Nieuw met contracten in Royalties HQ? Lees eerst het Contractenoverzicht voordat u terugkeert naar deze pagina

Een nieuw contract aanmaken #

Tip: Voordat u een contract aanmaakt, zorg ervoor dat zowel het product als de rechthebbende zijn toegevoegd aan Royalties HQ.

Bij het aanmaken van een nieuw contract voor een rechthebbende, is het eerste om te overwegen of het contract uniek is of dat het standaard contractvoorwaarden gebruikt.

• Gedeelde contracten: Als het contract standaard contractvoorwaarden gebruikt, kunt u de rechthebbende aan het product koppelen met een bestaand contract.
• Unieke contracten: voor een rechthebbende aan een product

Er is geen echt verschil tussen gedeelde en unieke contracten. U kunt rechthebbenden en producten toevoegen aan of verwijderen van elk contract.

U kunt een contract aanmaken in de contractensectie of via de rechthebbende. Laten we beide methoden bekijken.

Een contract aanmaken in de Contractensectie #

1. Ga naar de “Contracten”-sectie in het hoofdmenu.
2. Klik op de knop “Contract aanmaken”.
3. Voer een beschrijvende naam in voor uw contract (bijv. generiek zoals “Standaard auteur 10% netto” of gebruik de titel- en rechthebbendenaam).
4. Voeg een unieke contractcode toe (nuttig bij het importeren en exporteren van contractgegevens).
5. Optioneel – Voeg interne notities toe over het contract die nuttig kunnen zijn voor uw team.
6. Klik op “Opslaan” om door te gaan naar de regelsectie (zie ‘Regels’ sectie hieronder).

Een contract aanmaken bij de rechthebbende #

1. Ga naar de rechthebbende.
2. Klik op het tabblad “Titels”.
3. Klik naast het relevante product op “Contract aanmaken” (als het product niet wordt vermeld, moet u het eerst toevoegen).
4. Voer een beschrijvende naam in voor uw contract (bijv. “Standaard auteur 10% netto” of gebruik de titel- en rechthebbendenaam).
5. Voeg een unieke contractcode toe (nuttig bij het importeren en exporteren van contractgegevens).
6. Optioneel – Voeg interne notities toe over het contract die nuttig kunnen zijn voor uw team.
7. Klik op “Opslaan” om door te gaan naar de regelsectie (zie ‘Regels’ sectie hieronder)

Gedeelde contracten beheren #

Gedeelde contracten kunnen veel tijd besparen wanneer u standaardvoorwaarden heeft voor meerdere rechthebbenden. Zo gebruikt u ze:

Een bestaand gedeeld contract gebruiken #

1. Ga naar de rechthebbende
2. Klik op het tabblad “Titels”
3. Klik naast het relevante product op “Contract selecteren”
4. Zoek het bestaande contract op naam of code
5. Selecteer het en klik op “Opslaan”

WAARSCHUWING: Alle wijzigingen die u aanbrengt aan een gedeeld contract beinvloeden alle rechthebbenden en producten die eraan zijn gekoppeld. Royalties HQ toont een waarschuwing wanneer u een gedeeld contract bewerkt.

Een aangepaste versie van een gedeeld contract maken #

Als u een gedeeld contract moet aanpassen voor een specifieke situatie:

1. Navigeer naar het contract dat in gebruik is
2. Klik op de knop “Klonen en bewerken”
3. Een nieuwe kopie van het contract wordt aangemaakt, alleen voor de geselecteerde rechthebbenden en het product.
4. U kunt optioneel de contractcode wijzigen en een notitie toevoegen.
5. Breng uw wijzigingen aan in de regels van het gekloonde contract.

Regels #

Regels zijn het hart van uw contracten in Royalties HQ. Ze bepalen wanneer en hoe royalty’s worden berekend voor elke rechthebbende. Elke regel kan meerdere voorwaarden en een actie hebben.

Een regel aanmaken #

Om een regel aan te maken, gaat u naar het contract en klikt u op de knop ‘Regel toevoegen’.

Wanneer u een regel voor het eerst aanmaakt, heeft deze geen voorwaarden en geen acties. Dit betekent dat deze altijd wordt toegepast als deze wordt opgepikt in een royaltyrun, en alle netto-ontvangsten worden toegewezen aan de uitgever. Om deze reden is het essentieel dat u voorwaarden toevoegt aan de regel om te beperken wanneer de regel kan worden gebruikt.

Tip: Regels zonder toegevoegde voorwaarden worden gemarkeerd wanneer u een contract bekijkt.

Voorwaarden toevoegen aan regels #

Standaard heeft een nieuwe regel geen voorwaarden, wat betekent dat deze altijd wordt toegepast als deze wordt bereikt. Om te beperken wanneer een regel wordt toegepast, voegt u voorwaarden toe:

1. Klik in de regeleditor op “Voorwaarde toevoegen”
2. Selecteer het voorwaardetype uit het dropdown
3. Kies de juiste operator
4. Voer de waarde(n) in voor de voorwaarde
5. Klik op “Voorwaarde opslaan”

Onthoud dat aan alle voorwaarden binnen een regel moet worden voldaan voor de regel om te worden toegepast (technische opmerking: ze gebruiken EN-logica).

Beschikbare voorwaardetypes #

Royalties HQ biedt verschillende voorwaardetypes om u te helpen precieze regels te creeren:

Opmerking: Een regel kan slechts een van Totaal verkochte eenheden OF Totale netto-ontvangsten hebben – nooit beide in een regel.

Regelacties #

Regelacties bepalen wat er gebeurt wanneer de regel wordt gebruikt, d.w.z. wanneer geen hogere prioriteitsregel matchte en aan alle voorwaarden van de regel wordt voldaan.

Na het definieren wanneer een regel van toepassing is (voorwaarden), moet u specificeren wat er gebeurt (acties).

Elke regelactie bevat:

1. Een percentage toewijzing (bijvoorbeeld “15%”)
2. Het te gebruiken royaltymodel (bijvoorbeeld “Adviesprijs”)

Royaltymodellen #

Bij het instellen van de actie van een regel, moet u een royaltymodel kiezen – dit bepaalt waar het percentage op wordt toegepast.

Tip: Royaltymodel is als vragen “Percentage van wat?”

Er zijn drie royaltymodellen:

1. Netto-ontvangsten #

• Het percentage wordt toegepast op het bedrag dat de uitgever daadwerkelijk heeft ontvangen.
• Dit is het geconverteerde bedrag in uitgeversvaluta van de verkoopregel.
• Voorbeeld: Als een Amerikaanse uitgever $10 ontving voor de verkoopregel en de royalty van de rechthebbende is 15%, krijgt de rechthebbende $1,50.

2. Adviesprijs #

• Het percentage wordt toegepast op de retail (“advies”) prijs.
• De adviesprijs van de verkoopregel is automatisch geconverteerd naar uitgeversvaluta toen de verkoopbatch werd gekoppeld aan uitgeversinkomsten.
• Als de verkoopregel geen adviesprijs bevat, wordt de terugval-adviesprijs van het product (bewerkbaar op de titelformaatdetailpagina) in plaats daarvan gebruikt.
• Voorbeeld: Als de adviesprijs $20 is en de royalty is 10%, krijgt de rechthebbende $2,00.

3. Adviesprijs minus korting #

• Het percentage wordt toegepast op de kortingsprijs (de adviesprijs van de verkoopregel minus het kortingspercentage van de verkoopregel).
• Voorbeeld: Als de adviesprijs van de verkoopregel $20 is, de verkoopkorting is 40%, en het royaltypercentage is ingesteld op 10%, krijgt de rechthebbende $1,20 (10% van $12).

Regelprioriteit #

Tijdens een royaltyrun worden regels gecontroleerd in prioriteitsvolgorde (beginnend met 1). Voor elke verkoopregel controleert het systeem de regels van het contract in volgorde totdat het er een vindt waarbij aan alle voorwaarden wordt voldaan. Alleen de eerste matchende regel wordt gebruikt.

Dit betekent:

• Regels met hogere prioriteit (lagere nummers) worden eerst gecontroleerd.
• Meer specifieke regels moeten hogere prioriteit hebben dan algemene regels.
• Regels zonder voorwaarden zullen altijd matchen wanneer ze worden gecontroleerd (d.w.z. wanneer geen regels erboven matchten)

Regels herordenen (slepen en neerzetten) #

U kunt regels slepen en neerzetten in de contractdetailweergave om de regelprioriteiten te herordenen.

Klik op het drielijnpictogram linksonder op de regelkaart om deze te slepen en neer te zetten in een nieuwe positie, zoals hieronder weergegeven.

Regels slepen en neerzetten om hun prioriteit in een contract te wijzigen.

Tip: U moet altijd meer specifieke regels bovenaan hebben, dichter bij prioriteit 1, en meer generieke of terugvalregels onderaan de lijst.

Inactieve regels #

U kunt een regel uitschakelen door te klikken op het selectievakje ‘Actief/Inactief’ op een regel (in de contractdetailweergave).

• Inactieve regels worden genegeerd tijdens een royaltyrun.
• Inactieve regels verschijnen grijs en zijn gelabeld als inactief.
• Inactieve regels kunnen normaal worden bewerkt.
• U kunt een inactieve regel actief maken door simpelweg te klikken op het selectievakje op een regel (in de contractdetailweergave).

De actieve status van een contractregel wijzigen.

Tip: Uw overeenkomst met een auteur of andere rechthebbende vermeldt mogelijk niet alle voorwaarden en termen expliciet. Zorg ervoor dat u een ‘terugval’-regel opneemt zonder voorwaarden, en ingesteld op de laagste prioriteit. Als geen andere regels matchen, wordt de uiteindelijke ‘terugval’-regel gebruikt.

Uw contracten testen #

Voordat u uw contracten gebruikt in een live royaltyrun, is het belangrijk om ze te testen:

1. Maak een testverkoopregel aan voor het relevante product (of gebruik live data, maak de royaltyrun later gewoon ongedaan).
2. Voer een testroyaltyrun uit, inclusief royaltyallocatie.
3. Controleer de allocatieresultaten (of maak facturen en afschriften aan) om de correcte royaltyberekeningen te verifieren.
4. Pas uw regels aan als de resultaten niet overeenkomen met de verwachtingen.
5. Maak de royaltyrun ongedaan (indien nodig).

Let vooral op:

• Regels zonder voorwaarden (ze zullen altijd matchen als ze worden bereikt).
• RegelprioriteitsvoIgorde (vooral voor overlappende voorwaarden).
• Correcte royaltymodelselectie.
• Correcte verwerking van gestaffelde royalty’s.

Samenvatting van het beheren van contracten in Royalties HQ #

1. Voordat u contracten aanmaakt, voegt u zowel het product als de rechthebbende toe in Royalties HQ.
2. Contracten kunnen gedeeld zijn (standaardvoorwaarden voor meerdere partijen) of uniek voor een rechthebbende – product.
3. Maak contracten aan via de Contractensectie of rechtstreeks vanuit rechthebbendeprofielen.
4. Regels bepalen royaltyberekeningen met voorwaarden (wanneer regels van toepassing zijn) en acties (wat er gebeurt).
5. In een royaltyrun worden regels per verkoopregel gecontroleerd, in prioriteitsvolgorde waarbij alleen de eerste matchende regel wordt toegepast.
6. Gebruik slepen en neerzetten om regelprioriteiten te herordenen indien nodig.
7. Plaats specifieke regels op hogere prioriteit dan algemene regels (anders worden de specifieke regels mogelijk nooit gebruikt).
8. Regels zonder voorwaarden matchen alles en moeten voorzichtig worden gebruikt.
9. Kies uit drie royaltymodellen: Netto-ontvangsten, Adviesprijs, of Adviesprijs minus korting.
10. Test contracten voordat u ze gebruikt in live royaltyruns om berekeningen te verifieren.
11. Deactiveer regels tijdelijk wanneer nodig in plaats van ze te verwijderen.
12. Kloon gedeelde contracten wanneer u een aangepaste versie nodig heeft voor specifieke situaties.

Door uw contracten zorgvuldig in te stellen en te testen, kunt u nauwkeurige en consistente royaltyberekeningen garanderen die overeenkomen met uw overeenkomsten met rechthebbenden.