이 글은 로열티 관리 완벽 가이드의 일부입니다.
QuickBooks Online을 사용하여 출판사의 재무를 관리하고 있습니다. 송장, 비용, 급여, 세금 준비. 모든 것을 잘 처리합니다. 하지만 로열티 시즌이 되면 상황이 복잡해집니다. 저자 지급액이 기본 QuickBooks 카테고리에 깔끔하게 맞지 않으며, 로열티 의무를 일반적인 지급 계정 워크플로에 억지로 집어넣으려고 하면 매 기간마다 쌓여가는 혼동을 야기합니다.
다행히 QuickBooks Online은 올바른 구조로 설정하면 도서 로열티를 효과적으로 처리할 수 있습니다. 비결은 로열티 소프트웨어가 끝나는 지점과 회계 소프트웨어가 시작되는 지점을 아는 것입니다.
워크플로에서 로열티 소프트웨어의 역할
QuickBooks 설정을 시작하기 전에 업무 분담을 이해하는 것이 도움이 됩니다. 로열티 소프트웨어는 계산과 보고를 담당합니다. 회계 소프트웨어는 자금을 담당합니다.
Royalties HQ와 같은 전문 로열티 도구는 판매 데이터를 수집하고, 계약 조건과 로열티율을 적용하며, 선금과 공제를 추적하고, 두 가지 중요한 출력을 생성합니다: 저자를 위한 로열티 명세서와 회계 시스템용 청구서입니다. 이것은 계산 및 명세서 계층입니다.
QuickBooks는 반대편에 있습니다. 귀사가 지급해야 할 금액을 기록하고, 지급 시점을 추적하며, 세금 신고 시간에 장부를 깨끗하게 유지합니다. 이것은 재무 기록 및 지급 계층입니다. QuickBooks에서 저널 항목과 사용자 정의 수식을 사용하여 로열티 계산을 직접 수행하려고 하는 것은 오류와 시간 낭비로 이어지는 길입니다.
두 시스템 간의 워크플로는 간단합니다: 로열티 소프트웨어에서 로열티를 실행하고, 청구서를 내보낸 후, QuickBooks로 가져옵니다. 그 이후로는 QuickBooks가 지급 처리 및 부기를 담당합니다.
계정 차트 설정
기본 QuickBooks 계정 차트에는 로열티 수입 또는 저자 지급을 위한 카테고리가 포함되어 있지 않습니다. 정리된 상태를 유지하기 위해 몇 가지 계정을 추가하려고 할 것입니다.
수입의 경우, 수입 계정 유형 아래에 “Royalty Income”(또는 “Publisher Revenue from Sales”)이라는 계정을 만듭니다. 이것은 Amazon KDP, Ingram 및 기타 판매 채널에서 유통사 결제를 기록하는 곳입니다. 더 자��히 알고 싶으시면 각 유통사별로 하위 계정을 만들 수 있지만, 이는 선택 사항입니다.
비용의 경우, 매출원가 아래에 “Royalty Expense”(또는 “Author Royalty Payments”)라는 계정을 만듭니다. 로열티는 판매하는 제품의 직접 원가이므로 COGS가 적절한 분류입니다. 이는 총 이윤을 정확하게 유지하고 판매 수익의 얼마나 많은 부분이 권리자에게 가고 얼마나 많은 부분이 출판 사업에 가는지를 명확하게 보여줍니다.
부채의 경우, 기타 유동 부채 아래에 "Royalties Payable"이라는 계정을 고려해봅시다. 이는 로열티 실행 후이지만 실제로 지급을 보내기 전에 저자에게 지급할 금액을 추적합니다. 로열티 계산과 실제 지급 사이에 간격이 있는 경우 특히 유용합니다.
저자를 벤더로 설정
QuickBooks에서 저자와 기타 권리자는 고객이 아닌 벤더로 설정되어야 합니다. 저자를 파트너로 생각하기 때문에 직관에 맞지 않을 수 있지만, 회계 관점에서는 공급자입니다. 수익을 창출하는 지적 재산을 공급하며, 이에 대해 대금을 지급합니다.
각 권리자에 대해 법적 이름, 우편 주소, 이메일 및 지급 상세 정보가 포함된 벤더 기록을 만듭니다. W-9 양식을 수집하는 경우(연간 $600 이상을 버는 미국 기반 권리자의 경우 수집해야 함), TIN을 안전한 위치에 기록합니다. QuickBooks는 연말에 벤더에 대한 1099를 생성할 수 있으므로 세금 시즌 중 상당한 시간을 절약할 수 있습니다.
일관된 이름 지정을 사용하세요. QuickBooks의 벤더 이름은 로열티 소프트웨어의 권리자 이름과 정확히 일치해야 합니다. 이렇게 하면 CSV 가져오기가 원활해지고 가져오기 프로세스 중에 수동 일치 작업이 제거됩니다.
로열티 소프트웨어에서 청구서 가져오기
여기가 두 시스템이 연결되는 지점입니다. 로열티 실행을 완료하고 로열티 소프트웨어에서 청구서를 생성한 후, 이를 CSV 파일로 내보냅니다. Royalties HQ에서는 모든 로열티 실행의 Bills 탭에서 원클릭으로 처리됩니다. CSV에는 권리자당 한 행이 청구서 금액 및 연락처 세부 정보와 함께 포함됩니다.
QuickBooks Online으로 가져오려면:
- 로열티 소프트웨어에서 청구서 CSV를 내보냅니다.
- QuickBooks에서 은행 또는 거래 섹션으로 이동하여 청구서용 가져오기 기능을 사용합니다.
- CSV 열을 QuickBooks 필드에 매핑합니다(벤더 이름, 금액, 기한, 참조 번호).
- 가져온 청구서를 검토하고 확인합니다.
각 가져온 청구서는 올바른 벤더에 연결된 지급 계정 항목으로 표시됩니다. 청구서 참조 번호에는 로열티 기간(예: “Q4-2025”)이 포함되어야 하므로 모든 지급을 특정 로열티 실행으로 쉽게 추적할 수 있습니다.
더 큰 카탈로그를 관리하는 경우, 무료 가이드를 다운로드하여 출판 재무 워크플로 설정에 대한 더 자세한 설명을 확인하세요.
QuickBooks Bill Pay 또는 Melio를 사용하여 저자에게 지급
청구서가 QuickBooks에 들어오면 실제로 돈을 보내야 합니다. 이것이 일괄 지급 도구가 수 시간의 수작업을 절약하는 지점입니다.
QuickBooks Bill Pay를 사용하면 여러 청구서를 선택하고 ACH를 통해 한 번에 모두 지급할 수 있습니다. 지급액은 은행 계좌에서 직접 흐르고 QuickBooks는 자동으로 각 청구서를 지급으로 표시하고 거래를 기록합니다. ACH 송금은 저렴하며 일반적으로 지급당 $1 미만이고 자금은 1~3 영업일 내에 도착합니다.
Melio는 QuickBooks와 통합되는 또 다른 훌륭한 옵션입니다. 무료 ACH 지급과 일괄 처리용 깔끔한 인터페이스를 제공합니다. QuickBooks 청구서를 Melio에 동기화하고, 일괄적으로 승인하며, 플랫폼을 떠나지 않고 지���을 보낼 수 있습니다. 그러면 Melio는 지급 상태를 QuickBooks로 다시 동기화하여 장부가 최신 상태로 유지됩니다.
어느 쪽이든 주요 이점은 동일합니다: 지급 금액을 다시 입력하지 않습니다. 번호는 로열티 소프트웨어에서 QuickBooks로, 지급 도구로 흐르며 어떤 단계에서도 수동 데이터 입력 없이 처리됩니다. 일괄 지급 옵션에 대한 심층적인 내용은 일괄 로열티 지급에 대한 가이드를 참조하세요.
로열티 계정을 깨끗하게 유지
QuickBooks를 통해 로열티 지급을 실행하는 경우, 이 워크플로를 별도의 로열티 은행 계좌와 쌍으로 사용하는 것을 고려해봅시다. 모든 유통사 수익을 로열티 계좌에 입금하고, 저자에게 지급한 후, 출판사의 몫을 운영 계좌로 이체합니다.
이렇게 하면 QuickBooks의 조정이 거의 무리 없이 진행됩니다. 로열티 계좌의 모든 거래는 로열티 관련이므로 혼합 거래를 필터링하거나 분류할 필요가 없습니다. 해당 계좌에 대한 QuickBooks 은행 피드는 깨끗한 로열티 원장이 됩니다.
선금 및 공제 처리
출판사가 때때로 걸려드는 한 가지 영역은 로열티 선금입니다. 저자에게 선금을 지급할 때, QuickBooks에서 Royalties Payable 부채 계정에 대한 지급으로 기록하거나(또는 회계사의 선호도에 따라 선불 자산으로), 이를 기록합니다. 로열티 소프트웨어는 선금 잔액을 추적하고 각 기간마다 자동으로 획득한 로열티를 차감합니다.
로열티 소프트웨어에서 내보낸 청구서는 이미 선금 회수를 반영합니다. 저자가 로열티 $2,000을 획득했지만 여전히 $1,500이 회수되지 않았다면, 청구서는 $500을 표시합니다. QuickBooks에서 선금 계산을 할 필요가 없습니다. 청구서 금액을 그대로 가져와서 지급하면 됩니다.
간소화된 워크플로
모든 것이 설정되면 분기별(또는 반기별) 로열티 프로세스는 다음과 같습니다:
- 판매 데이터를 로열티 소프트웨어로 가져오고 로열티 계산을 실행합니다.
- 청구서를 생성하고 CSV를 내보냅니다.
- 청구서 CSV를 QuickBooks로 가져옵니다.
- QuickBooks 또는 지급 도구에서 청구서를 검토하고 승인합니다.
- 일괄 ACH 지급을 보냅니다.
- QuickBooks가 지급을 기록하고 장부가 최신 상태로 유지됩니다.
수십 명의 권리자가 있더라도 "로열티 실행 완료"에서 "지급 발송"까지의 전체 프로세스는 1시간 미만으로 걸릴 수 있습니다. 수동 계산 없음, 다시 입력된 금액 없음, 조정 문제 없음. 로열티 소프트웨어는 요금, 분할 및 공제의 복잡성을 처리합니다. QuickBooks는 돈을 처리합니다. 각 도구는 최고의 일을 합니다.
로열티 워크플로 구조화에 대한 자세한 내용은 로열티 관리 완벽 가이드를 읽어보세요.
