Importation des titulaires de droits
Importation ou mise à jour en masse des titulaires de droits à l'aide d'un modèle CSV, avec des conseils pour éviter les problèmes de formatage de feuille de calcul.
Les titulaires de droits peuvent être importés en masse à l’aide de la fonction de téléchargement CSV — idéale lors de l’intégration de plusieurs auteurs, illustrateurs ou autres titulaires de droits à la fois.
Si vous n’avez besoin d’ajouter qu’un ou deux titulaires de droits, vous préférerez peut-être les ajouter individuellement via l’interface utilisateur.
Télécharger le modèle CSV
Un modèle CSV peut être téléchargé à partir de la page d’importation des titulaires de droits :
- Allez au menu principal, en haut à gauche, et cliquez sur Titulaires de droits.
- Sur la page de liste des titulaires de droits, cliquez sur le bouton Importer les titulaires de droits.
- Cliquez sur « Télécharger le fichier modèle des titulaires de droits ».
- Le fichier modèle CSV sera téléchargé sur votre appareil.
Exporter les titulaires de droits existants
Vous pouvez également exporter tous les titulaires de droits existants à partir de la même page d’importation. Ceci est utile si vous souhaitez mettre à jour les données des titulaires de droits en masse — exportez, modifiez les données dans votre logiciel de feuille de calcul, puis réimportez.
Préparer vos données de titulaires de droits
Ouvrez le modèle CSV (ou votre fichier exporté) dans votre logiciel de feuille de calcul — nous recommandons Google Sheets plutôt qu’Excel.
Champs obligatoires
| Champ | Obligatoire | Notes |
|---|---|---|
| Prénom | Oui | — |
| Nom | Oui | — |
| Adresse e-mail | Conditionnel | Obligatoire si aucun code de titulaire de droits n’est fourni. Doit être unique. |
| Code du titulaire de droits | Conditionnel | Obligatoire si aucune adresse e-mail n’est fournie. Doit être unique. |
Chaque titulaire de droits doit avoir au moins l’un des deux : une adresse e-mail ou un code de titulaire de droits.
Codes des titulaires de droits
Nous recommandons vivement d’utiliser des codes de titulaires de droits pour tous les titulaires de droits. Un code de titulaire de droits est un identifiant unique que vous attribuez pour un usage interne — par exemple, « RH001 » ou « SMITH-J ».
Les codes des titulaires de droits sont obligatoires lorsqu’un titulaire de droits n’a pas d’adresse e-mail. Même lorsqu’une adresse e-mail existe, les codes sont précieux pour une identification cohérente dans les importations et les systèmes.
Tous les autres champs
Tous les autres champs du modèle sont facultatifs. Les champs vides ne remplaceront pas les données existantes lors de la mise à jour.
Attention à la mise en forme automatique des feuilles de calcul
Excel et les autres logiciels de feuille de calcul peuvent être trop « utiles » en mettant en forme automatiquement vos données de manière à les corrompre. Les problèmes courants incluent :
- Les longs numéros (par exemple, numéros de téléphone, numéros de compte) silencieusement convertis en notation scientifique comme « 1,23E+10 »
- Les dates reformatées ou réinterprétées — par exemple, « 01-02 » devient « 1er février » ou « 2 janvier » selon votre locale
- Les zéros en début supprimés des codes ou numéros de référence
Conseil : Formatez toutes les cellules en texte avant d’entrer ou de coller des données. Si Excel vous demande de convertir vos numéros ou dates — dites non ! Pour des instructions détaillées sur le formatage des cellules en texte, consultez Introduction à l’importation.
Nous recommandons d’utiliser Google Sheets au lieu d’Excel — il a moins de ces problèmes de mise en forme automatique.
Télécharger votre fichier CSV des titulaires de droits
Une fois que vous avez vérifié vos données, enregistrez le fichier en tant que CSV. Dans Google Sheets, il s’agit de Fichier > Télécharger > CSV.
- Allez au menu principal, en haut à gauche, et cliquez sur Titulaires de droits.
- Sur la page de liste des titulaires de droits, cliquez sur le bouton Importer les titulaires de droits.
- Sous « Choisir votre fichier », cliquez sur « Parcourir » et accédez à votre fichier CSV.
- Cliquez sur « Suivant ».
- Le fichier sera téléchargé et validé (vérifié pour détecter les problèmes). Vous verrez les résultats sur une page d’aperçu.
- Si les résultats semblent corrects, cliquez sur « Continuer » et les titulaires de droits seront importés (ou, si l’étape d’aperçu met en évidence des problèmes, vous devrez corriger les données — lisez le message d’erreur et vérifiez les exigences ci-dessus).
Mettre à jour les titulaires de droits en masse
Vous pouvez également utiliser le processus ci-dessus pour mettre à jour les titulaires de droits existants en masse.
L’importation CSV fera correspondre les titulaires de droits existants à partir de l’adresse e-mail ou du code du titulaire de droits. Les champs vides seront ignorés — ils ne remplaceront pas les données existantes.