Dieser Artikel ist Teil unseres Complete Guide to Royalty Management.
Wenn Sie international publizieren, konvertieren Sie bei jeder Lizenzgebührenperiode Währungen. Amazon bezahlt Sie in EUR für deutsche Verkäufe, Lightning Source sendet GBP für britische Verkäufe, und jede Zahlung muss in Ihre Verlags-währung konvertiert werden, bevor Sie berechnen können, was Sie Ihren Autoren schulden. Die meisten Verlage handhaben dies manuell, und die meisten von ihnen verlieren Geld dabei. Nicht auf dramatische, offensichtliche Weise, sondern durch kleine, hartnäckige Fehler, die sich im Laufe der Zeit aufaddieren.
Das „Welches Datum?"-Problem
Wechselkurse bewegen sich ständig. Der EUR/USD-Kurs am 1. März könnte 1,085 sein. Am 15. März könnte er 1,092 sein. Bis Ihr Distributor die Zahlung tatsächlich konvertiert, könnte er 1,088 sein. Wenn Sie sich also hinsetzen, um einen Stapel europäischer Verkäufe in Dollar zu konvertieren, welchen Kurs verwenden Sie?
Die meisten Verlage wählen einen Kurs aus, der irgendwo vernünftig ist. Vielleicht der Kurs am Tag der Lizenzgebührenverarbeitung, oder ein Monatsdurchschnitt von einer Finanz-Website, oder was auch immer Google anzeigt, wenn Sie „EUR to USD" eingeben. Das Problem ist, dass keiner dieser Kurse der Kurs ist, der tatsächlich auf Ihr Geld angewendet wurde.
Ihr Distributor hat Ihre EUR-Verkäufe an einem bestimmten Datum mit einem bestimmten Kurs in USD konvertiert. Ihre Bank hat möglicherweise einen leicht anderen Kurs angewendet, wenn die Gelder eingegangen sind. Der Kurs, den Sie recherchiert haben, ist eine dritte Zahl ganz. Sie haben jetzt drei verschiedene Versionen der Wahrheit, und Ihr Lizenzgebühren-Spreadsheet spiegelt diejenige wider, die Sie zufällig gegriffen haben.
Wie sich kleine Fehler aufaddieren
Ein Fehler von 0,5% bei einer einzelnen Währungskonvertierung klingt trivial. Bei einer EUR-Zahlung von 10.000 USD sind das 50 USD. Lästig, aber zu bewältigen. Multiplizieren Sie das jetzt mit der Realität eines international verteilten Katalogs.
Sagen Sie, dass Sie jedes Quartal Zahlungen in fünf Währungen erhalten. Jede Währung hat ihre eigene Konvertierung, und jede Konvertierung ist mit einem kleinen Fehler in die eine oder andere Richtung behaftet. Einige Fehler heben sich auf, aber viele tun dies nicht, da die Verzerrungen bei manuellen Konvertierungen eher systematisch als zufällig sind. Wenn Sie Kurse durchgehend ein paar Tage nach der Konvertierung durch Ihren Distributor nachschlagen, erhalten Sie durchgehend eine leicht andere Zahl.
Über ein ganzes Jahr hinweg hat ein Verlag, der 200.000 USD in internationalen Verkäufen mit einem durchschnittlichen Konvertierungsfehler von 0,5% verarbeitet, mit etwa 1.000 USD an unerklärter Abweichung zu rechnen. Das ist 1.000 USD, das nicht mit Ihren Kontoauszügen übereinstimmt, das Sie nicht sicher einem bestimmten Autor zuordnen können, und das Sie Stunden damit verbringen werden, abzustimmen.
Für größere Kataloge oder Verlage, die in mehr Währungen arbeiten, wachsen die Zahlen proportional. Ein Fehlersatz von 1% bei 500.000 USD in internationalen Verkäufen sind 5.000 USD Abweichung, die Sie Ihrem Buchhalter, Ihren Autoren oder beiden erklären müssen.
Die Abstimmungslücke
Die echten Kosten der manuellen Währungskonvertierung sind nicht nur der Dollar-Betrag der Fehler. Es ist die Abstimmungslücke zwischen Ihren berechneten Lizenzgebühren und Ihren tatsächlichen Bankeinzahlungen.
Wenn Sie Verkäufe mit einem nachgeschlagenen Wechselkurs konvertieren, entspricht Ihre gesamte konvertierte Einnahme fast nie der Zahlung, die Sie tatsächlich erhalten haben. Der Unterschied könnte bei einer Zahlung 30 USD und bei einer anderen 150 USD sein. Diese Lücken sammeln sich in Ihren Konten an, und sie erzeugen zwei Probleme.
Erstens können Sie nicht sagen, ob eine Diskrepanz ein Konvertierungs-Rundungsfehler oder ein tatsächlicher Fehler in Ihren Verkaufsdaten ist. Haben Sie weniger erhalten als erwartet, weil der Wechselkurs leicht unterschiedlich war, oder weil Ihr Distributor Ihnen 50 Einheiten vorenthalten hat? Wenn jede Zahlung eine kleine unerklärte Differenz hat, verlieren Sie die Fähigkeit, echte Fehler zu erkennen.
Zweitens werden die Lizenzgebührenabrechnung Ihrer Autoren nicht mit Ihren Einnahmen abgeglichen. Wenn ein Autor Sie jemals bittet, die Mathematik bei seinen internationalen Verkäufen durchzugehen, werden Sie an einen Punkt gelangen, an dem die Zahlen nicht ganz aufgehen. Dieses Gespräch untergräbt das Vertrauen, auch wenn die tatsächliche Auswirkung auf ihre Zahlung gering ist.
Die versteckten Zeitkosten
Über die finanziellen Fehler hinaus ist die manuelle Währungskonvertierung ein erhebliches Zeitfass. Jede Periode müssen Sie Kurse für jede Währung nachschlagen, sie auf jeden Verkaufsstapel anwenden und dann versuchen herauszufinden, warum die Summen nicht mit Ihren Bankeinzahlungen übereinstimmen.
Verlage, die Lizenzgebühren in Excel verwalten, unterhalten häufig separate Kurztabellen oder Konvertierungs-Arbeitsblätter. Diese fügen eine weitere Ebene von Formeln hinzu, die unterbrochen werden können, einen weiteren Satz von Zellen, die versehentlich überschrieben werden können, und noch eine andere Sache, die nur eine Person im Büro zu pflegen weiß.
Wenn Sie den vollständigen Umfang des modernen Lizenzgebührenmanagements verstehen möchten, laden Sie unseren kostenlosen Leitfaden herunter, um eine umfassende Anleitung zu erhalten.
Wie Royalties HQ dies handhaben
Royalties HQ eliminiert die manuelle Währungskonvertierung vollständig durch die Verwendung eines einnahmegesteuerten Abstimmungsmodells. Anstatt Wechselkurse nachzuschlagen, teilen Sie dem System mit, wie viel Sie tatsächlich von Ihrem Distributor in Ihrer Verlagswährung erhalten haben. RHQ verknüpft diese Zahlung dann mit dem entsprechenden Verkaufsstapel und berechnet den Wechselkurs automatisch.
So sieht das in der Praxis aus. Ihr Distributor sendet Ihnen einen Verkaufsbericht in EUR und eine Zahlung von 10.850 USD. Sie importieren den Verkaufsbericht, erfassen die Einnahmezahlung und verknüpfen die beiden. RHQ teilt die Zahlung durch die EUR-Summe, um den tatsächlichen Wechselkurs abzuleiten, und wendet ihn dann auf jede Verkaufszeile im Stapel an. Die konvertierte Summe stimmt exakt mit Ihrer Bankeinzahlung überein, da sie von Ihrer Bankeinzahlung abgeleitet wurde.
Bei Verkäufen bereits in Ihrer Verlagswährung ist keine Einnahmezahlung erforderlich. RHQ handhabt diese automatisch. Bei negativen Stapeln, die durch Retouren verursacht werden, sucht das System den Wechselkurs am Ende des Verkaufsmonats auf und ermöglicht es Ihnen, das Datum bei Bedarf anzupassen.
Das Ergebnis ist, dass Ihre Lizenzgebührenberechnungen immer zu echtem Geld zurückführbar sind. Es gibt keine Abstimmungslücken, keine Timing-Abweichungen und keine Tabellen voller Wechselkurs-Nachschlagungen, die möglicherweise die Realität widerspiegeln oder auch nicht. Für einen tieferen Blick auf die Funktionsweise der einnahmegesteuerten Konvertierung über mehrere Währungen hinweg lesen Sie unseren Artikel zur Multi-Währungs-Lizenzgebührenkonvertierung.
Hören Sie auf, bei Wechselkursen zu raten
Die manuelle Währungskonvertierung ist einer dieser Prozesse, die handhabbar wirken, bis Sie sich die kumulativen Kosten ansehen. Die Fehler sind klein genug, um einzeln ignoriert zu werden, aber groß genug, um im Laufe eines Jahres wichtig zu sein. Die Zeit, die für die Verfolgung von Abstimmungslücken aufgewendet wird, ist Zeit, die Sie für das Publishing verwenden könnten. Und der Vertrauensverlust bei Autoren, die bemerken, dass die Mathematik nicht ganz aufgeht, ist schwerer zu quantifizieren, aber genauso real.
Die Lösung liegt nicht darin, eine bessere Wechselkursquelle zu finden oder sorgfältiger mit Ihrem Spreadsheet zu sein. Die Lösung besteht darin, die Vermutungen vollständig zu entfernen, indem Sie gegen die tatsächlich eingegangenen Einnahmen abstimmen.
