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Procesamiento de pedidos mayoristas

Calcula las regalías netas y procesa pedidos mayoristas donde actúas como editor y minorista.

Al procesar pedidos mayoristas, actúas como editor y minorista a la vez. A diferencia de las ventas estándar de distribuidores donde Amazon, LSI y otros distribuidores deducen automáticamente sus comisiones antes de enviarte el resto (la regalía neta agregada), debes calcular manualmente el importe de la regalía neta deduciendo tus costes de los ingresos mayoristas que recibiste.

Nota la diferencia clave cuando eres el minorista/vendedor: Los pedidos mayoristas requieren cálculo manual ya que no existe un pago de ingreso de regalía neta — recibes el importe bruto directamente, antes de deducir los costes.

Antes de comenzar

Información requerida

  • Datos de ventas de tu sistema contable (por ejemplo, QuickBooks, Xero)
  • Costes de impresión por unidad
  • Otros costes (por ejemplo, costes de envío y comisiones de procesamiento de pagos)
  • Tasas de descuento aplicadas (si corresponde)
  • Tipos de cambio promedio para el período (si trabajas con ventas en monedas extranjeras)

Notas importantes

  • Si tienes habilitada la ‘Creación automática de pagos’ (en Configuración), cuando importes ventas en la moneda de tu editorial, Royalties HQ crea automáticamente pagos de ingresos coincidentes y los vincula al lote de ventas.
  • Las ventas en moneda extranjera requieren conversión manual.
  • Trabaja siempre con importes netos (después de deducir descuentos y costes).

Proceso paso a paso

Paso 1: Preparar tus datos de ventas

  1. Exporta los datos de ventas mayoristas de tu sistema contable, o de donde registres tus ventas mayoristas
  2. Organiza por moneda y período de tiempo — divide los datos en pestañas/hojas separadas por moneda de venta
  3. Calcula el importe de regalía neta para cada venta:

Regalía Neta = Venta Bruta - Descuento - Costes de Impresión - Otros Costes

Paso 2: Procesar ventas en la moneda del editor

Para ventas mayoristas que están en la moneda de tu editorial, no hay conversión de moneda.

  • Simplemente importa las ventas usando la importación de ventas personalizadas, y establece la columna de canal de ventas como “Wholesale”.
  • El sistema crea automáticamente pagos de ingresos y los vincula al lote de ventas (si tienes esto habilitado en Configuración).
  • Verifica que los importes sean correctos.

Paso 3: Procesar ventas en moneda extranjera

Nota: Si solo tienes ventas mayoristas en la moneda de tu propia editorial — es decir, los clientes siempre compran en la moneda de tu editorial — entonces omite este paso.

Para ventas en una moneda extranjera (cualquier moneda diferente a la moneda de tu editorial), haz lo siguiente:

  1. Suma los importes de regalía neta (ver paso 1): Agrupa todas las ventas en esa moneda de venta, para el período de regalías. Totaliza (suma) la columna de regalía neta.

  2. Encuentra el tipo de cambio: Ahora necesitas convertir las regalías netas de la moneda de venta a la moneda de tu editorial. Para esto necesitas el tipo de cambio. Puedes elegir buscar tipos de cambio cada mes, o podrías obtener el tipo de cambio promedio para todo el período (esta herramienta es útil – recuerda configurar las monedas y el período de fechas). Ejemplo: GBP a USD promedio para Ene-Dic 2024.

  3. Calcula el pago de ingresos: Convierte las ventas netas a la moneda de tu editorial, usando esta fórmula simple. Haz esto por cada moneda de venta:

    Ingreso en moneda del editor = Total de Ventas {Moneda Extranjera} × Tipo de Cambio Promedio

  4. Crea el pago de ingresos en Royalties HQ: Introduce el importe convertido como un único pago de ingresos en Royalties HQ, con el canal de ventas establecido como “Wholesale”. Si el pago de ingresos cubre ventas de varios meses, deja el valor del mes de ventas vacío.

  5. Vincula el pago de ingresos: Conecta este único pago de ingresos con TODOS los lotes de ventas mayoristas para esa moneda y período.

Paso 4: Verificar y completar

  1. Repite para todas las monedas de ventas mayoristas
  2. Comprueba que todos los lotes de ventas en moneda extranjera tengan pagos de ingresos vinculados
  3. Confirma que los importes de los pagos de ingresos coincidan con tus cálculos
  4. Revisa si hay entradas faltantes o duplicadas

Ejemplo de flujo de trabajo

Escenario: Editor con USD como moneda base, procesando ventas mayoristas en GBP (los datos son solo ilustrativos).

  1. Ventas en GBP de enero a junio de 2024

Regalía neta total (después de deducir comisión y costes): £10,000 2. Tipo de cambio promedio GBP→USD 2024: 1.25 3. Pago a crear: $12,500 4. En Royalties HQ:

Crear pago de ingresos: $12,500 5. Vincular a: Todos los lotes de ventas en GBP Ene-Jun 2024

Consejos para eficiencia

  • Agrupa por período: Procesa lotes de 6 meses o anuales para reducir entradas
  • Formato consistente: Mantén formatos estándar para facilitar el procesamiento
  • Documenta los tipos de cambio: Guarda registros de los tipos de cambio usados para cada período
  • Procesamiento regular: No dejes que los pedidos mayoristas se acumulen

Problemas comunes y soluciones

Datos de costes faltantes

  • Asegúrate de que todos los costes de impresión y descuentos estén registrados antes de procesar
  • Revisa tu sistema contable para obtener desgloses completos de costes

Variaciones en el tipo de cambio

  • Usa tipos de cambio oficiales promedio para el período
  • Sé consistente con tu fuente de tipos de cambio

Errores de vinculación de pagos

  • Verifica que todos los lotes de ventas para la moneda/período estén seleccionados
  • Comprueba si hay lotes de ventas duplicados antes de vincular

Mejores prácticas

  1. Deduce siempre todos los costes antes de calcular las regalías
  2. Procesa regularmente para evitar acumulaciones
  3. Mantén registros detallados de conversiones y cálculos
  4. Verifica los totales con tus registros contables

Recuerda: El procesamiento de pedidos mayoristas es el único escenario en Royalties HQ que requiere conversión manual de moneda. Ten especial cuidado con estos cálculos para asegurar distribuciones de regalías precisas.

Cuando tus datos mayoristas estén calculados y listos para importar a Royalties HQ, usa la importación de ventas personalizadas, y establece la columna de canal de ventas como “Wholesale”.