Ten artykuł jest częścią naszego Kompletnego Przewodnika po Zarządzaniu Tanttemami.
Jeśli publikujesz na rynkach międzynarodowych, konwertujesz waluty w każdym okresie rozliczeniowym tantiem. Amazon płaci ci w EUR za sprzedaż w Niemczech, Lightning Source wysyła GBP za sprzedaż w Wielkiej Brytanii, a każdą płatność trzeba przeliczyć na walutę wydawcy, zanim będziesz mógł obliczyć, ile jesteś winien swoim autorom. Większość wydawców robi to ręcznie, a większość z nich traci pieniądze z tego powodu. Nie w dramatyczny, oczywisty sposób, ale w małych, uporczywych błędach, które nawarstwiają się w czasie.
Problem „jaki kurs?"
Kursy wymiany poruszają się stale. Kurs EUR/USD 1 marca może wynosić 1,085. Do 15 marca może być 1,092. Do czasu, gdy dystrybutor faktycznie przeprowadzi konwersję płatności, może być 1,088. Kiedy więc siadasz, aby przeliczyć partię sprzedaży europejskiej na dolary, jaki kurs używasz?
Większość wydawców wybiera kurs z gdzieś rozsądnie. Może to kurs z dnia, w którym przetwarzają tantema, lub średnia miesięczna ze strony finansowej, lub cokolwiek Google pokazuje, gdy wpiszesz „EUR na USD". Problem polega na tym, że żaden z tych kursów nie jest kursem, który faktycznie zastosowano do twoich pieniędzy.
Twój dystrybutor przeliczy sprzedaż w EUR na USD na określony dzień, używając określonego kursu. Twój bank może zastosować nieco inny kurs przy odbiorze środków. Kurs, który wyszukałeś, to trzecia liczba. Masz teraz trzy różne wersje prawdy, a arkusz kalkulacyjny tantiem odzwierciedla tę, którą właśnie przypadkiem znalazłeś.
Jak małe błędy się nawarstwiają
Błąd 0,5% przy pojedynczej konwersji walutowej brzmi trywialnie. Na płatności EUR w wysokości 10 000 USD to 50 USD. Denerwujące, ale do przeżycia. Teraz pomnóż to przez rzeczywistość międzynarodowo rozpowszechnianego katalogu.
Powiedzmy, że otrzymujesz płatności w pięciu walutach każdego kwartału. Każda waluta ma swoją konwersję, a każda konwersja niesie ze sobą małą błąd w jedną lub drugą stronę. Niektóre błędy się zniosą, ale wiele nie, ponieważ uprzedzenia w ręcznej konwersji są systematyczne, a nie losowe. Jeśli konsekwentnie szukasz kursów kilka dni po konwersji dystrybutora, konsekwentnie otrzymasz nieco inną liczbę.
W ciągu pełnego roku wydawca przetwarzający 200 000 USD w sprzedaży międzynarodowej z ��rednim błędem konwersji 0,5% stoi przed około 1000 USD niewyjaśnionej rozbieżności. To 1000 USD, które nie odpowiada Twoim wyciągom bankowymi, których nie możesz z pewnością przypisać żadnemu konkretnemu autorowi, i który będziesz spędzać godziny próbując zreconcilować.
W przypadku większych katalogów lub wydawców pracujących w większej liczbie walut liczby rosną proporcjonalnie. Błąd 1% na 500 000 USD w sprzedaży międzynarodowej to 5000 USD rozbieżności, którą musisz wyjaśnić swojemu księgowemu, autorom lub obu.
Luka w reconciliacji
Rzeczywisty koszt ręcznej konwersji walutowej to nie tylko kwota błędów. To luka w reconciliacji między obliczonymi tantami a rzeczywistymi wpłatami na twoje konto bankowe.
Gdy konwertujesz sprzedaż przy użyciu wyszukanego kursu wymiany, twój całkowity przychód po konwersji prawie nigdy nie będzie się zgadzać z płatością, którą faktycznie otrzymałeś. Różnica może wynosić 30 USD na jedną płatność i 150 USD na drugą. Te luki gromadzą się na twoim koncie i tworzą dwa problemy.
Po pierwsze, nie możesz stwierdzić, czy rozbieżność to błąd zaokrąglenia konwersji, czy rzeczywisty błąd w danych sprzedaży. Czy otrzymałeś mniej niż oczekiwano, ponieważ kurs wymiany był nieco inny, czy dlatego, że dystrybutor Ci zawinął 50 jednostek? Gdy każda płatność ma małą niewyjaśnioną różnicę, tracisz zdolność do wykrywania rzeczywistych błędów.
Po drugie, oświadczenia tantiemów twoich autorów nie będą się zgadzać z twoimi dochodami. Jeśli autor kiedykolwiek poprosi cię o przejście przez matematykę ich sprzedaży międzynarodowej, trafisz do punktu, gdzie liczby się nie zgadzają. Ta rozmowa podkopuje zaufanie, nawet jeśli rzeczywisty wpływ na ich płatność jest mały.
Ukryty koszt czasu
Poza błędami finansowymi ręczna konwersja walutowa jest znacznym pochłaniaczem czasu. Każdego okresu musisz wyszukać kursy dla każdej waluty, zastosować je do każdej partii sprzedaży, a następnie spróbować dowiedzieć się, dlaczego sumy nie odpowiadają twoim wyciągom bankowymi.
Wydawcy, którzy zarządzają tanttemami w Excelu, często utrzymują oddzielne tabele kursów lub arkusze konwersji. Dodają kolejną warstwę formuł, które mogą się zepsuć, kolejny zestaw komórek, które można przypadkowo nadpisać, i kolejną rzecz, którą zna tylko jedna osoba w biurze.
Jeśli chcesz zrozumieć pełny zakres współczesnego zarządzania tanttemami, pobierz nasz bezpłatny przewodnik, aby uzyskać kompleksowy przegląd.
Jak Royalties HQ to rozwiązuje
Royalties HQ całkowicie eliminuje ręczną konwersję walutową, używając modelu reconciliacji opartego na dochodzie. Zamiast wyszukiwać kursy wymiany, mówisz systemowi, ile faktycznie otrzymałeś od dystrybutora w walucie wydawcy. RHQ następnie łączy tę płatność z odpowiednią partią sprzedaży i automatycznie oblicza kurs wymiany.
Oto jak to wygląda w praktyce. Dystrybutor wysyła ci raport sprzedaży w EUR i płatność 10 850 USD. Importujesz raport sprzedaży, rejestrujesz płatność dochodu i łączysz te dwa elementy. RHQ dzieli płatność przez sumę EUR, aby wyprowadzić rzeczywisty kurs wymiany, a następnie stosuje go do każdej linii sprzedaży w partii. Przekonwertowana suma dokładnie odpowiada twojemu wpłatowi bankowemu, ponieważ została wyprowadzona z twojego wpłatu bankowego.
W przypadku sprzedaży już w walucie wydawcy nie jest potrzebna płatność dochodu. RHQ obsługuje to automatycznie. W przypadku ujemnych partii spowodowanych zwrotami system wyszukuje kurs wymiany na koniec miesiąca sprzedaży i pozwala ci dostosować datę, jeśli zajdzie taka potrzeba.
Rezultatem jest to, że twoje obliczenia tantiem zawsze wiążą się z rzeczywistymi pieniędzmi. Nie ma luk w reconciliacji, niedopasowań czasowych i arkuszy pełnych wyszukiwań kursów wymiany, które mogą, ale nie muszą odzwierciedlać rzeczywistość. Aby uzyskać głębszy wgląd w to, jak konwersja oparta na dochodzie działa w wielu walutach, zobacz nasz artykuł na temat konwersji tantiem w wielu walutach.
Przestań zgadywać kursy wymiany
Ręczna konwersja walutowa jest jednym z tych procesów, które wydają się łatwe do zarządzania, dopóki nie spojrzysz na skumulowany koszt. Błędy są wystarczająco małe, aby można je było ignorować indywidualnie, ale wystarczająco duże, aby mieć znaczenie w ciągu roku. Czas spędzony na ściganiu luk w reconciliacji to czas, który możesz poświęcić na publikowanie. A deficyt zaufania z autorami, którzy zauważą, że matematyka się nie zgadza, jest trudniejszy do skwantyfikowania, ale równie realny.
Rozwiązaniem nie jest znalezienie lepszego źródła kursu wymiany ani bardziej ostrożne działanie z arkuszem kalkulacyjnym. Rozwiązaniem jest całkowite usunięcie niepewności poprzez reconciliację względem dochodu, który faktycznie otrzymałeś.
