Tämä artikkeli on osa Kattavaa opasta rojaltienhallintaan.
Olet juuri suorittanut rojaltiajosi. Allokaatiot on tehty, laskut luotu ja PDF-lausunnot luotu. Nyt tulee se osa, josta kukaan ei puhu: lausuntojen toimittaminen kirjailijoiden sähköposteihin. Jos sinulla on 20 tai 30 oikeuksien haltijaa, se tarkoittaa sähköpostiohjelman avaamista, viestin kirjoittamista, oikean PDF:n liittämistä, vastaanottajan tarkistamista, sopivan viestin kirjoittamista ja lähettämistä. Sitten tekemistä se uudelleen. Ja uudelleen. Jokaisen kirjailijoiden suhteen.
Tämä on rojaltienkäsittelyn piilotettu aikakuluttaja. Laskelmat saattavat kestää päivän, mutta jakelu vie loput päivästäsi. Lisäksi riski, että liität väärän PDF:n väärään sähköpostiin, on sellainen virhe, joka heikentää kirjailijoiden luottamusta rojaltiilmoituksiisi.
Mitä hyvä lausuntosähköposti sisältää
Ennen kuin puhumme joukkolähetyksestä, kannattaa miettiä, mitä kirjailijoille todella kuuluu, kun rojaltiilmoitus saapuu heidän saapumiinsa. Paljas sähköposti PDF-liitteellä ilman kontekstia tuntuu parhaimmillaan persoonattomalta ja pahimmillaan huolimattomalta.
Hyvin laaditun lausuntosähköpostin tulee sisältää lähettäjän nimi ja logo, jotka kirjailija tunnistaa (yleensä heidän kustantajansa), selkeä aihekenttä, joka tunnistaa rojaltikauden, ja tekstiosio, joka antaa kontekstia maksusta. Kirjailijat haluavat tietää yhdellä silmäyksellä, savatko he maksua, kuinka paljon, ja milloin rahat saapuvat.
Tämä on juuri mitä kirjailijat odottavat rojaltiilmoituksiltaan: selkeyttä, ammattimaisuutta ja tunnetta, että heidän kustantajansa on asiassa kartalla. Sähköposti tekee ensimmäisen vaikutelman ennen PDF:n avausta.
Sähköpostin teksti maksutilanteen mukaan
Kaikki roster kirjailijat eivät saa maksua joka kaudella. Jotkut saattavat jäädä minimimaksurajan alapuolelle. Toisilla saattaa olla ennakkoja, joita ei ole vielä ansaittu. Saman iloisen “maksu on matkalla” -viestin lähettäminen kirjailijalle, jonka rojalteista pidätetään, on herkkä virhe.
Älykkäät kustantajat mukauttavat sähköpostinsa tekstityksen maksutilan mukaan. Kirjailija, joka saa 2400 dollaria, saa viestin, joka vahvistaa määrän ja odotetun maksupäivän. Kirjailija, jonka rojalteista pidätetään, koska hän ei täyttänyt minimimaksua, tarvitsee eri viestin, joka selittää miksi ja vakuuttaa, että saldo siirtyy eteenpäin.
Tämänlaista vivahteikkuutta on lähes mahdotonta hallita manuaalisesti mittakaavassa. Kun kopioit ja liität sähköpostimalleja 30 kirjailijalle, viestin mukauttaminen jokaiselle maksuskenaariolle lisää vielä yhden kerroksen monimutkaisuutta ja yhden mahdollisuuden mennä pieleen.
BCC omia tietueita varten
Tässä on pieni yksityiskohta, joka tekee suuren eron operaatioissa: BCC itsesi tai jaettu postilaatikko jokaista lausuntosähköpostia varten. Tämä luo automaattisen arkiston siitä, mikä lähettiin kullekin kirjailijalle ja milloin.
Jos kirjailija tulee kolmen kuukauden kuluttua kysyäkseen, saiko hän lausunnon Q2:lle, voit etsiä arkistosi ja vahvistaa sen. Jos vaatii selvitystä siitä, mitä viestittiin, sinulla on täydellinen tietue. Se on yksinkertainen käytäntö, mutta se toimii varmasti vain, kun järjestelmä käsittelee sen automaattisesti sen sijaan, että luottaisit siihen, että muistat lisätä BCC-osoitteen jokaiseen 30 yksittäiseen sähköpostiin.
Reply-to-osoite on tärkeä
Kun kirjailijalla on kysymys lausunnosta, hän vastaa. Se, mihin vastaus menee, on tärkeämpää kuin saatat ajatella.
Jos lausunnot tulevat henkilökohtaisesta sähköpostistasi, kaikki kysymykset laskeutuvat saapumiisiisi ja sekoittuvat kaikkeen muuhun. Jos ne tulevat yleisestä “noreply”-osoitteesta, kirjailijat tuntevat huutavansa tyhjyyteen. Oikea lähestymistapa on dedikoidun vastausosoite, joka reitittää sen, joka käsittelee rojaltikyselyitä tiimissäsi.
Useiden kustantamiensa kanssa toimivat kustantajat menevät vieläkin pidemmälle. Jokaisella kustantajalla tulisi olla oma vastausosoite, jotta kirjailijoiden vastaukset saapuvat oikealle tiimille. Tämä organisaatiotaso on vaikea ylläpitää, kun kääntelet sähköposteja manuaalisesti, mutta se on yksinkertaista, kun järjestelmä käsittelee sen.
Yhdellä napsautuksella joukkolähetys
Todellinen tehokkuuden voitto ei ole vain yhden rojaltiajapellon aikaa säästäminen. Se mahdollistaa koko prosessin toistettavaksi ja virheettömäksi. Kun voit lähettää kaikki lausunnot yhdellä toimella, eliminoit riskin unohtaa kirjailija, liittää väärän tiedoston tai lähettää maksun vahvistusta jollekin, joka ei saa maksua.
Se mahdollistaa myös delegoinnin. Jos prosessi on “napsauta yhtä painiketta ja kaikki lausunnot lähetetään”, kuka tahansa tiimissäsi voi käsitellä sen. Jos prosessi on “avaa jokainen PDF, kirjoita jokainen sähköposti, mukauta jokainen viesti, liitä oikea tiedosto ja lähetä”, vain henkilö, joka rakensi järjestelmän, voi pitää sen luotettavasti. Jos etsit lataa ilmainen oppaamme koko rojaltiityöksesi virtaviivaistamisesta, lausuntojen jakelu on yksi suurimmista alueista, joissa kustantajat saavat menetettyä aikaa takaisin.
Kuinka Royalties HQ käsittelee tämän
Royalties HQ rakentaa joukkolähetetyissä sähköpostissa rojaltiilmoitukset suoraan rojaltiajapellon työnkulkuun. Kun olet luonut PDF-lausunnosi, Lähetä kaikki lausunnot -painike ilmestyy Lausunnot-välilehdelle. Yksi napsautus lähettää jokaiselle oikeuksien haltijalle heidän yksittäisen lausuntonsa.
Jokainen sähköposti on merkattu oikeuksien haltijan ratkaistulla kustantajalla. Lähettäjän nimi, vastausosoite, aihekenttä, sähköpostin teksti ja logo kaikki heijastavat kyseisen kirjailijoille liittyvää kustantajaa. Jos työskentelet useiden kustantajien kanssa, jokainen kirjailija saa lausunnon, joka näyttää tulevan oikealta kustantajalta, ilman manuaalisen muotoilun tarvetta.
Voit myös lähettää yksittäisiä lausuntoja käyttämällä paperilentokone-kuvaketta kunkin oikeuksien haltijan vieressä, jos sinun on lähetettävä uudelleen tai käsiteltävä erityinen tapaus. Lähetetyn tilasarakkeen seuranta näyttää, mitkä lausunnot on lähetetty, joten tiedät aina miten asiat ovat. Täydellisiä tietoja lausuntojen luomisesta ja jakelusesta on rojaltiilmoituksien dokumentaatiossa.
Itse sähköpostin lisäksi Royalties HQ:n luomat PDF-lausunnot sisältävät kansilehden maksun yhteenvedolla, mukauttamasi mukautetun teksti Settings-asetuksissa ja ennakkotiedot, kun ne ovat merkityksellisiä. Kirjailijat saavat ammattimaisen, merkityn asiakirjan, joka vastaa heidän kysymyksiinsä ennen kuin heidän tarvitsee kysyä.
Lopeta tuntien kuluttaminen lausuntosähköposteihin
Manuaalisen lausuntojen jakelu on ironiaa, että se tapahtuu pahimmalla mahdollisella ajalla. Olet juuri käyttänyt päiviä myyntitietojen käsittelyyn, allokaatioiden suorittamiseen, numeroiden tarkasteluun ja laskujen luomiseen. Olet henkisesti uupunut. Ja sitten tulee koko syklin virhealttevin tehtävä: kunkin kirjailijoiden sähköpostien ja PDF-tiedostojen yksittäinen lähettäminen.
Rojaltiilmoitusten joukkolähetys ei ole kiva lisäominaisuus. Se on ero rojaltiprosesin välillä, joka päättyy siistiin, ammattimaiseen jakeluun ja joka päättyy hermostuneisiin päivään kopioiden, liittämisen ja toivoen, ettet sekoittanut Saran lausuntoa Samin kanssa.
Työkalut ja mallit ovat olemassa tämän tekemiseksi vaivattomaksi. Olit hallinnot muutamia kirjailijoita tai sataa kirjailijoita, tavoite on sama: jokainen kirjailija saa oikean lausunnon, oikealla viestillä, oikea lähettäjältä, ilman että sinun tarvitsee koskettaa jokaista yksittäin.
