Documentatie

Groothandelsorders verwerken

Bereken netto-royalty's en verwerk groothandelsorders waarbij u zowel uitgever als retailer bent.

Bij het verwerken van groothandelsorders treedt u op als zowel uitgever als retailer. In tegenstelling tot standaard distributeurverkopen waarbij Amazon, LSI en andere distributeurs automatisch hun commissies aftrekken voordat ze u het restant sturen (de geaggregeerde netto-royalty), moet u handmatig het netto-royaltybedrag berekenen door uw kosten af te trekken van de ontvangen groothandelsinkomsten.

Let op het belangrijke verschil wanneer u de retailer/verkoper bent: Groothandelsorders vereisen handmatige berekening omdat er geen netto-royalty-inkomstenbetaling bestaat — u ontvangt het brutobedrag rechtstreeks, voordat kosten worden afgetrokken.

Voordat u begint

Benodigde informatie

  • Verkoopgegevens uit uw boekhoudsysteem (bijv. QuickBooks, Xero)
  • Drukkosten per eenheid
  • Overige kosten (bijv. verzendkosten en betalingsverwerkingskosten)
  • Toegepaste kortingspercentages (indien van toepassing)
  • Gemiddelde wisselkoersen voor de periode (bij verkopen in vreemde valuta’s)

Belangrijke opmerkingen

  • Als u ‘Automatische betalingscreatie’ heeft ingeschakeld (in Instellingen), maakt Royalties HQ automatisch bijpassende inkomstenbetalingen aan wanneer u verkopen in uw uitgeversvaluta importeert en koppelt deze aan de verkoopbatch.
  • Verkopen in vreemde valuta’s vereisen handmatige conversie.
  • Werk altijd met nettobedragen (na aftrek van kortingen en kosten).

Stapsgewijs proces

Stap 1: Uw verkoopgegevens voorbereiden

  1. Exporteer groothandelsverkoopgegevens uit uw boekhoudsysteem, of waar u uw groothandelsverkopen registreert
  2. Organiseer op valuta en tijdsperiode — splits de gegevens in aparte tabbladen/sheets per verkoopvaluta
  3. Bereken het netto-royaltybedrag voor elke verkoop:

Netto-royalty = Brutoverkoop - Korting - Drukkosten - Overige kosten

Stap 2: Verkopen in uitgeversvaluta verwerken

Voor groothandelsverkopen die in uw uitgeversvaluta zijn, is er geen valutaconversie.

  • U importeert simpelweg de verkopen met de aangepaste verkoopimport, en stelt de verkoopkanaalkolom in op “Wholesale”.
  • Het systeem maakt automatisch inkomstenbetalingen aan en koppelt deze aan de verkoopbatch (als u dit heeft ingeschakeld in Instellingen).
  • Controleer of de bedragen correct zijn.

Stap 3: Verkopen in vreemde valuta verwerken

Let op: Als u alleen groothandelsverkopen heeft in uw eigen uitgeversvaluta — d.w.z. klanten kopen altijd in uw uitgeversvaluta — sla deze stap dan over.

Voor verkopen in een vreemde valuta (elke valuta anders dan uw uitgeversvaluta), doe het volgende:

  1. Tel de netto-royaltybedragen op (zie stap 1): Groepeer alle verkopen in die verkoopvaluta, voor de royaltyperiode. Tel de netto-royaltykolom op (som).

  2. Zoek de wisselkoers: U moet nu de netto-royalty’s converteren van de verkoopvaluta naar uw uitgeversvaluta. Hiervoor heeft u de wisselkoers nodig. U kunt ervoor kiezen om elke maand wisselkoersen te zoeken, of u kunt de gemiddelde wisselkoers voor de gehele periode verkrijgen (deze tool is nuttig – vergeet niet de valuta’s en datumperiode in te stellen). Voorbeeld: GBP naar USD gemiddelde voor jan-dec 2024.

  3. Bereken de inkomstenbetaling: Converteer nettoverkopen naar uw uitgeversvaluta met deze eenvoudige formule. Doe dit per verkoopvaluta:

    Inkomsten in uitgeversvaluta = Totaal {Vreemde valuta} Verkopen × Gemiddelde wisselkoers

  4. Maak de inkomstenbetaling aan in Royalties HQ: Voer het geconverteerde bedrag in als een enkele inkomstenbetaling in Royalties HQ, met het verkoopkanaal ingesteld op “Wholesale”. Als de inkomstenbetaling verkopen over meerdere maanden dekt, laat de verkoopmaandwaarde dan leeg.

  5. Koppel de inkomstenbetaling: Verbind deze enkele inkomstenbetaling met ALLE groothandelsverkoopbatches voor die valuta en periode.

Stap 4: Verifieer en voltooi

  1. Herhaal voor alle groothandelsverkoopvaluta’s
  2. Controleer of alle verkoopbatches in vreemde valuta gekoppelde inkomstenbetalingen hebben
  3. Bevestig dat inkomstenbetalingsbedragen overeenkomen met uw berekeningen
  4. Controleer op ontbrekende of dubbele vermeldingen

Voorbeeldworkflow

Scenario: Uitgever met USD als basisvaluta, verwerkt GBP groothandelsverkopen (gegevens zijn slechts illustratief).

  1. Januari-juni 2024 GBP-verkopen

Totale netto-royalty (na aftrek van commissie en kosten): £10.000 2. Gemiddelde 2024 GBP→USD koers: 1,25 3. Te maken betaling: $12.500 4. In Royalties HQ:

Maak inkomstenbetaling aan: $12.500 5. Koppel aan: Alle GBP-verkoopbatches jan-juni 2024

Tips voor efficientie

  • Batch per periode: Verwerk 6-maandelijkse of jaarlijkse batches om vermeldingen te verminderen
  • Consistente formattering: Hanteer standaardformaten voor eenvoudigere verwerking
  • Documenteer koersen: Houd registraties bij van gebruikte wisselkoersen voor elke periode
  • Regelmatige verwerking: Laat groothandelsorders niet opstapelen

Veelvoorkomende problemen en oplossingen

Ontbrekende kostengegevens

  • Zorg ervoor dat alle drukkosten en kortingen zijn geregistreerd voor verwerking
  • Controleer uw boekhoudsysteem op volledige kostenoverzichten

Wisselkoersvariaties

  • Gebruik officiele gemiddelde koersen voor de periode
  • Wees consistent met uw koersbron

Betalingskoppelingsfouten

  • Controleer of alle verkoopbatches voor de valuta/periode zijn geselecteerd
  • Controleer op dubbele verkoopbatches voor het koppelen

Best practices

  1. Trek altijd alle kosten af voordat u royalty’s berekent
  2. Verwerk regelmatig om achterstanden te voorkomen
  3. Houd gedetailleerde registraties bij van conversies en berekeningen
  4. Verifieer totalen met uw boekhoudrecords

Onthoud: Groothandelsorderverwerking is het enige scenario in Royalties HQ dat handmatige valutaconversie vereist. Besteed extra aandacht aan deze berekeningen om nauwkeurige royaltydistributies te garanderen.

Wanneer uw groothandelsgegevens zijn berekend en klaar zijn voor import in Royalties HQ, gebruik dan de aangepaste verkoopimport, en stel de verkoopkanaalkolom in op “Wholesale”.