Rechtenhouders importeren
Bulk importeren of bijwerken van rechthebbenden met behulp van een CSV-sjabloon, met tips voor het voorkomen van problemen met spreadsheet-opmaak.
Rechthebbenden kunnen in bulk worden geïmporteerd met behulp van de CSV-uploadfunctie — ideaal bij het inschrijven van meerdere auteurs, illustratoren of andere rechthebbenden tegelijk.
Als u slechts één of twee rechthebbenden hoeft toe te voegen, kunt u deze liever afzonderlijk via de gebruikersinterface toevoegen.
Download de CSV-sjabloon
Een CSV-sjabloon is beschikbaar om te downloaden van de pagina voor het importeren van rechthebbenden:
- Ga naar het hoofdmenu linksboven en klik op Rechthebbenden.
- Klik op de pagina met de lijst van rechthebbenden op de knop Rechthebbenden importeren.
- Klik op ‘Download bestand met rechthebbenden-sjabloon’.
- Het CSV-bestandsjabloon wordt gedownload naar uw apparaat.
Bestaande rechthebbenden exporteren
U kunt ook alle bestaande rechthebbenden exporteren van dezelfde importpagina. Dit is handig als u gegevens van rechthebbenden in bulk wilt bijwerken — exporteren, de gegevens in uw spreadsheetprogramma wijzigen en vervolgens opnieuw importeren.
Uw gegevens van rechthebbenden voorbereiden
Open de CSV-sjabloon (of uw geëxporteerde bestand) in uw spreadsheetprogramma — wij raden Google Sheets aan boven Excel.
Vereiste velden
| Veld | Vereist | Opmerkingen |
|---|---|---|
| Voornaam | Ja | — |
| Achternaam | Ja | — |
| E-mailadres | Voorwaardelijk | Vereist indien geen code voor rechthebbenden wordt opgegeven. Moet uniek zijn. |
| Code rechthebbende | Voorwaardelijk | Vereist indien geen e-mailadres wordt opgegeven. Moet uniek zijn. |
Elke rechthebbende moet minstens één van e-mailadres of code voor rechthebbenden hebben.
Codes voor rechthebbenden
Wij raden sterk aan om codes voor rechthebbenden voor alle rechthebbenden te gebruiken. Een code voor rechthebbenden is een unieke identificatie die u voor intern gebruik toewijst — bijvoorbeeld “RH001” of “SMITH-J”.
Codes voor rechthebbenden zijn vereist wanneer een rechthebbende geen e-mailadres heeft. Zelfs waar een e-mailadres aanwezig is, zijn codes waardevol voor consistente identificatie in importbewerkingen en systemen.
Alle andere velden
Alle andere velden in de sjabloon zijn optioneel. Lege velden zullen bestaande gegevens niet overschrijven bij het bijwerken.
Pas op voor automatische opmaak in spreadsheets
Excel en ander spreadsheetprogramma kunnen erg “behulpzaam” zijn door uw gegevens op manieren automatisch op te maken die deze beschadigen. Veelvoorkomende problemen zijn:
- Lange getallen (bijvoorbeeld telefoonnummers, rekeningnummers) worden stilzwijgend omgezet naar wetenschappelijke notatie zoals “1.23E+10”
- Datums worden opnieuw opgemaakt of opnieuw geïnterpreteerd — bijvoorbeeld “01-02” wordt “1 februari” of “2 januari” afhankelijk van uw landinstelling
- Voorloopnullen worden verwijderd uit codes of referentienummers
Tip: Maak alle cellen op als tekst voordat u gegevens invoert of plakt. Als Excel u vraagt om uw getallen of datums om te zetten — zeg nee! Voor gedetailleerde instructies over het opmaken van cellen als tekst, zie Inleiding tot importeren.
Wij raden aan om in plaats van Excel Google Sheets te gebruiken — het heeft minder van deze automatische opmaakproblemen.
Upload uw CSV-bestand met rechthebbenden
Wanneer u uw gegevens dubbel hebt gecontroleerd, slaat u het bestand op als CSV. In Google Sheets is dit Bestand > Downloaden > CSV.
- Ga naar het hoofdmenu linksboven en klik op Rechthebbenden.
- Klik op de pagina met de lijst van rechthebbenden op de knop Rechthebbenden importeren.
- Klik onder ‘Kies uw bestand’ op ‘Bladeren’ en navigeer naar uw CSV-bestand.
- Klik op ‘Volgende’.
- Het bestand wordt geupload en gevalideerd (gecontroleerd op problemen). U ziet de resultaten op een voorbeeldpagina.
- Als de resultaten goed zijn, klikt u op ‘Doorgaan’ en worden de rechthebbenden geïmporteerd (of, als de voorbeeldstap problemen aan het licht brengt, moet u de gegevens corrigeren — lees de foutmelding en controleer de bovenstaande vereisten).
Rechthebbenden in bulk bijwerken
U kunt het bovenstaande proces ook gebruiken om bestaande rechthebbenden in bulk bij te werken.
De CSV-import zal bestaande rechthebbenden matchen op e-mailadres of code voor rechthebbenden. Lege velden worden genegeerd — deze zullen bestaande gegevens niet overschrijven.