Dokumentation

Behandling af engrosordrer

Beregn nettoroyalties og behandl engrosordrer, hvor du fungerer som både forlag og forhandler.

Når du behandler engrosordrer, fungerer du som både forlag og forhandler. I modsætning til standarddistributørsalg, hvor Amazon, LSI og andre distributører automatisk fratrækker deres provisioner, før de sender dig resten (den samlede nettoroyalty), skal du manuelt beregne nettoroyaltybeløbet ved at fratrække dine omkostninger fra den engrosindtægt, du modtog.

Bemærk den vigtige forskel, når du er forhandler/sælger: Engrosordrer kræver manuel beregning, da der ikke eksisterer nogen nettoroyaltyindtægtsbetaling – du modtager bruttobeløbet direkte, før omkostninger fratrækkes.

Før du begynder

Nødvendige oplysninger

  • Salgsdata fra dit regnskabssystem (f.eks. QuickBooks, Xero)
  • Trykkeomkostninger pr. enhed
  • Andre omkostninger (f.eks. forsendelsesomkostninger og betalingsgebyrer)
  • Anvendte rabatsatser (hvis relevant)
  • Gennemsnitlige valutakurser for perioden (hvis du har med salg i fremmed valuta at gøre)

Vigtige bemærkninger

  • Hvis du har ‘Automatisk oprettelse af betaling’ aktiveret (i Indstillinger), opretter Royalties HQ automatisk matchende indtægtsbetalinger og kobler disse til salgsbatchen, når du importerer salg i din forlagsvaluta.
  • Salg i fremmed valuta kræver manuel konvertering.
  • Arbejd altid med nettobeløb (efter fradrag af rabatter og omkostninger).

Trin-for-trin proces

Trin 1: Forbered dine salgsdata

  1. Eksporter engrossalgsdata fra dit regnskabssystem eller hvorsomhelst du registrerer dit engrossalg
  2. Organiser efter valuta og tidsperiode — opdel dataene i separate faner/ark efter salgsvaluta
  3. Beregn nettoroyaltybeløbet for hvert salg:

Nettoroyalty = Bruttosalg - Rabat - Trykkeomkostninger - Andre omkostninger

Trin 2: Behandl salg i forlagsvaluta

For engrossalg, der er i din forlagsvaluta, er der ingen valutakonvertering.

  • Du importerer blot salget ved hjælp af tilpasset salgsimport, og sætter salgskanalskolonnen til “Wholesale”.
  • Systemet opretter automatisk indtægtsbetalinger og kobler dem til salgsbatchen (hvis du har dette aktiveret i Indstillinger).
  • Verificer, at beløbene er korrekte.

Trin 3: Behandl salg i fremmed valuta

Bemærk: Hvis du kun har engrossalg i din egen forlagsvaluta — dvs. kunder altid køber i din forlagsvaluta — så spring dette trin over.

For salg i en fremmed valuta (enhver valuta andet end din forlagsvaluta), gør følgende:

  1. Sum nettoroyaltybeløbene (se trin 1): Grupper alle salg i den salgsvaluta for royaltyperioden. Summer (total) nettoroyaltykolonnen.

  2. Find valutakursen: Du skal nu konvertere nettoroyalties fra salgsvalutaen til din forlagsvaluta. Til dette har du brug for valutakursen. Du kan vælge at finde valutakurser hver måned, eller du kan få den gennemsnitlige valutakurs for hele perioden (dette værktøj er nyttigt – husk at indstille valutaer og datoperiode). Eksempel: GBP til USD gennemsnit for jan-dec 2024.

  3. Beregn indtægtsbetalingen: Konverter nettosalg til din forlagsvaluta ved hjælp af denne simple formel. Gør dette pr. salgsvaluta:

    Indtægt i forlagsvaluta = Totalt {Fremmed valuta} salg × Gennemsnitlig valutakurs

  4. Opret indtægtsbetalingen i Royalties HQ: Indtast det konverterede beløb som en enkelt indtægtsbetaling i Royalties HQ med salgskanalen sat til “Wholesale”. Hvis indtægtsbetalingen dækker salg over flere måneder, lad salgsmånedsværdien være tom.

  5. Kobl indtægtsbetalingen: Forbind denne enkelte indtægtsbetaling med ALLE engrossalgsbatcher for den valuta og periode.

Trin 4: Verificer og afslut

  1. Gentag for alle engrossalgsvalutaer
  2. Kontroller, at alle salgsbatcher i fremmed valuta har koblede indtægtsbetalinger
  3. Bekræft, at indtægtsbetalingsbeløb matcher dine beregninger
  4. Gennemgå for manglende eller duplikerede poster

Eksempel på arbejdsgang

Scenarie: Forlag med USD som basisvaluta, behandler GBP-engrossalg (data er kun til illustration).

  1. Januar-juni 2024 GBP-salg

Total nettoroyalty (efter provision og omkostninger er fratrukket): £10.000 2. Gennemsnitlig 2024 GBP→USD kurs: 1,25 3. Betaling at oprette: $12.500 4. I Royalties HQ:

Opret indtægtsbetaling: $12.500 5. Kobl til: Alle GBP-salgsbatcher jan-juni 2024

Tips til effektivitet

  • Batch efter periode: Behandl 6-måneders eller årlige batcher for at reducere poster
  • Konsistent formatering: Bevar standardformater for lettere behandling
  • Dokumenter kurser: Hold optegnelser over anvendte valutakurser for hver periode
  • Regelmæssig behandling: Lad ikke engrosordrer akkumulere

Almindelige problemer og løsninger

Manglende omkostningsdata

  • Sørg for, at alle trykkeomkostninger og rabatter er registreret før behandling
  • Tjek dit regnskabssystem for komplette omkostningsoversigter

Valutakursvariationer

  • Brug officielle gennemsnitskurser for perioden
  • Vær konsistent med din kurskilde

Fejl ved kobling af betalinger

  • Verificer, at alle salgsbatcher for valutaen/perioden er valgt
  • Tjek for duplikerede salgsbatcher før kobling

Bedste praksis

  1. Fratræk altid alle omkostninger før beregning af royalties
  2. Behandl regelmæssigt for at undgå efterslæb
  3. Hold detaljerede optegnelser over konverteringer og beregninger
  4. Verificer totaler matcher dine regnskabsoptegnelser

Husk: Engrosordrebehandling er det eneste scenarie i Royalties HQ, der kræver manuel valutakonvertering. Vær ekstra omhyggelig med disse beregninger for at sikre nøjagtige royaltyfordelinger.

Når dine engrosdata er beregnet og klar til import i Royalties HQ, brug tilpasset salgsimport, og sæt salgskanalskolonnen til “Wholesale”.