この記事はロイヤルティ管理の完全ガイドの一部です。
ロイヤルティラン（計算処理）が完了しました。配分作業は終わり、請求書は作成され、PDF明細書は生成されました。次に来るのは誰も話さない部分です。それは、実際にそれらの明細書を著者のメールボックスに送信することです。20人または30人の権利者がいる場合、メールクライアントを開き、メッセージを作成し、正しいPDFを添付し、受信者を再確認し、適切なテキストを書き、送信をクリックして、またやり直す、そしてまたやり直す、リスト上のすべての著者についてこれを繰り返します。
これはロイヤルティ処理の隠れた時間浪費です。計算には午後かかるかもしれませんが、配分には1日の残りが消費されます。また、間違ったPDFを間違ったメールに添付するリスクは、著者の信頼をロイヤルティ報告から損なうような種類のミスです。
良い明細書メールに含まれるべき内容
一括送信について話す前に、著者が実際にロイヤルティ明細書をメールボックスで受け取るときに何を期待するのかを考える価値があります。文脈のないPDF添付ファイルのみのメールは、最良の場合は非人的に見え、最悪の場合は不注意に見えます。
よく作成された明細書メールには、著者が認識できる送信者の名前とロゴ（通常はそのインプリント）、ロイヤルティ期間を特定する明確な件名、支払いについての文脈を提供する本文が含まれるべきです。著者は、支払いを受け取るかどうか、いくら、いつお金を期待できるかが一目でわかりたいのです。
これはまさに著者が彼らのロイヤルティ明細書に求めるものです。明確さ、プロフェッショナリズム、そして彼らの出版社が状況を把握しているという感覚です。メールはPDFを開く前の最初の印象です。
支払いステータスに応じたメールテキストのカスタマイズ
名簿上のすべての著者が各期間に支払いを受け取るわけではありません。最小支払いしきい値を下回る著者もいます。その他の著者は、まだ回収されていない前払金を持っているかもしれません。ロイヤルティが保留されている著者に同じ元気な「支払いは予定通り」というメッセージを送信することは、配慮を欠いています。
スマートな出版社は支払いステータスに基づいてメールテキストをカスタマイズします。 $2,400を受け取る著者は、金額と予想支払日を確認するメッセージを受け取るべきです。最小しきい値を満たさなかったためにロイヤルティが保留されている著者は、理由を説明し、残高が繰り越されることを保証する異なるメッセージが必要です。
この種のニュアンスは、手動でスケール管理することはほぼ不可能です。30人の著者のメールテンプレートをコピーして貼り付けている場合、各支払いシナリオのメッセージをカスタマイズすると、さらに別の複雑さのレイヤーが追加され、間違える別の機会が生まれます。
記録用のBCC
運用に大きな違いをもたらす小さな詳細があります。すべての明細書メールで自分自身または共有メールボックスをBCCすることです。これにより、各著者に送信された正確な内容と時期の自動アーカイブが作成されます。
著者が3ヶ月後にQ2の明細書を受け取ったかどうかについて戻ってくる場合、アーカイブを検索して確認できます。通信内容について紛争がある場合は、完全な記録があります。それは簡単な慣行ですが、30人の個別メールのそれぞれにBCCアドレスを追加することを覚えておくことに依存するのではなく、システムが自動的にそれを処理する場合にのみ確実に機能します。
返信先アドレスは重要です
著者が明細書について質問がある場合、彼らは返信をクリックします。その返信がどこに行くかは、あなたが考えるよりも重要です。
明細書があなた個人のメールから来ている場合、すべての質問があなたのメールボックスに到達し、他のすべてと混ざります。一般的な「noreply」アドレスから来ている場合、著者は無に向かって叫んでいるように感じます。正しいアプローチは、チーム内でロイヤルティに関する質問を処理する人に向かう専用の返信先アドレスです。
複数のインプリントで動作する出版社の場合、理想的なセットアップはさらに進みます。各インプリントは独自の返信先アドレスを持つべきなので、著者の返信は正しいチームに到達します。この程度の組織化は、メールを手動で作成するときは維持することが難しいですが、システムがそれを処理するときは簡単です。
ワンクリック一括送信
実際の効率向上は、単一のロイヤルティラン上の時間節約についてではありません。それは、プロセス全体を繰り返し可能でエラーのないものにすることについてです。1つのアクションですべての明細書をメール送信できる場合、著者を忘れる、ファイルを添付する間違い、または支払いを受け取っていない人に支払い確認を送信するリスクを排除します。
また、委任することも可能になります。プロセスが「1つのボタンをクリックしてすべての明細書を送信する」場合、チーム内の誰でもそれを処理できます。プロセスが「各PDFを開く、各メールを作成する、各メッセージをカスタマイズする、正しいファイルを添付する、送信する」場合、システムを構築した人だけがそれを確実に実行できます。ロイヤルティワークフロー全体を合理化するための無料ガイドをダウンロードする場合、明細書配分は出版社が失われた時間を取り戻す最大の領域の1つです。
Royalties HQがこれをどのよ���に処理するか
Royalties HQは、一括メールロイヤルティ明細書をロイヤルティラン実行ワークフローに直接構築します。PDFステートメントを生成した後、すべての明細書をメール送信ボタンが[明細書]タブに表示されます。1回のクリックで、すべての権利者に個別の明細書を送信します。
各メールは権利者の解決されたインプリントによってブランド化されています。差出人名、返信先アドレス、件名、メール本文、ロゴはすべて、その著者に関連するインプリントを反映しています。複数のインプリントを操作する場合、各著者は正しい出版社から来たように見える明細書を受け取り、手動による書式設定は必要ありません。
各権利者の横にある紙飛行機アイコンを使用して個別の明細書を送信することもできます。再送信またはスペシャルケースを処理する必要がある場合に便利です。メール送信済みステータス列は、どの明細書が送信されたかを追跡するため、常に状況が把握できます。明細書の生成と配分の詳細については、ロイヤルティ明細書のドキュメントを参照してください。
メール自体を超えて、Royalties HQが生成するPDF明細書には、支払い概要を含むカバーページ、設定で一度構成するカスタムテキスト、関連する前払金情報が含まれます。著者は、質問する必要がある前に彼らの質問に答える、プロフェッショナルでブランド化されたドキュメントを取得します。
明細書メールに費やす時間を停止してください
手動の明細書配分の皮肉は、それが最悪の可能な時期に来ることです。売上データの処理、配分の実行、数値の確認、請求書の作成に何日も費やしてきました。精神的に消耗しています。そして、次に来るのはサイクル全体で最もエラーが起きやすいタスクです。リスト上のすべての著者にPDFを個別にメール送信することです。
ロイヤルティ明細書を一括メール送信することは、素敵な機能ではありません。それはロイヤルティプロセスが、きれいでプロフェッショナルな配分で終わるものと、フォローアップの午後でコピー、貼り付け、SarahやSamの明細書が混ざっていないことを望んでいるもので終わるものの違いです。
これを痛みのないものにするためのツールとパターンが存在します。少数の著者を管理していても、数百人の名簿を管理していても、目標は同じです。すべての著者が正しい明細書、正しいメッセージ、正しい送信者から、個別に触ることなく受け取ります。
