Cet article fait partie de notre Guide complet de la gestion des redevances.
Vous avez un très bon trimestre. Les rapports de ventes sont excellents. Vous traitez les redevances et payez vos auteurs rapidement. Puis, trois mois plus tard, une vague de retours arrive. Les librairies ont renvoyé l’inventaire invendu à votre distributeur, et ces ventes sur lesquelles vous avez déjà payé les redevances ? Elles sont annulées. Vous êtes maintenant déficitaire, et récupérer cet argent auprès des auteurs est maladroit au mieux et destructeur pour la relation au pire.
C’est exactement le problème que les réserves pour retours sont conçues pour résoudre.
Qu’est-ce qu’une réserve pour retours ?
Une réserve pour retours est un pourcentage des redevances gagnées que vous, l’éditeur, conservez temporairement au lieu de le payer. Le montant retenu agit comme un tampon contre la possibilité que certaines des ventes d’une période donnée soient ultérieurement retournées par les détaillants.
Voici un exemple simple. Supposons qu’un auteur gagne 1 000 $ en redevances pour le trimestre et que votre contrat spécifie une réserve de 20 % pour retours. Vous paieriez 800 $ maintenant et conserveriez 200 $ en réserve. Si des retours arrivent au cours de la période suivante, vous les compensez avec la réserve. S’il n’y en a pas, vous versez les 200 $ à l’auteur dans un paiement futur.
Le concept est simple, mais savoir quand les réserves sont appropriées, quelle taille elles doivent avoir et quand les libérer nécessite plus de réflexion.
Quand les réserves ont du sens
Les réserves sont plus pertinentes pour les livres imprimés vendus par la distribution traditionnelle en librairie. Dans ce modèle, les détaillants commandent des stocks en retour possible. Si les livres ne se vendent pas, le détaillant les renvoie au distributeur, et le distributeur déduit la valeur de votre prochain paiement. Les taux de retour dans l’édition commerciale peuvent varier de 15 % à 40 % selon le titre, le genre et la saison.
Si vous distribuez des livres imprimés par le biais de grossistes comme Ingram ou par le biais d’un distributeur traditionnel qui approvisionne les magasins physiques, les retours sont un facteur réel et récurrent. Une réserve vous protège contre le paiement de redevances sur des revenus qui pourraient s’évaporer.
Les périodes de lancement sont particulièrement risquées. Les détaillants sur-commandent souvent pour un nouveau titre, surtout s’il y a du buzz marketing. Les rapports de ventes initiaux sont impressionnants, mais une part importante de ces « ventes » peut revenir sous forme de retours dans les trois à six mois. Fixer une réserve plus élevée pour les deux ou trois premières périodes de redevances après la publication est une pratique courante et sensée.
Quand les réserves ne sont pas appropriées
Tous les canaux de vente ne comportent pas de risque de retour, et l’application de réserves où elles ne sont pas nécessaires frustrera vos auteurs.
Les livres électroniques n’ont pas de retours (avec de rares exceptions pour de brèves fenêtres de retour sur certaines plateformes). Il n’y a pas d’inventaire physique à renvoyer, donc il n’y a aucune raison de retenir les redevances sur les ventes de livres électroniques.
Les titres d’impression à la demande (PAD) ne sont imprimés qu’après qu’un client les commande. Il n’y a pas de stock spéculatif sur les étagères attendant d’être retourné. Les ventes en PAD sont essentiellement définitives, et les réserves ne doivent pas s’appliquer. C’est l’une des nombreuses raisons pour lesquelles les éditeurs sont de plus en plus attirés par les modèles PAD.
Les ventes directes de votre propre site Web ou lors d’événements sont également définitives. Le client a acheté le livre directement auprès de vous. Il n’y a pas d’intermédiaire pour traiter un retour à travers votre chaîne de distribution.
Si vous souhaitez télécharger notre guide gratuit, il couvre les différences financières entre ces canaux de vente plus en détail.
Le principe clé est simple : n’appliquez des réserves que là où il existe un vrai risque de retour. Les réserves généralisées sur tous les formats et canaux sont injustes et éroderont la confiance des auteurs. Pour en savoir plus sur ce que les auteurs attendent de leurs éditeurs, consultez notre article sur ce que les auteurs veulent dans leurs relevés de redevances.
Bien formuler la langue du contrat
Votre accord d’édition doit explicitement traiter des réserves. Un langage vague crée des litiges. Au minimum, votre contrat doit préciser :
- Si une réserve s’applique. Pas tous les contrats en ont besoin.
- Le pourcentage maximum. Une plage typique est de 15 % à 25 %. Dépasser 25 % est inhabituel et lèvera des sourcils chez les agents et les auteurs expérimentés.
- Quels formats et canaux la réserve couvre. Soyez précis. « Les éditions imprimées vendues par la distribution de gros et commerciale » est bien mieux que « toutes les ventes ».
- Le calendrier de libération. Énoncez clairement quand et comment les montants réservés seront payés. Par exemple, « les réserves seront libérées au plus tard quatre périodes de redevances après la période au cours de laquelle elles ont été retenues ».
Sans un calendrier de libération défini, vous risquez de retenir l’argent indéfiniment, ce qui est à la fois injuste et juridiquement questionnable. Votre contrat est la base de votre relation de redevances avec chaque titulaire de droits, et la clarté ici prévient les problèmes à l’avenir. Si vous élaborez vos conditions de redevances, notre article sur les déductions de redevances d’auteur couvre d’autres scénarios de retenue courants que vous devez tenir en compte.
Comment communiquer les réserves aux auteurs
Même avec un langage de contrat clair, les auteurs auront des questions quand ils verront de l’argent retenu de leur relevé de redevances. La communication proactive fait toute la différence.
Expliquez l’objectif d’avance. Quand vous engagez un nouvel auteur, parcourez la clause de réserve avec lui et expliquez pourquoi elle existe. La plupart des auteurs comprennent le concept une fois que vous le formulez en termes simples : « Les librairies peuvent retourner les copies invendues, et si cela se produit après que nous vous ayons payé, nous perdons tous les deux. »
Affichez-le sur le relevé. Vos relevés de redevances doivent clairement énumérer la réserve comme une ligne séparée. Les auteurs doivent être en mesure de voir exactement combien est retenu et combien des périodes précédentes est libéré. La transparence est tout.
Examinez le taux régulièrement. Si un titre est en impression depuis deux ans et que les retours se sont stabilisés à 5 %, il n’y a aucune justification pour continuer à conserver 20 %. Ajustez le taux de réserve pour refléter les modèles de retour réels. Vos auteurs le remarqueront et l’apprécieront.
Quand libérer les réserves
Le calendrier de libération des réserves dépend des modèles de retour pour chaque titre et canal. Voici quelques lignes directrices pratiques.
Fenêtre de libération standard : deux à quatre périodes de redevances. La plupart des retours se produisent dans les six à douze mois suivant la vente initiale. Si vous traitez les redevances trimestriellement, conserver les réserves pendant deux à quatre trimestres couvre la majorité du risque de retour.
Réduisez le taux au fil du temps. Un nouveau titre pourrait justifier une réserve de 25 % sa première année. À la deuxième année, vous pouviez descendre à 15 %. À la troisième année, si le titre a un modèle de vente stable, vous pourriez réduire à 5 % ou éliminer complètement la réserve.
Libérez complètement quand un titre devient épuisé ou ne passe qu’à PAD. S’il n’y a plus de stock retournable dans le canal, il n’y a pas de risque de retour. Libérez tout solde de réserve restant lors du prochain paiement de redevances.
Comment Royalties HQ gère cela
Royalties HQ vous donne les outils pour gérer proprement les retours et les redevances retenues. Quand des retours arrivent de vos distributeurs, vous pouvez les enregistrer comme des lignes de redevances négatives dans vos données de ventes, avec des unités retournées et des montants de remboursement suivis séparément des ventes positives. Le système les traite lors des exécutions de redevances afin que les retours réduisent automatiquement les redevances dues à chaque titulaire de droits. Vous pouvez voir exactement comment les retours sont traités dans la documentation des retours et ventes générant des pertes.
Pour les auteurs qui n’ont pas encore atteint votre seuil de paiement minimum, Royalties HQ prend également en charge les redevances retenues qui se reportent sur le relevé de compte du titulaire de droits. Combiné avec le système de contrat qui vous permet de définir des règles de redevances précises pour chaque titulaire de droits et produit, vous avez un contrôle total sur la façon dont les paiements sont calculés et quand ils sont libérés.
Le fond du problème
Les réserves pour retours sont un outil légitime et nécessaire pour les éditeurs indépendants distribuant des livres imprimés par des canaux traditionnels. Mais elles doivent être appliquées réfléchissement. Utilisez-les là où le risque de retour est réel, ignorez-les où il ne l’est pas, mettez des termes clairs dans vos contrats et communiquez ouvertement avec vos auteurs. Bien faire cela, et vous protégez votre flux de trésorerie sans endommager les relations qui font fonctionner votre programme d’édition.
Pour plus d’informations sur la structuration de votre flux de travail de redevances, lisez notre Guide complet de la gestion des redevances.
