Importering av rettighetshavere
Masseimport eller oppdater rettighetshavere ved hjelp av en CSV-mal, med tips for å unngå problemer med regnearkformatering.
Rettighetsholdere kan importeres i bulk ved hjelp av CSV-opplastingsfunksjonen — ideelt når du legger til flere forfattere, illustratorer eller andre rettighetsholdere på en gang.
Hvis du bare trenger å legge til en eller to rettighetsholdere, kan du foretrekke å legge dem til individuelt via brukergrensesnittet.
Last ned CSV-malen
En CSV-mal er tilgjengelig for nedlasting fra importssiden for rettighetsholdere:
- Gå til hovedmenyen øverst til venstre og klikk på Rettighetsholdere.
- På listesiden for rettighetsholdere klikker du på Import rettighetsholdere-knappen.
- Klikk på ‘Last ned mal for rettighetsholdere’.
- CSV-filen blir lastet ned til enheten din.
Eksporter eksisterende rettighetsholdere
Du kan også eksportere alle eksisterende rettighetsholdere fra samme importside. Dette er nyttig hvis du vil oppdatere rettighetsholderdataene i bulk — eksporter, endre dataene i regnearkprogramvaren din, og importer deretter på nytt.
Forbered rettighetsholderdataene dine
Åpne CSV-malen (eller den eksporterte filen) i regnearkprogramvaren din — vi anbefaler Google Sheets fremfor Excel.
Obligatoriske felt
| Felt | Obligatorisk | Merknader |
|---|---|---|
| Fornavn | Ja | — |
| Etternavn | Ja | — |
| E-postadresse | Betinget | Påkrevd hvis ingen rettighetsholderkodd er angitt. Må være unik. |
| Rettighetsholderkodd | Betinget | Påkrevd hvis ingen e-postadresse er angitt. Må være unik. |
Hver rettighetsholder må ha minst en av e-postadresse eller rettighetsholderkodd.
Rettighetsholderkkoder
Vi anbefaler at du bruker rettighetsholderkkoder for alle rettighetsholdere. En rettighetsholderkodd er en unik identifikator som du tildeler for intern bruk — for eksempel “RH001” eller “SMITH-J”.
Rettighetsholderkkoder er påkrevd når en rettighetsholder ikke har en e-postadresse. Selv når en e-postadresse finnes, er kodene verdifulle for konsistent identifikasjon på tvers av importer og systemer.
Alle andre felt
Alle andre felt i malen er valgfrie. Tomme felt vil ikke overskrive eksisterende data under oppdateringer.
Vær forsiktig med automatisk formatering i regneark
Excel og annen regnearkprogramvare kan være aggressivt “hjelpsom” ved å automatisk formatere dataene dine på måter som skader dem. Vanlige problemer inkluderer:
- Lange tall (f.eks. telefonnumre, kontonumre) som stille konverteres til vitenskapelig notasjon som “1.23E+10”
- Datoer som formateres eller tolkes på nytt — f.eks. “01-02” blir “1. februar” eller “2. januar” avhengig av språkinnstillingene dine
- Ledende nuller som fjernes fra koder eller referansenumre
Tips: Formater alle celler som tekst før du legger inn eller limer inn data. Hvis Excel spør om å konvertere tallene eller datoene dine — si nei! For detaljerte instruksjoner om formatering av celler som tekst, se Introduksjon til import.
Vi anbefaler å bruke Google Sheets i stedet for Excel — den har færre av disse automatiske formateringsproblemene.
Last opp CSV-filen for rettighetsholdere
Når du har dobbelsjekket dataene dine, lagrer du filen som en CSV. I Google Sheets er dette Fil > Last ned > CSV.
- Gå til hovedmenyen øverst til venstre og klikk på Rettighetsholdere.
- På listesiden for rettighetsholdere klikker du på Import rettighetsholdere-knappen.
- Under ‘Velg filen din’ klikker du på ‘Bla gjennom’ og navigerer til CSV-filen.
- Klikk på ‘Neste’.
- Filen lastes opp og valideres (kontrolleres for problemer). Du vil se resultatene på en forhåndsvisningsside.
- Hvis resultatene ser bra ut, klikker du på ‘Fortsett’ og rettighetsholderne importeres (eller hvis forhåndsvisningstrinnet fremhever problemer, må du fikse dataene — les feilmeldingen og sjekk kravene ovenfor).
Oppdater rettighetsholdere i bulk
Du kan også bruke prosessen ovenfor til å oppdatere eksisterende rettighetsholdere i bulk.
CSV-importen samsvarer med eksisterende rettighetsholdere basert på e-postadresse eller rettighetsholderkodd. Tomme felt ignoreres — disse vil ikke overskrive eksisterende data.