Cet article fait partie de notre Guide complet de la gestion des redevances.
Si vous publiez à l’international, vous convertissez des devises à chaque période de redevances. Amazon vous paie en EUR pour les ventes allemandes, Lightning Source envoie du GBP pour les ventes au Royaume-Uni, et chaque paiement doit être converti dans votre devise d’éditeur avant de pouvoir calculer ce que vous devez à vos auteurs. La plupart des éditeurs gèrent cela manuellement, et la plupart d’entre eux perdent de l’argent à cause de cela. Pas de manière dramatique et évidente, mais par de petites erreurs persistantes qui s’accumulent au fil du temps.
Le problème du « quelle date ? »
Les taux de change bougent constamment. Le taux EUR/USD le 1er mars pourrait être de 1,085. Le 15 mars, il pourrait être de 1,092. Au moment où votre distributeur convertit réellement le paiement, il pourrait être de 1,088. Donc quand vous vous asseyez pour convertir un lot de ventes européennes en dollars, quel taux utilisez-vous ?
La plupart des éditeurs choisissent un taux d’une source raisonnable. Peut-être le taux du jour où ils traitent les redevances, ou une moyenne mensuelle d’un site financier, ou ce que Google affiche quand ils tapent « EUR vers USD ». Le problème est qu’aucun de ces taux n’est le taux réellement appliqué à votre argent.
Votre distributeur a converti vos ventes en EUR en USD à une date spécifique en utilisant un taux spécifique. Votre banque a peut-être appliqué un taux légèrement différent en recevant les fonds. Le taux que vous avez cherché est un troisième nombre entièrement différent. Vous avez maintenant trois versions différentes de la vérité, et votre feuille de calcul de redevances reflète celle que vous aviez simplement décidé de prendre.
Comment les petites erreurs s’accumulent
Une erreur de 0,5 % sur une seule conversion de devise semble triviale. Sur un paiement EUR de 10 000 $, c’est 50 $. Ennuyeux mais supportable. Multipliez cela maintenant par la réalité d’un catalogue distribué internationalement.
Disons que vous recevez des paiements dans cinq devises chaque trimestre. Chaque devise a sa propre conversion, et chaque conversion porte une petite erreur dans un sens ou dans l’autre. Certaines erreurs s’annuleront, mais beaucoup ne le feront pas, car les biais de la conversion manuelle ont tendance à être systématiques plutôt qu’aléatoires. Si vous regardez constamment les taux quelques jours après que votre distributeur convertisse, vous obtiendrez constamment un nombre légèrement différent.
Au cours d’une année complète, un éditeur traitant 200 000 $ de ventes internationales avec une erreur de conversion moyenne de 0,5 % fait face à environ 1 000 $ d’écarts inexpliqués. C’est 1 000 $ qui ne correspond pas à vos relevés bancaires, que vous ne pouvez pas attribuer en toute confiance à un auteur spécifique, et que vous passerez des heures à essayer de réconcilier.
Pour des catalogues plus importants ou des éditeurs travaillant dans plus de devises, les chiffres augmentent proportionnellement. Un taux d’erreur de 1 % sur 500 000 $ de ventes internationales représente 5 000 $ d’écarts que vous devez expliquer à votre comptable, à vos auteurs, ou aux deux.
L’écart de réconciliation
Le vrai coût de la conversion manuelle de devises n’est pas seulement le montant en dollars des erreurs. C’est l’écart de réconciliation entre vos redevances calculées et vos dépôts bancaires réels.
Quand vous convertissez les ventes en utilisant un taux de change cherché, votre revenu converti total ne correspondra presque jamais au paiement que vous avez réellement reçu. La différence pourrait être de 30 $ sur un paiement et de 150 $ sur un autre. Ces écarts s’accumulent dans vos comptes, et ils créent deux problèmes.
D’abord, vous ne pouvez pas dire si une divergence est une erreur d’arrondi de conversion ou une véritable erreur dans vos données de ventes. Avez-vous reçu moins que prévu parce que le taux de change était légèrement différent, ou parce que votre distributeur vous a manqué 50 unités ? Quand chaque paiement a une petite différence inexpliquée, vous perdez la capacité à détecter les véritables erreurs.
Deuxièmement, les relevés de redevances de vos auteurs ne correspondront pas à vos revenus. Si un auteur vous demande jamais de parcourir les calculs sur ses ventes internationales, vous arriverez à un point où les chiffres ne correspondent pas tout à fait. Cette conversation érode la confiance, même si l’impact réel sur leur paiement est petit.
Le coût caché du temps
Au-delà des erreurs financières, la conversion manuelle de devises est une perte de temps importante. À chaque période, vous devez chercher les taux pour chaque devise, les appliquer à chaque lot de ventes, puis essayer de comprendre pourquoi les totaux ne correspondent pas à vos dépôts bancaires.
Les éditeurs qui gèrent les redevances dans Excel maintiennent souvent des tableaux de taux séparés ou des feuilles de calcul de conversion. Ceux-ci ajoutent une autre couche de formules qui peuvent se casser, un autre ensemble de cellules qui peuvent être accidentellement écrasées, et une autre chose qu’une seule personne au bureau sait comment maintenir.
Si vous voulez comprendre l’étendue complète de ce qu’est la gestion moderne des redevances, téléchargez notre guide gratuit pour une explication complète.
Comment Royalties HQ gère cela
Royalties HQ élimine complètement la conversion manuelle de devises en utilisant un modèle de réconciliation basé sur les revenus. Au lieu de chercher les taux de change, vous dites au système combien vous avez réellement reçu de votre distributeur dans votre devise d’éditeur. RHQ relie ensuite ce paiement au lot de ventes correspondant et calcule automatiquement le taux de change.
Voici à quoi cela ressemble en pratique. Votre distributeur vous envoie un rapport de ventes en EUR et un paiement de 10 850 $. Vous importez le rapport de ventes, enregistrez le paiement de revenu, et reliez les deux. RHQ divise le paiement par le total EUR pour dériver le taux de change réel, puis l’applique à chaque ligne de vente du lot. Le total converti correspond exactement à votre dépôt bancaire, car il a été dérivé de votre dépôt bancaire.
Pour les ventes déjà dans votre devise d’éditeur, aucun paiement de revenu n’est nécessaire. RHQ gère cela automatiquement. Pour les lots négatifs causés par les retours, le système cherche le taux de change à la fin du mois des ventes et vous permet d’ajuster la date si nécessaire.
Le résultat est que vos calculs de redevances correspondent toujours à de l’argent réel. Il n’y a pas d’écarts de réconciliation, pas de décalages temporels, et pas de feuilles de calcul pleines de recherches de taux de change qui peuvent ou non refléter la réalité. Pour un examen approfondi de la manière dont la conversion basée sur les revenus fonctionne dans plusieurs devises, consultez notre article sur la conversion multi-devise des redevances.
Arrêtez de deviner les taux de change
La conversion manuelle de devises est l’un de ces processus qui semble gérable jusqu’à ce que vous examiniez le coût cumulatif. Les erreurs sont suffisamment petites pour être ignorées individuellement, mais assez grandes pour avoir de l’importance au cours d’une année. Le temps consacré à résoudre les écarts de réconciliation est du temps que vous pourriez consacrer à l’édition. Et le déficit de confiance auprès des auteurs qui remarquent que les calculs ne correspondent pas exactement est plus difficile à quantifier mais tout aussi réel.
La solution n’est pas de trouver une meilleure source de taux de change ou d’être plus prudent avec votre feuille de calcul. La solution est d’éliminer complètement les suppositions en réconciliant par rapport aux revenus que vous avez réellement reçus.
