Tämä artikkeli on osa Täydellisestä opasta rojaltienhallintaan.
Jos julkaiset kansainvälisesti, muunnat valuuttoja joka rojaltikauden. Amazon maksaa sinulle EUR:ia saksalaisista myynneistä, Lightning Source lähettää GBP:tä Yhdistyneen kuningaskunnan myynneistä, ja jokainen maksu on muutettava julkaisijasi valuutaksi ennen kuin voit laskea, mitä olet velkaa kirjoittajillesi. Useimmat kustantajat käsittelevät tämän manuaalisesti, ja useimmat heistä menettävät rahaa sen takia. Ei dramaattisesti tai ilmeisesti, vaan pieninä, jatkuvina virheissä, jotka kasautuvat ajan mittaan.
“Mikä päivämäärä?” -ongelma
Valuuttakurssit liikkuvat jatkuvasti. EUR/USD-kurssi 1. maaliskuuta saattaa olla 1,085. 15. maaliskuuta se voisi olla 1,092. Siihen mennessä kun jakelijasi todella muuntaa maksun, se voisi olla 1,088. Joten kun istuit alas muuntaaksesi joukon eurooppalaisia myyntejä dollareiksi, mitä kurssia käytät?
Useimmat kustantajat valitsevat kurssin jostain järkevältä paikalta. Ehkä kurssi siltä päivältä, kun he käsittelevät rojalteita, tai kuukausittainen keskiarvo rahoitussivustolta, tai mitä tahansa Google näyttää kun he kirjoittavat “EUR to USD”. Ongelma on, että mikään näistä kursseista ei ole kurssi, joka tosiasiassa sovellettiin rahoihisi.
Jakelijasi muunsi EUR-myynneistä USD:ksi tietyllä päivämäärällä tiettyä kurssia käyttäen. Pankkisi on saattanut soveltaa hieman erilaista kurssia vastaanottaessaan varat. Kurssi, jonka etsit, on täysin eri numero. Sinulla on nyt kolme eri versiota totuudesta, ja rojalttitaulukkosi heijastaa sitä, kumpi niistä sattuivat ottamaan.
Kuinka pienet virheet kasautuvat
0,5 prosentin virhe yksittäisessä valuutanmuunnoksessa kuulostaa vähäpätöiseltä. 10 000 EUR:n maksulla se on 50 dollaria. Ärsyttävää, mutta siedettävää. Nyt kerro se kansainvälisesti jaetun kataloogin todellisuuden yli.
Oletetaan, että vastaanotat maksuja viidessä valuutassa joka neljännes. Jokaisella valuutalla on oma muunnoksensa, ja jokaisella muunnoksella on pieni virhe yhteen tai toiseen suuntaan. Jotkut virheet kumoavat toisensa, mutta monet eivät, koska manuaalisen muunnoksen poikkeamat ovat yleensä järjestelmällisiä eikä satunnaisia. Jos etsit jatkuvasti kurseja muutaman päivän jälkeen kuin jakelijasi muuntaa, saat jatkuvasti hieman erilaisen numeron.
Koko vuoden aikana kustantaja, joka käsittelee 200 000 dollaria kansainvälisessä myynnissä 0,5 prosentin muunnosvirheen kanssa, katsoo noin 1 000 dollariin selittämättömästä vaihtelusta. Se on 1 000 dollaria, joka ei vastaa pankkitiliotteita, jota et voi luottavaisesti liittää mihinkään tiettyyn kirjoittajaan, ja jonka kanssa vietät tunteja rekonsilioimisen yrityksessä.
Suuremmille kataloogeille tai kustantajille, jotka työskentelevät useammissa valuutoissa, numerot kasvavat suhteellisesti. 1 prosentin virhesuhde 500 000 dollarin kansainvälisessä myynnissä on 5 000 dollaria vaihtelua, joka sinun on selitettävä kirjanpitäjällesi, kirjoittajillesi tai molemmille.
Rekonsiliointivaje
Manuaalisen valuutanmuunnoksen todellinen kustannus ei ole vain virheiden dollarimäärä. Se on rekonsiliointivaje laskettujen rojalteesi ja todellisten pankkitalletuksesi välillä.
Kun muunnat myyntiä haetulla valuuttakurssilla, muunnettu kokonaistulosi ei lähes koskaan vastaa samaansa maksua. Ero voisi olla 30 dollaria yhdessä maksusta ja 150 dollaria toisessa. Nämä vaot kasautuvat tileillesi, ja ne luovat kaksi ongelmaa.
Ensinnäkin et voi kertoa, onko poikkeama muunnoskerroin virhe vai todellinen virhe myyntitiedoissasi. Piditkö vähemmän kuin odotit, koska valuuttakurssi oli hieman erilainen, vai koska jakelijasi lyhyesti sinulle 50 yksikköä? Kun jokaisella maksulla on pieni selittämätön ero, menetät kyvyn havaita oikeita virheitä.
Toiseksi kirjoittajain rojalttilaskelmat eivät täsmää tuloihisi. Jos kirjoittaja pyytää sinua kävelemään läpi matematiikka hänen kansainvälisistä myynneistään, törmäät pisteeseen, jossa numerot eivät aivan täsmää. Tämä keskustelu heikentää luottamusta, vaikka todellinen vaikutus heidän maksuunsa olisi pieni.
Piilevä aikakulutus
Rahoitusviraheitten lisäksi manuaalinen valuutanmuunnos on merkittävä aikakuluttaja. Jokaisen kauden aikana sinun on etsittävä kurssit jokaiselle valuutalle, sovellettava ne jokaiseen myyntierään, ja sen jälkeen yritettävä selvittää, miksi kokonaismäärät eivät vastaa pankkitalletuksiasi.
Kustantajat, jotka hallitsevat rojalteita Excelissä, ylläpitävät usein erillisiä kurssitaulukoita tai muunnostyökirjoja. Nämä lisäävät toisen kaavan kerroksen, joka voi rikkoutua, toisen soluesarjan, joka voidaan vahingossa ylikirjoittaa, ja toisen asian, jonka tietää vain yksi ihminen toimistossa.
Jos haluat ymmärtää nykyaikaisen rojaltienhallinnon koko laajuuden, lataa ilmainen opas kattavaa läpikäyntiä varten.
Kuinka Royalties HQ käsittelee tämän
Royalties HQ eliminoi manuaalisen valuutanmuunnoksen kokonaan käyttämällä tuloperustaista rekonsiliointimallia. Sen sijaan, että etsisit valuuttakursseja, kerrot järjestelmälle, kuinka paljon tosiasiassa sait jakelijaltasi julkaisijasi valuutassa. RHQ yhdistää sitten kyseisen maksun vastaavaan myyntierään ja laskee muuntokurssin automaattisesti.
Näin se näyttää käytännössä. Jakelijasi lähettää sinulle myyntiraportin EUR:issa ja 10 850 dollarin maksun. Tuot myyntiraportin, kirjaat tulomaksun ja yhdistät nämä kaksi. RHQ jakaa maksun EUR-kokonaismäärällä saadakseen todellisen valuuttakurssin, sitten soveltaa sen jokaiseen myyntiriville erässä. Muunnettu kokonaismäärä vastaa pankkitalletuksesi täsmälleen, koska se johdettiin pankkitalletuksestasi.
Myyntiin, jotka ovat jo julkaisijasi valuutassa, tulomaksua ei tarvita. RHQ käsittelee nämä automaattisesti. Palautuksista johtuville negatiivisille erille järjestelmä etsii valuuttakurssin myyntikuukauden lopussa ja antaa sinun säätää päivämäärää tarvittaessa.
Tuloksena rojalttilaskelmat sidotaan aina todelliseen rahaan. Ei ole rekonsiliointivajeita, ei ajoituspoikkeamia, ei taulukoita täynnä valuuttakursseja, jotka voivat tai eivät vastaa todellisuutta. Syvemmästä katsauksesta siihen, kuinka tuloperustainen muunnos toimii useiden valuuttojen yli, katso artikkeli monivaluuttainen rojaltimuunnos.
Lopeta arvaus valuuttakursseista
Manuaalinen valuutanmuunnos on yksi niistä prosesseista, joka tuntuu hallittavalta, kunnes katsot kumulatiivista kustannusta. Virheet ovat pieniä tarpeeksi jättää huomiotta yksittäin, mutta tarpeeksi suuria siihen, että sillä on väliä vuoden mittaan. Aika, joka kuluu rekonsiliointivajen jahtaamiseen, on aika, jonka voit käyttää julkaisemiseen. Ja luottamuksellinen alijäämä kirjoittajien kanssa, jotka huomaavat, että matematiikka ei aivan täsmää, on vaikeampaa mitata mutta yhtä todellista.
Ratkaisu ei ole paremman valuuttakurssien lähteen löytäminen tai huolellisempi taulukon käsittely. Ratkaisu on poistaa arvaus kokonaan rekonsilioimalla tosiasiassa saamasi tulot.
