Tämä artikkeli on osa Kunnianhimoista opasta rojaltienhallintaan.
Olet juuri allekirjoittanut sopimuksen uuden kirjailijan kanssa. Sopimus on vastasigneerattu, kaikki ovat innostuneita projektista, ja toimituksellinen tiimisi suunnittelee jo julkaisua. Sitten rojalttikausi saapuu ja huomaat, että et ole koskaan kerännyt W-9-lomaketta, sinulla ei ole osoitetta tiedostoissa, ja kirjailijan pankkitiedot istuvat sähköpostiviestiketjussa kuuden kuukauden takaa, jota kukaan ei löydä.
Tämä on yllättävän yleinen skenaario. Hankinnan ja julkaisemisen kiireen vuoksi operatiivinen perehdyttäminen putoaa prioriteettiluettelon alemmaksi. Seurauksena on kiire ennen jokaista maksusuoritusta. Tämä tarkistuslista käsittelee tarkalleen sen, mitä sinun tulee kerätä jokaiselta uudelta oikeuksien haltijalta ennen heidän ensimmäisen rojalttikauden päättymistä.
Laillinen nimi ja yhteystiedot
Aloita perusteista. Tarvitset oikeuksien haltijan täydellisen laillisen nimen sellaisena kuin se näkyy heidän verodokumenteissaan. Tämä on tärkeää, koska rojalttitilauksessa olevan nimen tulee vastata heidän veroilmoituksessaan olevaa nimeä. Kaunanimen alla kirjoittava kirjailija tarvitsee silti laillisen nimensä järjestelmääsi.
Kerää ensisijainen sähköpostiosoite ja postiosoite. Sähköposti on välttämätön rojalttitilauksien lähettämiselle ja, jos tarjoat sellaista, kirjailijaporttaalin käytölle. Postiosoite tarvitaan verotuksellista kirjeenvaihtoa varten ja fyysisiä shekkejä varten, jos se on maksutapasi. Muista, että jotkut oikeuksien haltijat ovat yrityksiä eivätkä yksityishenkilöitä. Kun yritys on oikeuksien omistava oikeushenkilö, yrityksen nimi ja rekisteröity osoite tulee olla tiedostoissa.
Maksutiedot
Ennen kuin voit maksaa kenellekään, sinun on tiedettävä kuinka maksaa heille. Kerää pankkitilin tiedot tai mitä tahansa maksutapaa käytät. Kotimaisissa maksuissa tämä tarkoittaa yleensä reitityksen numeroa ja tilinumeroa. Kansainvälisille kirjailijoille tarvitset SWIFT/BIC-koodeja ja IBAN-numeroita.
Vahvista tiedot ennen ensimmäistä maksua. Tilinumerossa oleva väärä numero voi lähettää rahaa kuolemaan, ja siirtyneiden maksujen palauttaminen on päänsärky, jota et tarvitse. Jotkut kustantajat lähettävät pienen testin maksun ensin, vaikka tämä ei aina ole käytännöllistä suuressa mittakaavassa. Vähintään tarkista kaikki kentät kahteen kertaan lähdeasiakirjaa vastaan.
Jos hallitset ennakkomaksuja rojaltteita vastaan, maksutiedoista tulee vieläkin tärkeämpiä. Ennakkoerät on saatava oikealle tilille aikataulussa, ja puuttuvia tai virheellisiä pankkitietoja johtuvat viivästykset heijastuvat huonosti operaatioosi.
Veroasiakirjat
Verovaatimustenmukaisuus ei ole neuvoteltavissa. Yhdysvaltalaisten kustantajien osalta tarvitset W-9-lomakkeen jokaiselta kotimaiselta oikeuksien haltijalta ja W-8BEN-lomakkeen (tai W-8BEN-E entiteeteille) jokaiselta ulkomaiselta oikeuksien haltijalta. Nämä lomakkeet määrittävät oikeuksien haltijan verotuksellisen aseman ja määräävät, onko sinun pidätettävä veroja heidän maksuistaan.
Kerää veroasiakirjat ennen kuin teet mitään maksuja. Jos maksat oikeuksien haltijalle ilman asianmukaisia verodokumentteja tiedostoissa, sinua saatetaan vaatia pidättämään enimmäisvarmuuden pidätysprosentti, mikä aiheuttaa ongelmia kaikille. IRS:ää ei kiinnosta, että aioit kerätä lomakkeen myöhemmin.
Yhdysvaltojen ulkopuolisille kustantajille sovelletaan vastaavia dokumentaatiovaatimuksia omalla lainkäyttöalueellasi. Mitä tahansa paikallisia sääntöjä olisikaan, periaate on sama: saat paperityöt valmiiksi etukäteen, ei jälkikäteen.
Allekirjoitettu sopimus rojalttiehtojen kanssa
Mitään rojalteja ei pitäisi laskea ilman allekirjoitettua sopimusta, joka määrittelee ehdot. Sopimuksessa tulee vähintään määritellä rojalttiprosentti, laskentaperuste (nettotulot tai listahinta), katetut tuotteet ja oikeuksien haltijan omistusosuus.
Jos sopimuksesi sisältää porrastettuja rojalttikorkoja, jotka muuttuvat tiettyjen myyntirajan ylittyessä, nämä rajat on dokumentoitava selkeästi. Sama koskee kaikkia erikoisehtoja, kuten erilaisia korkoja eri muodoille tai alueille.
Tallenna sopimukset keskitetyyn, helposti saatavaan paikkaan. Kun kaksi vuotta myöhemmin kysymys nousee kirjailijan rojalttikorkosta, et halua kaivaa sähköpostin liitteitä tai arkistokaappeja. Jaetulle asemakaavalle, dokumentin hallintajärjestelmälle tai rojalttiohjelmistosi sisäänrakennetulle sopimusvarastolle käy. Tärkeää on, että joksi tarvitsee viitata ehtoihin, voi löytää ne nopeasti.
Jos haluat ladata ilmaisen oppaamme rojalttityönkulun parantamisesta, sopimusten hallinnon osio käsittelee organisaatiostrategioita, jotka skaalautuvat luettelosi kasvaessa.
Keskeytä maksut, kunnes perehdyttäminen on valmis
Tässä on tärkein vaihe tässä tarkistusluettelossa: älä maksa oikeuksien haltijalle, kunnes kaikki yllä olevia kohteet on kerätty ja vahvistettu. Se kuulostaa ilmeiseltä, mutta on hämmästyttävän helppoa antaa epätäydellisen perehdyttämisen liukua, kun rojalttisuorituksen määräaika lähestyy.
Käytännöllinen tapa panna tämä täytäntöön on asettaa oikeuksien haltijan maksun tilaksi Paused (Keskeytetty) kun lisäät heidät ensin järjestelmään. Tässä tilassa rojaltit lasketaan edelleen ja lausunnat luodaan edelleen, mutta oikeuksien haltija jätetään maksun latausten ulkopuolelle oletusarvoisesti. Kun olet vahvistanut, että heidän laillinen nimi, yhteystiedot, maksutiedot, veroasiakirjat ja allekirjoitettu sopimus ovat kaikki tiedostoissa, vaihdat heidän tilakseen OK to pay (Sallittu maksaa).
Tämä lähestymistapa suojaa sinua kahdella tavalla. Ensinnäkin se estää vahingossa tapahtuvat maksut oikeuksien haltijoille, joiden vero- tai pankkitiedot ovat epätäydellisiä. Toiseksi se luo selkeän tarkastusketjun, joka osoittaa, että perehdyttäminen vahvistettiin ennen kuin rahaa siirtyi.
Määritä yksilöllinen tunnus
Jokaisella oikeuksien haltijalla järjestelmässäsi tulisi olla yksilöllinen oikeuksien haltijan koodi sähköpostiosoitteen lisäksi. Tämä voi olla jotakin kuten “RH001” tai “SMITH-J.” Koodit helpottavat oikeuksien haltijoiden konsistenttia viittaamista tuonneissa, raporteissa ja sisäisessä viestinnässä, erityisesti silloin kun sinulla on useita kirjailijoita samankaltaisilla nimillä.
Johdonmukaisen koodisopimuksen luominen perehdyttämisen aikana säästää aikaa myöhemmin. Jos tuot oikeuksien haltijoita joukkona CSV:n avulla, koodit ovat se, mitä järjestelmäsi käyttää merkintöjen sovittamiseen ja päivittämiseen. Ilman niitä luotit pelkästään sähköpostiosoitteisiin, joita kirjailijat vaihtavat useammin kuin saatat odottaa.
Säilytä tiedot pitkäaikaisesti
Julkaisusopimukset ja rojalttiveloitteet voivat kestää vuosikymmeniä. Säilytä perehdyttämistiedot vähintään kuudesta seitsemään vuoteen, ja pidempään jos sopimus on edelleen voimassa. Tämä sisältää veroasiakirjat, allekirjoitetut sopimukset, maksun vahvistusasiakirjat ja kaikki perehdyttämisprosessiin liittyvät kirjeenvaihdot.
Digitaalinen tallennus tekee tämän yksinkertaiseksi. Määritä kansirakenne oikeuksien haltijan mukaan ja varmista, että tiedostojen nimet ovat johdonmukaisia. Kun tilintarkastaja, veroviranomainen tai itse oikeuksien haltija pyytää dokumentaatiota vuosien kuluttua, olet kiitollinen että pidit kaikesta organisoituna alusta alkaen.
Kuinka Royalties HQ auttaa
Royalties HQ tekee perehdyttämisestä yksinkertaista. Voit lisätä oikeuksien haltijoita yksitellen tai tuoda ne joukkona CSV:n kautta ja kerätä kaikki tarvittavat tiedot yhdessä vaiheessa. Jokainen oikeuksien haltija voidaan asettaa Paused-maksun tilaan, kunnes heidän perehdyttämisasiakirjat ovat valmiit, ja järjestelmä tukee sekä yksittäisiä että yrityksiä olevia oikeuksien haltijoita valmiina.
Oikeuksien haltijan koodit, sähköpostiosoitteet, postiosoitteet ja maksutiedot asuvat kaikki yhdessä tietueessa. Kun perehdyttäminen on vahvistettu, OK to pay -tilaan siirtyminen vie yhden napsautuksen. Yhdessä ominaisuuksien kanssa, kuten kirjailijaporttaali itsepalvelutoimintoa varten ja keskitetty sopimusvarasto, koko prosessi ensimmäisestä allekirjoituksesta ensimmäiseen maksuseen on katettu.
Rakenna tottumuksen varhain
Paras aika perehdyttämisprosessin perustamiselle on ennen kuin sitä tarvitset. Olipa sinulla uusi kustantaja, joka allekirjoittaa ensimmäisen kirjailijasi, tai vakiintunut kustantamo, joka ottaa palvelukseen sadas kirjailijasi, johdonmukainen tarkistuslista estää senlaisia viime hetken kiireellisyyksiä, jotka viivästyttävät maksuja ja heikentävät kirjailijoiden luottamusta. Kerää kaikki etukäteen, vahvista se ennen ensimmäistä rojalttisuoritusta ja säilytä se siellä, mistä löydät sen vuosien kuluttua. Tulevaisuuden sinä olet kiitollinen.
