Dieser Artikel ist Teil unseres Kompletten Leitfadens zur Verwaltung von Lizenzgebühren.
Sie haben ein starkes Quartal. Die Verkaufsberichte sehen großartig aus. Sie bearbeiten Lizenzgebühren und zahlen Ihre Autoren pünktlich. Dann, drei Monate später, kommt eine Welle von Retouren herein. Buchhandlungen haben unverkaufte Bestände an Ihren Distributor zurückgesendet, und diese Verkäufe, für die Sie bereits Lizenzgebühren gezahlt haben? Sie werden rückgängig gemacht. Sie sind jetzt in die Verlustzone geraten, und das Geld von Autoren zurückzufordern ist bestenfalls unangenehm und schlimmstenfalls beziehungsschädigend.
Dies ist genau das Problem, das Rücklagen gegen Retouren lösen sollen.
Was ist eine Rücklage gegen Retouren?
Eine Rücklage gegen Retouren ist ein Prozentsatz der verdienten Lizenzgebühren, den Sie, der Verleger, vorübergehend einbehalten, anstatt ihn auszuzahlen. Der einbehaltene Betrag dient als Puffer gegen die Möglichkeit, dass einige der Verkäufe in einem bestimmten Zeitraum später von Einzelhändlern zurückgegeben werden.
Hier ist ein einfaches Beispiel. Angenommen, ein Autor verdient 1.000 USD Lizenzgebühren für das Quartal und Ihr Vertrag sieht eine 20 % Rücklage gegen Retouren vor. Sie würden jetzt 800 USD zahlen und 200 USD in Rücklage halten. Wenn Retouren im nächsten Zeitraum eingehen, verrechnen Sie diese gegen die Rücklage. Wenn nicht, geben Sie die 200 USD dem Autor bei einer zukünftigen Zahlung frei.
Das Konzept ist einfach, aber zu wissen, wann Rücklagen angemessen sind, wie hoch sie sein sollten und wann man sie freigeben sollte, erfordert mehr Überlegung.
Wann Rücklagen sinnvoll sind
Rücklagen sind am relevantesten für gedruckte Bücher, die über den traditionellen Buchhandelsvertrieb verkauft werden. In diesem Modell bestellen Einzelhändler Bestände auf Rücksendungsbasis. Wenn Bücher nicht verkauft werden, sendet der Einzelhändler sie an den Distributor zurück, und der Distributor zieht den Wert von Ihrer nächsten Zahlung ab. Die Rücksendequoten im Verlagswesen können je nach Titel, Genre und Jahreszeit zwischen 15 % und 40 % liegen.
Wenn Sie gedruckte Bücher über Großhändler wie Ingram oder über einen traditionellen Distributor vertreiben, der stationäre Buchläden beliefert, sind Retouren ein echtes und wiederkehrendes Problem. Eine Rücklage schützt Sie davor, Lizenzgebühren für Einnahmen auszuzahlen, die möglicherweise verloren gehen.
Startphasen sind besonders riskant. Einzelhändler bestellen häufig zu viel für einen neuen Titel, besonders wenn es Marketing-Buzz gibt. Die anfänglichen Verkaufsberichte sehen beeindruckend aus, aber ein großer Teil dieser „Verkäufe" könnte innerhalb von drei bis sechs Monaten als Retouren zurückkommen. Eine höhere Rücklage für die ersten zwei oder drei Lizenzgebührenzeiträume nach der Veröffentlichung ist eine häufige und sinnvolle Praxis.
Wann Rücklagen nicht angemessen sind
Nicht jeder Vertriebskanal birgt Rücksendungsrisiken, und die Anwendung von Rücklagen dort, wo sie nicht nötig sind, wird Ihre Autoren frustrieren.
E-Books können nicht zurückgegeben werden (mit seltenen Ausnahmen für kurze Rückgabezeiträume auf einigen Plattformen). Es gibt kein physisches Inventar zum Zurückversenden, daher gibt es keinen Grund, Lizenzgebühren für E-Book-Verkäufe einzubehalten.
Print-on-Demand (POD) Titel werden erst nach einer Kundenbestellung gedruckt. Es gibt keine spekulativen Bestände in den Regalen, die zurückgegeben werden könnten. POD-Verkäufe sind im Wesentlichen endgültig, und Rücklagen sollten nicht gelten. Dies ist einer der vielen Gründe, warum Verleger zunehmend von POD-Modellen angezogen werden.
Direktverkäufe von Ihrer eigenen Website oder auf Veranstaltungen sind ebenfalls endgültig. Der Kunde hat das Buch direkt von Ihnen gekauft. Es gibt keinen Vermittler, um eine Rückgabe über Ihre Vertriebskette zu verarbeiten.
Wenn Sie unseren kostenlosen Leitfaden herunterladen möchten, werden darin die finanziellen Unterschiede zwischen diesen Vertriebskanälen detaillierter behandelt.
Das Schlüsselprinzip ist einfach: Wenden Sie Rücklagen nur dort an, wo ein echtes Rücksendungsrisiko besteht. Pauschalrücklagen für alle Formate und Kanäle sind unfair und werden das Vertrauen der Autoren untergraben. Weitere Informationen darüber, was Autoren von ihren Verlegern erwarten, finden Sie in unserem Artikel über was Autoren von Lizenzgebührenabrechnungen erwarten.
Die richtige Vertragsformulierung
Ihre Verlagsvereinbarung muss Rücklagen ausdrücklich regeln. Vage Formulierungen führen zu Konflikten. Ihr Vertrag sollte mindestens Folgendes festlegen:
- Ob eine Rücklage gilt. Nicht jeder Vertrag benötigt eine.
- Den maximalen Prozentsatz. Ein typischer Bereich liegt zwischen 15 % und 25 %. Über 25 % zu gehen ist ungewöhnlich und wird Agenten und erfahrenen Autoren Stirnrunzeln bereiten.
- Welche Formate und Kanäle die Rücklage abdeckt. Seien Sie spezifisch. „Gedruckte Ausgaben, die über Groß- und Fachhandelsvertrieb verkauft werden" ist viel besser als „alle Verkäufe."
- Den Freigabezeitplan. Geben Sie klar an, wann und wie einbehaltene Beträge ausgezahlt werden. Zum Beispiel: „Rücklagen werden spätestens vier Lizenzgebührenzeiträume nach dem Zeitraum freigegeben, in dem sie einbehalten wurden."
Ohne einen definierten Freigabezeitplan riskieren Sie, Geld auf unbestimmte Zeit zu halten, was sowohl unfair als auch rechtlich fragwürdig ist. Ihr Vertrag ist die Grundlage Ihrer Lizenzgebührenbeziehung mit jedem Rechteinhaber, und Klarheit hier verhindert Probleme später. Wenn Sie Ihre Lizenzgebührenbedingungen aufbauen, behandelt unser Artikel über Autorenabzüge bei Lizenzgebühren andere gängige Einbehaltungsszenarien, die Sie berücksichtigen sollten.
Wie man Rücklagen den Autoren mitteilt
Auch mit klarer Vertragssprache werden Autoren Fragen haben, wenn sie sehen, dass Geld von ihrer Lizenzgebührenabrechnung einbehalten wird. Proaktive Kommunikation macht den großen Unterschied.
Erklären Sie den Zweck von Anfang an. Wenn Sie einen neuen Autor unter Vertrag nehmen, gehen Sie mit ihm die Rücklageklausel durch und erklären Sie, warum sie existiert. Die meisten Autoren verstehen das Konzept, wenn Sie es in einfachen Worten erklären: „Buchläden können unverkaufte Exemplare zurückgeben, und wenn das geschieht, nachdem wir Sie bezahlt haben, verlieren wir beide."
Zeigen Sie es auf der Abrechnung. Ihre Lizenzgebührenabrechnung sollte die Rücklage deutlich als separate Position aufschlüsseln. Autoren sollten genau sehen können, wie viel einbehalten wird und wie viel aus vorherigen Zeiträumen freigegeben wird. Transparenz ist alles.
Überprüfen Sie die Quote regelmäßig. Wenn ein Titel zwei Jahre lang gedruckt war und die Retouren auf 5 % stabilisiert haben, gibt es keinen Grund, weiterhin 20 % zu halten. Passen Sie die Rücklagequote an die tatsächlichen Rückgabemuster an. Ihre Autoren werden das bemerken und zu schätzen wissen.
Wann Rücklagen freigegeben werden
Der Zeitpunkt der Rücklagenfreigabe hängt von den Rücksendungsmustern für jeden Titel und Kanal ab. Hier sind einige praktische Richtlinien.
Standard-Freigabefenster: zwei bis vier Lizenzgebührenzeiträume. Die meisten Retouren erfolgen innerhalb von sechs bis zwölf Monaten nach dem ursprünglichen Verkauf. Wenn Sie vierteljährliche Lizenzgebühren haben, schützt das Halten von Rücklagen für zwei bis vier Quartale gegen die meisten Rücksendungsrisiken.
Reduzieren Sie die Quote im Laufe der Zeit. Ein neuer Titel könnte in seinem ersten Jahr eine 25 % Rücklage rechtfertigen. Im zweiten Jahr könnten Sie auf 15 % reduzieren. Wenn der Titel im dritten Jahr ein stabiles Verkaufsmuster aufweist, könnten Sie die Quote auf 5 % reduzieren oder die Rücklage ganz streichen.
Geben Sie vollständig frei, wenn ein Titel nicht mehr gedruckt wird oder nur noch als POD verfügbar ist. Wenn es keine mehr verückbaren Bestände im Kanal gibt, gibt es kein Rücksendungsrisiko. Geben Sie jeden verbleibenden Rücklagensaldo bei der nächsten Lizenzgebührenzahlung frei.
Wie Royalties HQ dies handhabt
Royalties HQ bietet Ihnen die Tools, um Retouren und einbehaltene Lizenzgebühren sauber zu verwalten. Wenn Retouren von Ihren Distributoren eingehen, können Sie diese als negative Lizenzgebührenpositionen in Ihren Verkaufsdaten erfassen, wobei zurückgegebene Einheiten und Erstattungsbeträge separat von positiven Verkäufen verfolgt werden. Das System verarbeitet diese während der Lizenzgebührenlaufzeiten, sodass Retouren die jedem Rechteinhaber geschuldeten Lizenzgebühren automatisch reduzieren. Sie können genau sehen, wie Retouren in der Dokumentation zu Retouren und verlustbringenden Verkäufen verwaltet werden.
Für Autoren, die Ihren Mindestauszahlungsschwellwert noch nicht erreicht haben, unterstützt Royalties HQ auch einbehaltene Lizenzgebühren, die auf der Kontoabrechnung des Rechteinhabers fortgeführt werden. In Kombination mit dem Vertragssystem, das es Ihnen ermöglicht, genaue Lizenzgebührenregeln für jeden Rechteinhaber und jedes Produkt zu definieren, haben Sie vollständige Kontrolle darüber, wie Zahlungen berechnet und wann sie freigegeben werden.
Das Fazit
Rücklagen gegen Retouren sind ein legitimes und notwendiges Instrument für unabhängige Verleger, die gedruckte Bücher über traditionelle Kanäle vertreiben. Aber sie müssen durchdacht angewendet werden. Nutzen Sie sie dort, wo Rücksendungsrisiken real sind, verzichten Sie darauf, wo es nicht der Fall ist, setzen Sie klare Bedingungen in Ihre Verträge und kommunizieren Sie offen mit Ihren Autoren. Wenn Sie das richtig machen, schützen Sie Ihren Cashflow, ohne die Beziehungen zu beschädigen, die Ihr Verlagsprogramm ermöglichen.
Weitere Informationen zur Strukturierung Ihres Lizenzgebühren-Workflows finden Sie in unserem Kompletten Leitfaden zur Verwaltung von Lizenzgebühren.
