Verwenden Sie offizielle Durchschnittskurse für den Zeitraum
  • Seien Sie konsistent mit Ihrer Kursquelle

Fehler bei der Zahlungsverknüpfung

  • Überprüfen Sie, ob alle Verkaufsstapel für die Währung/den Zeitraum ausgewählt sind
  • Prüfen Sie auf doppelte Verkaufsstapel vor der Verknüpfung

Best Practices

  1. Ziehen Sie immer alle Kosten ab, bevor Sie Honorare berechnen
  2. Verarbeiten Sie regelmäßig, um Rückstände zu vermeiden
  3. Führen Sie detaillierte Aufzeichnungen über Umrechnungen und Berechnungen
  4. Überprüfen Sie Summen, ob sie mit Ihren Buchhaltungsunterlagen übereinstimmen

Denken Sie daran: Die Verarbeitung von Großhandelsbestellungen ist das einzige Szenario in Royalties HQ, das eine manuelle Währungsumrechnung erfordert. Seien Sie bei diesen Berechnungen besonders sorgfältig, um genaue Honorarverteilungen zu gewährleisten.

Wenn Ihre Großhandelsdaten berechnet und bereit für den Import in Royalties HQ sind, verwenden Sie den benutzerdefinierten Verkaufsimport und setzen Sie die Spalte „Vertriebskanal" auf „Wholesale".