Elaborazione ordini all'ingrosso

Quando elabori ordini all’ingrosso, agisci sia come editore che come rivenditore. A differenza delle vendite standard tramite distributori dove Amazon, LSI e altri distributori detraggono automaticamente le loro commissioni prima di inviarti il resto (la royalty netta aggregata), devi calcolare manualmente l’importo della royalty netta deducendo i tuoi costi dal reddito all’ingrosso ricevuto.

Nota la differenza chiave quando sei il rivenditore/venditore: Gli ordini all’ingrosso richiedono un calcolo manuale poiché non esiste un pagamento di reddito royalty netto — ricevi l’importo lordo direttamente, prima che i costi vengano detratti.

Prima di iniziare #

Informazioni necessarie #

• Dati di vendita dal tuo sistema contabile (ad es. QuickBooks, Xero)
• Costi di stampa per unità
• Altri costi (ad es. costi di spedizione e commissioni di elaborazione pagamenti)
• Tassi di sconto applicati (se applicabili)
• Tassi di cambio medi per il periodo (se si tratta di vendite in valute estere)

Note importanti #

• Se hai ‘Creazione automatica pagamenti’ abilitata (in Impostazioni), quando importi vendite nella valuta del tuo editore, Royalties HQ crea automaticamente pagamenti di ricavi corrispondenti e li collega al batch di vendita.
• Le vendite in valuta estera richiedono conversione manuale.
• Lavora sempre con importi netti (dopo aver dedotto sconti e costi).

Processo passo-passo #

Passo 1: Prepara i tuoi dati di vendita #

1. Esporta i dati delle vendite all’ingrosso dal tuo sistema contabile, o da dove registri le tue vendite all’ingrosso
2. Organizza per valuta e periodo di tempo — dividi i dati in schede/fogli separati per valuta di vendita
3. Calcola l’importo royalty netto per ogni vendita:

Royalty Netta = Vendita Lorda - Sconto - Costi di Stampa - Altri Costi

Passo 2: Elabora le vendite nella valuta dell’editore #

Per le vendite all’ingrosso che sono nella valuta del tuo editore, non c’è conversione valutaria.

• Importi semplicemente le vendite usando l’importazione vendite personalizzate, e imposti la colonna canale di vendita su “Wholesale”.
• Il sistema crea automaticamente pagamenti di ricavi e li collega al batch di vendita (se hai questa opzione abilitata nelle Impostazioni).
• Verifica che gli importi siano corretti.

Passo 3: Elabora le vendite in valuta estera #

Nota: Se hai solo vendite all’ingrosso nella tua valuta dell’editore — cioè i clienti acquistano sempre nella valuta del tuo editore — salta questo passaggio.

Per le vendite in valuta estera (qualsiasi valuta diversa dalla valuta del tuo editore), procedi come segue:

1. Somma gli importi delle royalty nette (vedi passo 1): Raggruppa tutte le vendite in quella valuta di vendita, per il periodo di royalty. Calcola il totale (somma) della colonna royalty netta.

2. Trova il tasso di cambio: Ora devi convertire le royalty nette dalla valuta di vendita alla valuta del tuo editore. Per questo hai bisogno del tasso di cambio. Puoi scegliere di trovare i tassi di cambio ogni mese, oppure potresti ottenere il tasso di cambio medio per l’intero periodo (questo strumento è utile – ricorda di impostare le valute e il periodo di date). Esempio: Media GBP su USD per Gen-Dic 2024.

3. Calcola il pagamento dei ricavi: Converti le vendite nette nella valuta del tuo editore, usando questa semplice formula. Fallo per ogni valuta di vendita:

   Ricavo nella valuta dell'editore = Vendite Totali {Valuta Estera} × Tasso di Cambio Medio

4. Crea il pagamento dei ricavi in Royalties HQ: Inserisci l’importo convertito come singolo pagamento di ricavi in Royalties HQ, con il canale di vendita impostato su “Wholesale”. Se il pagamento dei ricavi copre vendite di più mesi, lascia vuoto il valore del mese vendite.

5. Collega il pagamento dei ricavi: Connetti questo singolo pagamento di ricavi a TUTTI i batch di vendita all’ingrosso per quella valuta e periodo.

Passo 4: Verifica e completa #

1. Ripeti per tutte le valute delle vendite all’ingrosso
2. Verifica che tutti i batch di vendita in valuta estera abbiano pagamenti di ricavi collegati
3. Conferma che gli importi dei pagamenti di ricavi corrispondano ai tuoi calcoli
4. Controlla eventuali voci mancanti o duplicate

Esempio di flusso di lavoro #

Scenario: Editore con USD come valuta base, che elabora vendite all’ingrosso in GBP (i dati sono solo illustrativi).

1. Vendite GBP Gennaio-Giugno 2024

Royalty netta totale (dopo che commissioni e costi sono stati detratti): £10.000 2. Tasso medio GBP→USD 2024: 1,25 3. Pagamento da creare: $12.500 4. In Royalties HQ:

Crea pagamento ricavi: $12.500 5. Collega a: Tutti i batch di vendita GBP Gen-Giu 2024

Suggerimenti per l’efficienza #

• Raggruppa per periodo: Elabora batch semestrali o annuali per ridurre le voci
• Formattazione coerente: Mantieni formati standard per un’elaborazione più semplice
• Documenta i tassi: Conserva registri dei tassi di cambio usati per ogni periodo
• Elaborazione regolare: Non lasciare accumulare gli ordini all’ingrosso

Problemi comuni e soluzioni #

Dati sui costi mancanti

• Assicurati che tutti i costi di stampa e gli sconti siano registrati prima dell’elaborazione
• Controlla il tuo sistema contabile per avere ripartizioni complete dei costi

Variazioni del tasso di cambio

• Usa tassi medi ufficiali per il periodo
• Sii coerente con la tua fonte dei tassi

Errori nel collegamento dei pagamenti

• Verifica che tutti i batch di vendita per la valuta/periodo siano selezionati
• Controlla eventuali batch di vendita duplicati prima di collegare

Best practice #

1. Deduci sempre tutti i costi prima di calcolare le royalty
2. Elabora regolarmente per evitare arretrati
3. Mantieni registri dettagliati delle conversioni e dei calcoli
4. Verifica i totali rispetto ai tuoi registri contabili

Ricorda: L’elaborazione degli ordini all’ingrosso è l’unico scenario in Royalties HQ che richiede conversione valutaria manuale. Presta particolare attenzione a questi calcoli per garantire distribuzioni accurate delle royalty.

Quando i tuoi dati all’ingrosso sono calcolati e pronti per essere importati in Royalties HQ, usa l’importazione vendite personalizzate, e imposta la colonna canale di vendita su “Wholesale”.