Contratos – resumen

Los acuerdos editoriales a menudo incluyen términos de regalías variables basados en factores como unidades vendidas, tasa de descuento por línea de ventas y país de venta. Royalties HQ admite esto con contratos, reglas y condiciones. Esta guía explica cómo funciona todo.

Conceptos clave #

Antes de empezar a usar contratos en Royalties HQ, es importante comprender dos conceptos clave: la estructura de un contrato y cómo se usan los contratos en los cálculos de regalías.

Estructura del contrato #

En su núcleo, Royalties HQ usa una jerarquía de tres niveles para gestionar los pagos de regalías:

1. Contrato — Vincula un titular de derechos a un producto (ISBN) y contiene las reglas que determinan los pagos de regalías.

2. Regla — Conjuntos de instrucciones dentro de un contrato que determinan cómo se calculan las regalías. Las reglas se procesan en orden de prioridad, aplicándose la primera regla coincidente.

3a. Condición — Criterios específicos (como ubicación de venta o tasa de descuento) que deben cumplirse para que se aplique una regla. Todas las condiciones en una regla deben cumplirse para que la regla coincida (nota técnica: las condiciones usan lógica AND).

3b. Acción — El resultado cuando se cumplen las condiciones de una regla (por ejemplo, el titular de derechos recibe el 10% de los ingresos netos).

La estructura contrato-regla-condición-acción te permite replicar incluso los acuerdos de regalías más complejos con precisión, asegurando pagos precisos mientras ahorras tiempo en cálculos manuales.

Ejemplo de estructura de contrato #

El diagrama a continuación ilustra un contrato de ejemplo, representado por el cuadro amarillo. Cada cuadro azul es una regla que contiene sus propias condiciones y acción.

Durante la asignación de regalías, Royalties HQ comprueba el contrato relevante y busca la primera regla coincidente, comenzando con la regla 1. Solo se usa la primera regla coincidente al asignar regalías de la línea de ventas al titular de derechos en el contrato. Esto se describe con más detalle en la siguiente sección.

Cómo se usan los contratos en las liquidaciones de regalías #

Para comprender los contratos en Royalties HQ, ayuda primero entender cómo se usan los contratos durante los cálculos de regalías:

1. Durante una liquidación de regalías, cada línea de ventas se procesa individualmente
2. Para cada línea de ventas, el sistema identifica todos los contratos asociados con el producto (ISBN) de esa línea de ventas
3. Para cada contrato (representando a un titular de derechos), el sistema comprueba sus reglas en orden de prioridad
4. La primera regla donde todas las condiciones se cumplen determina la regalía para ese titular de derechos
5. Después de que todos los titulares de derechos hayan sido procesados, el importe restante de regalía neta de la línea de ventas se asigna al editor

Royalties HQ ofrece flexibilidad en cómo configuras y gestionas los contratos:

Plantillas de contrato compartidas #

Si usas términos estándar para múltiples titulares de derechos, puedes crear plantillas de contrato que pueden reutilizarse. Esto te permite:

• Mantener consistencia entre acuerdos similares
• Ahorrar tiempo al configurar nuevos productos
• Hacer cambios universales entre múltiples titulares de derechos cuando los términos del contrato cambian

Importante: Los cambios en contratos compartidos afectan a todos los titulares de derechos y productos vinculados a ese contrato. Esto está claramente marcado en la interfaz de Royalties HQ, junto con la opción de clonar el contrato a una nueva versión única para editar (ver captura de pantalla a continuación).

Contratos personalizados #

Para acuerdos únicos, puedes crear contratos personalizados que apliquen a combinaciones específicas de titular de derechos y producto.

También puedes clonar un contrato existente para crear una versión personalizada (esto puede ahorrar tiempo cuando las diferencias son menores). Para hacer esto, primero añade el titular de derechos y producto a un contrato existente, luego usa el botón ‘Clonar y editar’ para crear una copia que puedas personalizar (ver captura de pantalla arriba).

Regalías del editor #

Tu empresa editorial existe en Royalties HQ como un “titular de derechos editor”. El editor recibe regalías de dos maneras:

1. Como regalías “sobrantes” después de que todos los demás titulares de derechos hayan recibido su parte
2. A través de contratos explícitos asignados al titular de derechos editor

Para productos donde el editor tiene derecho al 100% de las regalías, puedes:

• No hacer nada (no añadir contratos para otros titulares de derechos)
• Crear un contrato para el editor con una regla que no tenga condiciones

En ambos casos, todas las regalías netas se asignarán al editor.

A continuación, veamos los contratos y reglas con más detalle, y cómo usarlos.