Tento článek je součástí našeho Úplného průvodce správou autorských honorářů.
Používáte QuickBooks Online ke správě financí vaší nakladatelské společnosti. Faktury, výdaje, mzdy, příprava daní. Zvládá to vše dobře. Ale když přijde sezóna autorských honorářů, věci se stávají nejasné. Platby autorům se dobře nevejdou do výchozích kategorií QuickBooks a snaha zařadit povinnosti související s honoráři do obecného pracovního postupu účtů k úhradě vytváří zmatek, který se každé období zhoršuje.
Dobrou zprávou je, že QuickBooks Online může efektivně zpracovávat honoráře za knihy, jakmile jej nastavíte s správnou strukturou. Trik spočívá v tom, vědět, kde končí software pro správu honorářů a kde začíná software pro účetnictví.
Kde se software pro správu honorářů vejde do pracovního postupu
Před ponořením se do nastavení QuickBooks je užitečné pochopit dělbu práce. Software pro správu honorářů zvládá výpočty a reporting. Software pro účetnictví spravuje finance.
Dedikovaný nástroj pro správu honorářů, jako je Royalties HQ, importuje vaše prodejní data, aplikuje podmínky smluv a sazby honorářů, sleduje zálohy a srážky a produkuje dva důležité výstupy: příkazy o honorářích pro vaše autory a faktury pro váš účetní systém. Jedná se o výpočetní vrstvu a vrstvu pro tvorbu výkazů.
QuickBooks se umísťuje na druhé straně. Zaznamená, co dlužíte, sleduje, kdy to zaplatíte, a udržuje vaše knihy čisté pro daňové období. Jedná se o vrstvu finančních záznamů a plateb. Pokus nutit QuickBooks, aby sám prováděl výpočty honorářů pomocí deníkových záznamů a vlastních vzorců, je cestou k chybám a vyplýtvanému času.
Pracovní postup mezi oběma je jednoduchý: proveďte výpočty honorářů v software pro správu honorářů, exportujte faktury a importujte je do QuickBooks. Odtud QuickBooks převezme zpracování plateb a vedení účetnictví.
Nastavte si účetní osnovu
Výchozí účetní osnova QuickBooks neobsahuje kategorie pro příjmy z honorářů nebo platby autorům. Budete chtít přidat několik účtů, abyste měli vše organizované.
Pro příjmy vytvořte účet s názvem “Příjmy z honorářů” (nebo “Vydavatelský příjem z prodeje”) pod typem účtu Příjmy. Zde zaznamenáváte platby od distributorů z Amazon KDP, Ingram a dalších prodejních kanálů. Pokud chcete větší podrobnost, můžete vytvořit podúčty pro každého distributora, ale to není povinné.
Pro výdaje vytvořte účet s názvem “Výdaj na honoráře” (nebo “Platby autorských honorářů”) v Nákladech na prodané zboží. Honoráře jsou přímými náklady na produkty, které prodáváte, takže COGS je vhodná klasifikace. To udržuje vaši hrubou marži přesnou a dává vám jasný obraz o tom, kolik z každého prodejního dolaru jde na držitele práv versus vaši vydavatelskou činnost.
Pro pasiva zvažte účet s názvem “Splatné honoráře” v Ostatních krátkodobých závazcích. To sleduje částku, kterou dlužíte autorům po spuštění honorářů, ale před tím, než jste skutečně zaslali platby. Je to zvláště užitečné, pokud existuje mezera mezi výpočtem honorářů a jejich zaplacením.
Nastavte držitele práv jako dodavatele
V QuickBooks by měli být vaši autoři a ostatní držitelé práv nastaveni jako dodavatelé, ne jako zákazníci. To se může zdát neintuitivní, protože na autory myslíte jako na partnery, ale z účetního hlediska jsou to dodavatelé. Poskytují intelektuální majetek, který generuje vaše příjmy, a vy je za něj zaplatíte.
Pro každého držitele práv vytvořte záznam dodavatele s jejich právním jménem, poštovní adresou, e-mailem a údaji o platbě. Pokud shromažďujete formuláře W-9 (a měli byste to dělat pro každého amerického držitele práv, který ročně vydělá více než 600 dolarů), poznamenejte si IČO na bezpečném místě. QuickBooks může na konci roku generovat 1099 formuláře pro vaše dodavatele, což vám ušetří značný čas během daňové sezóny.
Používejte konzistentní pojmenování. Jméno dodavatele v QuickBooks by mělo přesně odpovídat názvu držitele práv v software pro správu honorářů. To činí importy CSV bezproblémovými a eliminuje ruční shodu během procesu importu.
Importujte faktury z software pro správu honorářů
Zde se oba systémy propojují. Po dokončení spuštění honorářů a vygenerování faktur v software pro správu honorářů exportujete tyto faktury jako soubor CSV. V Royalties HQ se jedná o proces jedním kliknutím z Karty Faktury v jakémkoli spuštění honorářů. CSV obsahuje jeden řádek na držitele práv s částkou faktury a kontaktními údaji.
Import do QuickBooks Online:
- Exportujte CSV faktury z software pro správu honorářů.
- V QuickBooks přejděte do sekce Banking nebo Transactions a použijte funkci importu pro faktury.
- Mapujte sloupce CSV na pole QuickBooks (jméno dodavatele, částka, splatnost, referenční číslo).
- Zkontrolujte importované faktury a potvrďte je.
Každá importovaná faktura se zobrazí jako záznam účtů k úhradě vázaný na správného dodavatele. Referenční číslo faktury by mělo obsahovat období honorářů (například “Q4-2025”), aby jste mohli snadno sledovat jakoukoli platbu zpět k určitému spuštění honorářů.
Pokud spravujete větší katalog, stáhněte si náš bezplatný průvodce pro podrobnější návod k nastavení pracovních postupů finančních operací vaší nakladatelny.
Zaplaťte autorům pomocí QuickBooks Bill Pay nebo Melio
Jakmile máte factury v QuickBooks, musíte skutečně poslat peníze. Tady nástroje pro hromadné platby ušetří spoustu ruční práce.
QuickBooks Bill Pay vám umožňuje vybrat několik faktur a zaplatit je všechny najednou přes ACH. Platby tekou přímo z vašeho bankovního účtu a QuickBooks automaticky označí každou fakturu jako zaplacenou a zaznamenává transakci. ACH transfery jsou levné, obvykle méně než 1 dolar na platbu, a prostředky dorazí do jednoho až tří pracovních dnů.
Melio je další silná možnost, která se integruje s QuickBooks. Nabízí bezplatné ACH platby a čisté rozhraní pro hromadné zpracování. Můžete synchronizovat své faktury QuickBooks do Melio, schválit je v hromadě a odeslat platby bez opuštění platformy. Melio pak synchronizuje stav platby zpět do QuickBooks, aby vaše knihy zůstaly aktuální.
Tak či onak, hlavní přínos je stejný: žádné přepisování částek plateb. Čísla plynou z software pro správu honorářů do QuickBooks do nástroje pro platby bez ručního vstupu dat v jakémkoli kroku. Podrobnější pohled na možnosti hromadných plateb najdete v našem průvodci hromadnými platbami honorářů.
Udržujte svůj účet honorářů čistý
Pokud provozujete platby honorářů přes QuickBooks, zvažte spárování tohoto pracovního postupu se samostatným bankovním účtem pro honoráře. Vkládejte všechny příjmy distributorů na účet honorářů, plaťte autory z něj a poté převeďte vydavatelský podíl na svůj operační účet.
To činí odsouhlasení v QuickBooks téměř bez námahy. Každá transakce na účtu honorářů je související s honoráři, takže není potřeba filtrovat nebo kategorizovat smíšené transakce. Váš QuickBooks bankovní kanál pro tento účet se stává čistou knihou honorářů.
Řešení záloh a srážek
Jedna oblast, kde se vydavatelé někdy zaplétají, je zálohy na honoráře. Když zaplatíte autorovi zálohu, zaznamenejte ji v QuickBooks jako platbu proti účtu Splatné honoráře (nebo jako aktivum s předplacením, v závislosti na preferencích vašeho účetního). Váš software pro správu honorářů bude sledovat zůstatek zálohy a automaticky odečte vydělané honoráře proti ní každé období.
Faktury exportované z software pro správu honorářů již odrážejí vratnost záloh. Pokud autor vydělal 2 000 dolarů na honorářích, ale stále má 1 500 dolarů nevráceno, faktura bude ukazovat 500 dolarů. Nemusíte dělat matematiku záloh v QuickBooks. Prostě importujte a zaplaťte částky na fakturách, jak jsou.
Zjednodušený pracovní postup
Když je vše nastaveno, váš čtvrtletní (nebo pololetní) proces honorářů vypadá takto:
- Importujte prodejní data do software pro správu honorářů a spusťte výpočty honorářů.
- Vygenerujte faktury a exportujte CSV.
- Importujte CSV faktury do QuickBooks.
- Zkontrolujte a schvalte faktury v QuickBooks nebo vašem nástroji pro platby.
- Odešlete hromadné ACH platby.
- QuickBooks zaznamená platby a vaše knihy jsou aktuální.
Celý proces od “spuštění honorářů dokončeno” do “platby odeslány” může trvat méně než hodinu, dokonce i s desítkami držitelů práv. Žádné ruční výpočty, žádné přepisované částky, žádné problémy s odsouhlasením. Váš software pro správu honorářů zvládá složitost sazeb, rozdělení a srážek. QuickBooks spravuje peníze. Každý nástroj dělá, co dělá nejlépe.
Další informace o strukturování pracovního postupu honorářů naleznete v našem Úplném průvodci správou autorských honorářů.
