Tämä artikkeli on osa Kuninkaallisten maksujen hallintaa käsittelevää kattavaa opasta.
Käytät QuickBooks Onlinea kustantamoyhtiösi talouden hoitamiseen. Laskut, kulut, palkanlaskenta, verovalmistelu. Se hoitaa kaiken hyvin. Mutta kun rojaltikausi koittaa, asiat muuttuvat epäselviksi. Kirjailijapalautukset eivät sovi perusteellisesti QuickBooksin oletuskategorioihin, ja rojalttisitoumusten pakottaminen yleiseen ostovelkojen työnkulkuun aiheuttaa sekaannusta, joka pahenee jokaisen jakson myötä.
Hyvä uutinen on, että QuickBooks Online pystyy käsittelemään kirjojen rojaltteja tehokkaasti, kun se on asetettu oikein. Temppu on tietää, missä royalti-ohjelmiston vastuualue päättyy ja missä kirjanpito-ohjelmiston alkaa.
Royalti-ohjelmiston paikka työnkulussa
Ennen kuin syvennyt QuickBooksin asetuksiin, on hyödyllistä ymmärtää työnjaon periaatteet. Royalti-ohjelmistot hoitavat laskemisen ja raportoinnin. Kirjanpito-ohjelmistot hoitavat rahat.
Erityinen rojalti-työkalu, kuten Royalties HQ, ottaa myyntitietosi vastaan, soveltaa sopimuksen ehtoja ja rojalttikorkoja, seuraa ennakkoja ja vähennyksiä, ja tuottaa kaksi kriittistä tulosta: rojalttilausunnot kirjailijoillesi ja laskut kirjanpito-järjestelmälle. Se on laskenta- ja lausunto-kerros.
QuickBooks istuu toisella puolella. Se kirjaa velkaasi, seuraa milloin maksat, ja pitää kirjasi siisteinä verokauteen asti. Se on rahoituksen kirjaus- ja maksukerros. Yritysten painostaminen QuickBooksiin tekemään itse rojalttilaskelmia, kirjaustoistein ja mukautetuilla kaavoilla, on polku kohti virheitä ja hukkaan mennyttä aikaa.
Kahden järjestelmän välinen työnkulku on yksinkertainen: ajaa rojalttisi rojaltti-ohjelmistossasi, vie laskut, ja tuo ne QuickBooksiin. Sieltä eteenpäin QuickBooks ottaa vastuun maksujen käsittelystä ja kirjanpidosta.
Aseta tilikarttasi
QuickBooksin oletuskelvaton tilikartta ei sisällä rojalttitulojen tai kirjailijapalautusten kategorioita. Haluat lisätä muutaman tilin asioiden järjestämiseksi.
Tuloille luo tili nimeltään “Rojalti-tulot” (tai “Kustantamon tuotot myynnistä”) Tulo-tilin tyypin alaisuuteen. Tänne kirjaat jakelijan maksut Amazonin KDP:stä, Ingram:ista ja muista myyntikanavista. Jos haluat enemmän yksityiskohtia, voit luoda alatilejä jokaiselle jakelujalle, mutta se on vapaaehtoista.
Kuluille luo tili nimeltään “Rojalti-kulut” (tai “Kirjailijoiden rojalttimaksut”) Myytyjen tavaroiden kustannuksiin. Rojalttit ovat suora kustannus tuotteille, jotka myyt, joten COGS on sopiva luokittelu. Tämä pit��ä bruttokatteitasi tarkkana ja antaa sinulle selkeän kuvan siitä, kuinka paljon kustakin myynnin dollarista menee oikeuksien haltijoille verrattuna kustantamosi toimintaan.
Veloille harkitse tiliä nimeltään “Rojalttien maksettava” muiden lyhytaikaisten velkojen alaisuuteen. Tämä seuraa määrää, jonka olet velkaa kirjailijoille rojaltin ajon jälkeen, mutta ennen kuin olet lähettänyt maksuja. Se on erityisen hyödyllinen, jos rojalttien laskemisen ja niiden maksamisen välillä on aikaväli.
Aseta oikeuksien haltijat toimittajiksi
QuickBooksissa kirjailijoillasi ja muilla oikeuksien haltijoilla pitäisi olla asema toimittajina, ei asiakkaina. Tämä saattaa tuntua vastoin intuitiota, koska ajattelet kirjailijoita kumppaneiksi, mutta kirjanpidon näkökulmasta he ovat toimittajia. He toimittavat aineettoman omaisuuden, joka tuottaa tulojasi, ja maksat heille siitä.
Jokaiselle oikeuksien haltijalle luo toimittajarekisteri heidän oikealla nimellä, osoitteella, sähköpostilla ja maksutiedoilla. Jos keräät W-9-lomakkeita (ja sinun pitäisi kerätä ne kaikilta Yhdysvalloissa asuvalta oikeuksien haltijalta, joka ansaitsee yli $600 vuodessa), merkitse TIN turvalliseen paikkaan. QuickBooks voi luoda 1099-lomakkeita vuoden lopussa toimittajillesi, mikä säästää merkittävän määrän aikaa verokaudella.
Käytä johdonmukaista nimeämistä. Toimittajan nimi QuickBooksissa tulisi vastata rojalti-ohjelmistossasi olevan oikeuksien haltijan nimeä täysin. Tämä tekee CSV-tuonnista vaivattoman ja eliminoi manuaalisen yhdistämisen tuontiprosessin aikana.
Tuo laskut rojalti-ohjelmistostasi
Tässä kaksi järjestelmää yhdistyvät. Kun olet suorittanut royalti-ajon ja luonut laskut rojalti-ohjelmistossasi, viet nämä laskut CSV-tiedostona. Royalties HQ:ssa tämä on yksinkertainen prosessi minkä tahansa rojalti-ajon Bills-välilehdestä. CSV sisältää yhden rivin jokaista oikeuksien haltijaaa kohti laskun määrällä ja yhteystiedoilla.
Tuontiin QuickBooks Onlinessa:
- Vie laskut CSV rojalti-ohjelmistostasi.
- QuickBooksissa siirry Banking- tai Transactions-osioon ja käytä laskujen tuontitoimintoa.
- Kartoita CSV-sarakkeet QuickBooksin kenttiin (toimittajan nimi, määrä, eräpäivä, viittenumero).
- Tarkista tuodut laskut ja vahvista.
Jokainen tuotu lasku näkyy ostovelkamerkintänä, joka on sidottu oikeaan toimittajaan. Laskun viittenumeron tulisi sisältää rojalti-kauden (esimerkiksi “Q4-2025”), jotta voit helposti jäljittää minkä tahansa maksun tiettyyn royalti-ajoon.
Jos hallitset suurempaa luetteloa, lataa ilmainen oppaamme saadaksesi yksityiskohtaisemman läpikäynnin kustantamo-talousvirtojen asettamisesta.
Maksa kirjailijoille QuickBooks Bill Paylla tai Meliolla
Kun laskut ovat QuickBooksissa, sinun on tosiasiassa lähetettävä rahat. Tässä joukkokäsittelyn työkalut säästävät tunteja manuaalista työtä.
QuickBooks Bill Pay antaa sinun valita useita laskuja ja maksaa ne kaikki kerralla ACH:n kautta. Maksut virtaavat suoraan pankkitililtäsi, ja QuickBooks merkitsee automaattisesti jokaisen laskun maksetuksi ja kirjaa tapahtuman. ACH-siirrot ovat halpoja, tyypillisesti alle $1 maksua kohti, ja rahat saapuvat yhdessä kolmeen arkipäivään.
Melio on toinen hyvä vaihtoehto, joka integroituu QuickBooksiin. Se tarjoaa ilmaisia ACH-maksuja ja puhdasta käyttöliittymää joukkokäsittelylle. Voit synkronoida QuickBooks-laskusi Melioon, hyväksyä ne joukoittain ja lähettää maksuja poistumatta alustalta. Melio synkronoi sitten maksutilan takaisin QuickBooksiin niin, että kirjanpitosi pysyy ajantasaisena.
Kummallakin tavalla pääetu on sama: ei uudelleen kirjoitamista maksumääristä. Luvut virtaavat rojalti-ohjelmistostasi QuickBooksiin maksutyökaluun ilman manuaalista tietojen syöttöä missään vaiheessa. Syvemmän katsauksen joukkokäsittelyn vaihtoehtoihin saat oppaastamme joukkokäsittelyn rojalttimaksuista.
Pidä rojalti-tilisi siistinä
Jos ajat rojalttimaksuja QuickBooksin kautta, harkitse tämän työnkulun yhdistämistä erillisen rojalti-pankkitilin kanssa. Talleta kaikki jakelutulot rojalti-tilille, maksa kirjailijoille siitä, sitten siirrä kustantamon osuus toimintotilillesi.
Tämä tekee täsmäytyksen QuickBooksissa lähes vaivattomaksi. Jokainen tapahtuma rojalti-tilillä liittyy rojaltteihin, joten ei ole tarvetta suodattaa tai kategorisoida sekoittuneita tapahtumia. QuickBooksin pankkisyötteen kyseiselle tilille tulee puhdas royalti-pääkirja.
Ennakoiden ja vähennysten käsittely
Yksi alue, jossa kustantajat joskus eksyvät, on rojalttien vasta ennakot. Kun maksat kirjailijoille ennakkoa, kirjaa se QuickBooksissa maksuiksi Rojalttien maksettava -velkojen tilille (tai prepaid-omaisuudeksi, riippuen kirjanpitäjän mieltymyksestä). Rojalti-ohjelmistosi seuraa ennakko-saldoa ja vähentää automaattisesti ansaitut rojalttit sitä vastaan joka jakso.
Rojalti-ohjelmistostasi viedyt laskut heijastavat jo ennakkojen takaisin ottamista. Jos kirjailija ansaitsi $2000 rojalteissa, mutta hänellä on vielä $1500 takaisinsaantamatta, lasku näyttää $500. Sinun ei tarvitse tehdä ennakkolaskelmia QuickBooksissa. Vain tuo ja maksa laskujen summat sellaisina kuin ne ovat.
Virtaviivainen työnkulku
Kun kaikki on asetettu, neljännesvuosittainen (tai puolivuosittainen) royalti-prosessisi näyttää tältä:
- Tuo myyntitiedot rojalti-ohjelmistoosi ja aja rojalttilaskelmat.
- Luo laskut ja vie CSV.
- Tuo laskut CSV QuickBooksiin.
- Tarkista ja hyväksy laskut QuickBooksissa tai maksun työkalussa.
- Lähetä joukkoon ACH-maksuja.
- QuickBooks kirjaa maksut ja kirjanpitosi on ajan tasalla.
Koko prosessi “royalti-ajo valmis” -tilasta “maksut lähetetty” -tilaan voi kestää alle tunnin, vaikka olisi kymmeniä oikeuksien haltijoita. Ei manuaalisia laskelmia, ei uudelleen kirjoitettuja summia, ei täsmäytysongelmia. Rojalti-ohjelmistosi käsittelee korkojen, jakamisen ja vähennysten monimutkaisuuden. QuickBooks käsittelee rahat. Jokainen työkalu tekee sen, mikä sille parhaiten sopii.
Lisätietoja rojaltti-työnkulun järjestämisestä löytyy Kuninkaallisten maksujen hallintaa käsittelevästä kattavasta oppaastamme.
