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Traitement des commandes en gros

Calculez les redevances nettes et traitez les commandes en gros où vous agissez à la fois comme éditeur et détaillant.

Lors du traitement des commandes en gros, vous agissez à la fois comme éditeur et détaillant. Contrairement aux ventes standard via distributeurs où Amazon, LSI et d’autres distributeurs déduisent automatiquement leurs commissions avant de vous envoyer le reste (les redevances nettes agrégées), vous devez calculer manuellement le montant des redevances nettes en déduisant vos coûts des revenus de gros que vous avez reçus.

Notez la différence clé lorsque vous êtes le détaillant/vendeur : Les commandes en gros nécessitent un calcul manuel car il n’existe pas de paiement de revenus net — vous recevez le montant brut directement, avant déduction des coûts.

Avant de commencer

Informations requises

  • Données de ventes de votre système comptable (par ex. QuickBooks, Xero)
  • Coûts d’impression par unité
  • Autres coûts (par ex. frais d’expédition et frais de traitement des paiements)
  • Taux de remise appliqués (le cas échéant)
  • Taux de change moyens pour la période (si vous traitez des ventes en devises étrangères)

Notes importantes

  • Si vous avez activé la « Création automatique de paiements » (dans Paramètres), lorsque vous importez des ventes dans votre devise éditeur, Royalties HQ crée automatiquement les paiements de revenus correspondants et les lie au lot de ventes.
  • Les ventes en devises étrangères nécessitent une conversion manuelle.
  • Travaillez toujours avec les montants nets (après déduction des remises et des coûts).

Processus étape par étape

Étape 1 : Préparez vos données de ventes

  1. Exportez les données de ventes en gros depuis votre système comptable, ou depuis l’endroit où vous enregistrez vos ventes en gros
  2. Organisez par devise et période — divisez les données en onglets/feuilles séparés par devise de vente
  3. Calculez le montant des redevances nettes pour chaque vente :

Redevances nettes = Vente brute - Remise - Coûts d'impression - Autres coûts

Étape 2 : Traitez les ventes dans la devise éditeur

Pour les ventes en gros qui sont dans votre devise éditeur, il n’y a pas de conversion de devise.

  • Vous importez simplement les ventes en utilisant l’importation de ventes personnalisées et définissez la colonne canal de vente sur « Wholesale ».
  • Le système crée automatiquement les paiements de revenus et les lie au lot de ventes (si vous avez activé cette option dans les Paramètres).
  • Vérifiez que les montants sont corrects.

Étape 3 : Traitez les ventes en devises étrangères

Note : Si vous avez uniquement des ventes en gros dans votre propre devise éditeur — c’est-à-dire que les clients achètent toujours dans votre devise éditeur — alors sautez cette étape.

Pour les ventes dans une devise étrangère (toute devise autre que votre devise éditeur), procédez comme suit :

  1. Additionnez les montants de redevances nettes (voir étape 1) : Regroupez toutes les ventes dans cette devise de vente, pour la période de redevances. Faites le total (somme) de la colonne redevances nettes.

  2. Trouvez le taux de change : Vous devez maintenant convertir les redevances nettes de la devise de vente vers votre devise éditeur. Pour cela, vous avez besoin du taux de change. Vous pouvez choisir de trouver les taux de change chaque mois, ou vous pouvez obtenir le taux de change moyen pour toute la période (cet outil est utile – n’oubliez pas de définir les devises et la période). Exemple : moyenne GBP vers USD pour Jan-Déc 2024.

  3. Calculez le paiement de revenus : Convertissez les ventes nettes dans votre devise éditeur, en utilisant cette formule simple. Faites cela par devise de vente :

    Revenus en devise éditeur = Total des ventes {Devise étrangère} × Taux de change moyen

  4. Créez le paiement de revenus dans Royalties HQ : Saisissez le montant converti comme un paiement de revenus unique dans Royalties HQ, avec le canal de vente défini sur « Wholesale ». Si le paiement de revenus couvre des ventes sur plusieurs mois, laissez la valeur du mois de vente vide.

  5. Liez le paiement de revenus : Connectez ce paiement de revenus unique à TOUS les lots de ventes en gros pour cette devise et cette période.

Étape 4 : Vérifiez et finalisez

  1. Répétez pour toutes les devises de ventes en gros
  2. Vérifiez que tous les lots de ventes en devises étrangères ont des paiements de revenus liés
  3. Confirmez que les montants des paiements de revenus correspondent à vos calculs
  4. Vérifiez les entrées manquantes ou en double

Exemple de flux de travail

Scénario : Éditeur avec USD comme devise de base, traitant des ventes en gros en GBP (les données sont uniquement illustratives).

  1. Ventes GBP janvier-juin 2024

Total des redevances nettes (après déduction des commissions et coûts) : 10 000 £ 2. Taux moyen GBP→USD 2024 : 1,25 3. Paiement à créer : 12 500 $ 4. Dans Royalties HQ :

Créez le paiement de revenus : 12 500 $ 5. Lier à : Tous les lots de ventes GBP Jan-Juin 2024

Conseils pour plus d’efficacité

  • Regroupez par période : Traitez des lots de 6 mois ou annuels pour réduire le nombre d’entrées
  • Formatage cohérent : Maintenez des formats standards pour faciliter le traitement
  • Documentez les taux : Conservez des enregistrements des taux de change utilisés pour chaque période
  • Traitement régulier : Ne laissez pas les commandes en gros s’accumuler

Problèmes courants et solutions

Données de coûts manquantes

  • Assurez-vous que tous les coûts d’impression et remises sont enregistrés avant le traitement
  • Vérifiez votre système comptable pour une ventilation complète des coûts

Variations des taux de change

  • Utilisez les taux moyens officiels pour la période
  • Soyez cohérent avec votre source de taux

Erreurs de liaison des paiements

  • Vérifiez que tous les lots de ventes pour la devise/période sont sélectionnés
  • Vérifiez l’absence de lots de ventes en double avant de lier

Meilleures pratiques

  1. Déduisez toujours tous les coûts avant de calculer les redevances
  2. Traitez régulièrement pour éviter les retards
  3. Conservez des enregistrements détaillés des conversions et calculs
  4. Vérifiez les totaux par rapport à vos enregistrements comptables

N’oubliez pas : Le traitement des commandes en gros est le seul scénario dans Royalties HQ nécessitant une conversion de devise manuelle. Soyez particulièrement attentif à ces calculs pour garantir des distributions de redevances précises.

Lorsque vos données de gros sont calculées et prêtes à être importées dans Royalties HQ, utilisez l’importation de ventes personnalisées et définissez la colonne canal de vente sur « Wholesale ».