Corriger un calcul de redevances incorrect

Et si vous avez fait une erreur dans un cycle de redevances ? N’ayez crainte. Sur cette page, nous décrivons certains scénarios et les étapes que vous pouvez suivre pour corriger le cycle de redevances.

Annuler un cycle de redevances #

Bien que Royalties HQ ait été conçu pour minimiser les erreurs, nous savons qu’en réalité, des erreurs peuvent survenir. Pour cette raison, les cycles de redevances peuvent être « annulés » (défaits).

Le meilleur processus pour corriger un cycle de redevances dépend de ces principaux facteurs :

1. Les factures du cycle de redevances sont-elles marquées comme payées ?
2. Avez-vous envoyé des relevés par email ou effectué des paiements aux ayants droit, et
3. Le type de correction que vous devez effectuer.

Scénarios #

Voici quelques scénarios pour gérer divers problèmes avec les cycles de redevances.

Vos données de contact de l’ayant droit sont incorrectes #

Si les données de contact d’un ayant droit sont incorrectes sur un relevé PDF, par exemple le nom ou l’adresse email, alors vous pouvez corriger cela au niveau de l’ayant droit et régénérer son relevé PDF.

Les données de propriété de l’ayant droit sont incorrectes #

Si les données de propriété d’un ayant droit (par exemple le pourcentage) d’un produit sont incorrectes ou manquantes :

1. D’abord, corrigez la propriété du produit
2. Ensuite, suivez les étapes au début de cette page, selon que le cycle de redevances a des factures payées ou non.

Notez que si vous avez déjà envoyé des relevés ou effectué des paiements aux ayants droit dans ce cycle de redevances, les relevés et paiements pour plusieurs ayants droit peuvent être affectés. Vous devrez vérifier les nouvelles factures et relevés pour chaque ayant droit lié au produit où vous avez modifié la propriété.

Vous avez oublié d’inclure un fichier de ventes #

Si vous avez oublié d’importer des données de ventes pour une période de cycle de redevances, la meilleure approche dépend de si vous avez déjà payé les ayants droit.

Si vous n’avez pas encore payé les ayants droit, vous pouvez annuler le cycle de redevances :

1. Dans le cycle de redevances, supprimez toutes les factures (si les factures sont marquées comme payées, vous devrez les marquer comme impayées).
2. Annulez l’allocation des redevances.
3. Le cycle de redevances est maintenant en mode brouillon, comme s’il venait d’être démarré.
4. Ajoutez votre fichier de ventes manquant et les revenus éditeur.
5. Revenez au cycle de redevances et suivez les étapes standard.
6. Optionnel : Si vous avez précédemment envoyé des relevés par email aux ayants droit, vous devrez manuellement envoyer un email aux ayants droit à nouveau pour les informer de l’erreur. Vous pouvez également utiliser l’option de texte personnalisé dans le relevé PDF (page Paramètres) pour ajouter une note à la page de couverture de chaque relevé PDF.

Si vous avez déjà payé les ayants droit, vous devez créer un cycle de redevances de « rattrapage » séparé pour la même période.

Les cycles de redevances de rattrapage incluent uniquement les produits (et donc les ayants droit) liés aux lignes de ventes dans le cycle de redevances actuel. Cela signifie que vous laissez le cycle de redevances original inchangé et ajoutez le cycle de rattrapage comme un deuxième cycle plus petit pour la même période.

1. Tout d’abord, importez le(s) fichier(s) de ventes manquant(s). Au moins un lot de ventes sera créé.
2. Créez des revenus éditeur pour le(s) lot(s).
3. Créez un nouveau cycle de redevances.
4. Choisissez « Rattrapage » comme type.
5. Sélectionnez la période de rapport de redevances (par exemple Annuel) et la plage de dates.
6. Complétez le cycle de redevances normalement.
7. Optionnel : Vous pouvez également utiliser l’option de texte personnalisé dans le relevé PDF (page Paramètres) pour ajouter une note à la page de couverture de chaque relevé PDF.

Vous avez oublié d’ajouter un à-valoir #

Les à-valoir sont pris en compte dans un cycle de redevances lors de la création des factures. Donc, pour inclure un à-valoir qui a été omis par erreur, vous devrez d’abord ajouter l’à-valoir à l’ayant droit, puis supprimer les factures existantes du cycle de redevances, recréer les factures, puis régénérer les nouveaux relevés PDF.

Examinons ces étapes plus en détail.

D’abord, vous devez créer l’à-valoir sur l’ayant droit.

Ensuite, pour corriger le cycle de redevances, procédez comme suit :

1. Onglet Factures – supprimez les factures en utilisant le bouton « Supprimer toutes les factures » (si les factures sont marquées comme payées, vous devez d’abord utiliser la sélection groupée pour les définir comme impayées).
2. Onglet Factures – régénérez les factures. L’à-valoir sera maintenant pris en compte, et toutes les redevances gagnées pertinentes seront utilisées pour rembourser l’à-valoir.
3. Attendez une minute – Vérifiez que les factures ont été régénérées avant de continuer. Vous devrez peut-être actualiser la page de l’onglet Factures.
4. Onglet Relevés – régénérez le(s) relevé(s) – vous pouvez le faire uniquement sur le(s) ayant(s) droit affecté(s) en utilisant le bouton d’action en forme de flèche circulaire sur leur ligne de relevé
5. Onglet Relevés – Également dans les boutons d’action pour un seul relevé, téléchargez le relevé pertinent pour vérifier. Si vous êtes satisfait du relevé modifié, vous pouvez soit cliquer sur l’icône d’avion en papier à côté du relevé pour envoyer uniquement à cet ayant droit son relevé par email, soit vous pouvez envoyer le PDF téléchargé manuellement par email.

Factures #

Une question clé est de savoir si vous avez marqué les factures du cycle de redevances (onglet « Factures ») comme payées ?

Si les factures sont marquées comme impayées #

Si les factures du cycle de redevances sont marquées comme impayées, le cycle de redevances peut être « annulé ».

Vous pouvez supprimer les factures en cliquant sur le bouton « Supprimer toutes les factures ». Cela peut prendre quelques secondes pour que toutes les factures soient supprimées.

Une fois les factures supprimées, vous pouvez également annuler l’allocation des redevances. Cela ramène le cycle de redevances à son état de brouillon initial. Ceci n’est nécessaire que si vous devez :

1. Modifier la propriété d’un titre (par exemple ajouter/supprimer un ayant droit, ou modifier son %)
2. Ajouter des fichiers de ventes qui n’étaient pas inclus précédemment
3. Corriger un paiement de revenus éditeur

Si les factures sont marquées comme payées #

Si les factures du cycle de redevances sont marquées comme payées, le cycle de redevances ne peut pas être « annulé ». Ses redevances et factures sont effectivement verrouillées. Ceci est pour éviter la suppression accidentelle des données financières du cycle de redevances.

Mais n’ayez crainte, vous pouvez manuellement définir le « statut de paiement » des factures sur impayé.

Pour définir les factures d’un cycle de redevances sur impayé :

1. Allez dans l’onglet Factures du cycle de redevances.
2. Cochez la case à cocher tout sélectionner, pour sélectionner toutes les factures.
3. En utilisant le menu déroulant de sélection groupée, marquez les factures du cycle comme impayées.

Si vous rencontrez un problème qui n’est pas listé ici, veuillez nous contacter et nous serons heureux de vous aider.