Dokumentation

Hantera grossistorder

Beräkna nettoroyalties och hantera grossistorder där du agerar som både förlag och återförsäljare.

Vid hantering av grossistorder agerar du som både förlag och återförsäljare. Till skillnad från vanlig distributörsförsäljning där Amazon, LSI och andra distributörer automatiskt drar av sina provisioner innan de skickar resten (den aggregerade nettoroyaltyn) till dig, måste du manuellt beräkna nettoroyaltybeloppet genom att dra av dina kostnader från grossistintäkterna du har mottagit.

Observera den viktiga skillnaden när du är återförsäljaren/säljaren: Grossistorder kräver manuell beräkning eftersom ingen nettoroyalty-intäktsbetalning existerar — du får bruttobeloppet direkt, innan kostnader dras av.

Innan du börjar

Information som krävs

  • Försäljningsdata från ditt bokföringssystem (t.ex. QuickBooks, Xero)
  • Tryckkostnader per enhet
  • Övriga kostnader (t.ex. fraktkostnader och betalningsavgifter)
  • Rabattsatser som tillämpats (om tillämpligt)
  • Genomsnittliga växelkurser för perioden (om du hanterar försäljning i utländska valutor)

Viktiga anmärkningar

  • Om du har ‘Automatiskt skapande av betalning’ aktiverat (i Inställningar), när du importerar försäljning i din förlagsvaluta, skapar Royalties HQ automatiskt matchande intäktsbetalningar och länkar dessa till försäljningsbatchen.
  • Försäljning i utländsk valuta kräver manuell konvertering.
  • Arbeta alltid med nettobelopp (efter att rabatter och kostnader dragits av).

Steg-för-steg-process

Steg 1: Förbered dina försäljningsdata

  1. Exportera grossistförsäljningsdata från ditt bokföringssystem, eller var du än registrerar din grossistförsäljning
  2. Organisera efter valuta och tidsperiod — dela upp data i separata flikar/ark efter försäljningsvaluta
  3. Beräkna nettoroyaltybeloppet för varje försäljning:

Nettoroyalty = Bruttoförsäljning - Rabatt - Tryckkostnader - Övriga kostnader

Steg 2: Hantera försäljning i förlagsvalutan

För grossistförsäljning som är i din förlagsvaluta finns det ingen valutakonvertering.

  • Du importerar helt enkelt försäljningen med hjälp av importfunktionen för anpassad försäljning, och ställer in kolumnen för försäljningskanal till “Wholesale”.
  • Systemet skapar automatiskt intäktsbetalningar och länkar dem till försäljningsbatchen (om du har detta aktiverat i Inställningar).
  • Verifiera att beloppen är korrekta.

Steg 3: Hantera försäljning i utländsk valuta

Observera: Om du endast har grossistförsäljning i din egen förlagsvaluta — dvs. kunder köper alltid i din förlagsvaluta — hoppa över detta steg.

För försäljning i utländsk valuta (alla valutor utöver din förlagsvaluta), gör följande:

  1. Summera nettoroyaltybeloppen (se steg 1): Gruppera all försäljning i den försäljningsvalutan för royaltyperioden. Summera nettoroyaltykolumnen.

  2. Hitta växelkursen: Du behöver nu konvertera nettoroyalties från försäljningsvalutan till din förlagsvaluta. För att göra detta behöver du växelkursen. Du kan välja att hitta växelkurser varje månad, eller så kan du använda den genomsnittliga växelkursen för hela perioden (detta verktyg är användbart – kom ihåg att ställa in valutor och datumperiod). Exempel: GBP till USD genomsnitt för jan-dec 2024.

  3. Beräkna intäktsbetalningen: Konvertera nettoförsäljningen till din förlagsvaluta med denna enkla formel. Gör detta per försäljningsvaluta:

    Intäkt i förlagsvaluta = Total försäljning i {utländsk valuta} × Genomsnittlig växelkurs

  4. Skapa intäktsbetalningen i Royalties HQ: Ange det konverterade beloppet som en enskild intäktsbetalning i Royalties HQ, med försäljningskanalen inställd på “Wholesale”. Om intäktsbetalningen täcker försäljning över flera månader, lämna värdet för försäljningsmånad tomt.

  5. Länka intäktsbetalningen: Koppla denna enskilda intäktsbetalning till ALLA grossistförsäljningsbatcher för den valutan och perioden.

Steg 4: Verifiera och slutför

  1. Upprepa för alla grossistförsäljningsvalutor
  2. Kontrollera att alla försäljningsbatcher i utländsk valuta har länkade intäktsbetalningar
  3. Bekräfta att intäktsbetalningsbeloppen matchar dina beräkningar
  4. Granska för eventuella saknade eller dubbla poster

Exempel på arbetsflöde

Scenario: Förlag med USD som basvaluta, hanterar GBP grossistförsäljning (data är endast illustrativa).

  1. Januari-juni 2024 GBP-försäljning

Total nettoroyalty (efter att provision och kostnader dragits av): £10 000 2. Genomsnittlig GBP→USD-kurs 2024: 1,25 3. Betalning att skapa: $12 500 4. I Royalties HQ:

Skapa intäktsbetalning: $12 500 5. Länka till: Alla GBP-försäljningsbatcher jan-juni 2024

Tips för effektivitet

  • Batchvis efter period: Hantera 6-månaders- eller årsvisa batcher för att minska antalet poster
  • Konsekvent formatering: Behåll standardformat för enklare hantering
  • Dokumentera kurser: Spara dokumentation om vilka växelkurser som använts för varje period
  • Regelbunden hantering: Låt inte grossistorder ackumuleras

Vanliga problem och lösningar

Saknade kostnadsdata

  • Se till att alla tryckkostnader och rabatter registreras innan hantering
  • Kontrollera ditt bokföringssystem för fullständiga kostnadsspecifikationer

Variationer i växelkurser

  • Använd officiella genomsnittskurser för perioden
  • Var konsekvent med din kurskälla

Fel vid länkning av betalningar

  • Verifiera att alla försäljningsbatcher för valutan/perioden är valda
  • Kontrollera efter dubbla försäljningsbatcher före länkning

Bästa praxis

  1. Dra alltid av alla kostnader innan du beräknar royalties
  2. Hantera regelbundet för att undvika eftersläpning
  3. Spara detaljerade dokument om konverteringar och beräkningar
  4. Verifiera summor mot dina bokföringsposter

Kom ihåg: Hantering av grossistorder är det enda scenariot i Royalties HQ som kräver manuell valutakonvertering. Var extra noggrann med dessa beräkningar för att säkerställa korrekta royaltyfördelningar.

När dina grossistdata är beräknade och klara att importeras till Royalties HQ, använd importfunktionen för anpassad försäljning, och ställ in kolumnen för försäljningskanal till “Wholesale”.