Documentatie

Verkoopgegevens importeren

Upload verkooprapporten van distributeurs zoals Amazon, Lightning Source en InAudio in Royalties HQ.

Deze pagina laat u zien hoe u uw verkoopgegevens importeert in Royalties HQ.

Verkoopgegevens bestaan uit de verkooprapporten die u ontvangt van uw distributeurs en retailers, bijvoorbeeld Amazon en Ingram.

Overzicht

Het algehele verkoopimportproces:

1. Upload een verkoopbestand ➡️ 2. Importeer als verkoopbatch(es)

Wanneer u een verkoopbestand uploadt (bijvoorbeeld van een distributeur zoals Ingram), wordt dit eerst weergegeven in Royalties HQ als een Geupload verkoopbestand. U kunt vervolgens een verkoopbestand importeren om een of meer Verkoopbatches te maken, elk met een of meer verkoopregels.

  • Verkoopgegevens moeten in de valuta van het verkoopkanaal zijn.
  • Elke rij in een verkooprapport wordt geimporteerd als een verkoopregel in Royalties HQ.
  • Verkoopregels worden door Royalties HQ gegroepeerd in verkoopbatches.
  • U kunt verkoopgegevens importeren van aangepaste verkoopkanalen zoals uw eigen e-commercesite, persoonlijke verkoop en groothandelsorders met het aangepaste verkoopgegevensimportsjabloon van Royalties HQ, dat u kunt downloaden via de verkoopgegevensuploadpagina.

Ondersteunde bestandsformaten

Momenteel ondersteunt Royalties HQ verkoopimport vier bestandsformaten (bestandstypen):

  • Amazon KDP (XLSX).
  • Lightning Source (maandelijkse “sales comp” XLS-rapporten).
  • InAudio (voorheen Findaway) royalty compensation-bestanden (XLSX).
  • Royalties HQ-formaat (CSV) – voor alle andere verkoopbronnen die niet hierboven worden vermeld.

De Amazon KDP (XLSX), Lightning Source (maandelijkse “sales comp” XLS-rapporten) en InAudio-bestanden moeten zonder wijzigingen aan de gegevens in Royalties HQ worden gesleept.

Tip: Importeer verkoopgegevens van elke bron met het Royalties HQ-importsjabloon (te downloaden op de pagina Nieuwe verkopen toevoegen).

Uw verkoopbestanden vinden

Hier vindt u die bestanden, mocht u een van deze distributeurs/platformen gebruiken:

  • Amazon KDP – Download het royaltyrapport XLSX-bestand van uw KDP-account. Bewerk de inhoud van het bestand niet.
  • Lightning Source – U heeft twee opties:
  1. Gebruik de maandelijkse “sales comp”-bestanden (alleen XLSX) die Lightning Source u elke maand e-mailt. Wij raden aan om elke bestandsnaam te hernoemen met de juiste maand en marktplaats. Bewerk de inhoud van het bestand niet – u kunt het bestand hernoemen zonder het te openen. Wij geven de voorkeur aan deze optie omdat we een e-mailregel/filter in Gmail kunnen instellen om de e-mailbijlagen automatisch op te slaan in een Google Drive-map. Let op: als u een e-mailregel instelt, gebruik DAN NIET de ‘Reporting – Classic’-optie bij Lightning Source, omdat dit resulteert in extra sales compensation-bestanden die naar u worden ge-e-maild.
    1. Of, download verkooprapporten rechtstreeks van het Lightning Source-accountdashboard (Rapporten > Compensatie > Compensatieoverzichten). Selecteer het jaar en de maand, en download elk rapporttype als CSV (niet PDF). Zorg ervoor dat u elk bestand downloadt. Helaas is bulkdownload voor alle bestanden in een periode niet mogelijk. Let op: gebruik NIET de ‘Reporting – Classic’-optie bij Lightning Source, deze importeert niet in RHQ.

InAudio (voorheen Findaway) – Gebruik de maandelijkse verkooprapportbestanden die InAudio u stuurt (alleen XLSX). Bewerk de inhoud van het bestand niet.

Als u verkoopgegevens heeft van een andere bron, bijv. een distributeur die niet hierboven is vermeld, of groothandels- of e-commerceverkopen, moet u het Royalties HQ-verkoopbestandsjabloon gebruiken – zie de sectie ‘Aangepaste verkopen importeren’ hieronder.

Aangepaste verkopen importeren

Voor verkopen van andere bronnen, bijvoorbeeld uw eigen e-commercewebsite, groothandelsorders of verkopen via een aangepaste distributeur, gebruik ons CSV-verkoopimportsjabloon om uw gegevens voor te bereiden. Meer informatie hier.

Verkoopgegevens uploaden

Het uploaden van uw verkoopbestanden is de eerste stap. Na het uploaden kan het bestand worden geimporteerd.

Om uw verkoopbestanden te uploaden:

  1. Ga naar het hoofdmenu (pictogram linksboven) en klik op Nieuwe verkopen toevoegen.
  2. Sleep uw verkoopbestand naar de dropzone (of klik op de dropzone en selecteer uw bestand)
  3. Royalties HQ zal proberen het bestandstype te herkennen. Dit wordt weergegeven in een dropdown. Zodra het juiste bestandstype is geselecteerd, klikt u op Doorgaan.
  4. Het bestand wordt nu gecontroleerd en toont de status “Valideren”. Als het bestand veilig kan worden geimporteerd, wordt de status bijgewerkt naar ‘Klaar om te importeren’. Zo niet, dan worden fouten weergegeven (een kopie van het bestand wordt opgeslagen op Royalties HQ. Klik op de bestandsnaam voor meer details).
  5. Als het bestand ‘Klaar om te importeren’ toont, klikt u op de knop Importeren
  6. De inhoud van het bestand wordt geimporteerd. Elke rij wordt een verkoopregel, gegroepeerd in een of meer verkoopbatches. Klik op de knop Batches bekijken om de geimporteerde verkoopbatches te zien.

Nadat u verkoopgegevens heeft geupload, moet u een uitgeversinkomstenbetaling toevoegen voor elke verkoopbatch.