Ten artykuł jest częścią naszego Kompleksowego Przewodnika po Zarządzaniu Tantiem.
Jeśli publikujesz zgodnie z kwartalnym harmonogramem tantiem, znasz to uczucie. Styczeń, kwiecień, lipiec lub październik się rozpoczyna, a ty nagle zatapiasz się w plikach sprzedaży, gonisz płatności dystrybutorów i starasz się wysłać zeznania zanim autorzy zaczną pisać e-maile pytając gdzie ich pieniądze. Sezon tantiem nie musi być krizysem. Dzięki prostej liście kontrolnej i niewielkiej dyscyplinie miesięcznej możesz zamienić go w rutynowy proces, który funkcjonuje samodzielnie.
Prawdziwy problem: zostawianie wszystkiego na ostatnią chwilę
Większość wydawnictw nie ma problemów z obliczeniami tantiem, ponieważ proces jest skomplikowany. Mają problemy, ponieważ wszystko się gromadzi na raz. Pliki sprzedaży leżą w skrzynkach odbiorczych przez tygodnie. Dochody wydawnictwa przychodzą, ale nikt nie łączy ich ze właściwą partią sprzedaży. Kiedy nadchodzi sezon tantiem, rozplatajesz trzy miesiące zaniedbanych zadań administracyjnych w jednym stresującym tygodniu.
Rozwiązanie to nie ciężej pracować podczas sezonu tantiem. To rozkładanie 20 minut lekkiej administracji na każdy miesiąc, aby gdy kwartał się zamknie, byłeś gotowy nacisnąć przycisk zamiast szukać rozpaczliwie danych.
Miesięczne nawyki, które eliminują pośpiech
Pomyśl o tym jako o miesięcznej liście kontrolnej higieny tantiem. Zajmuje około 20 minut i oszczędza ci godzin, gdy kwartał się kończy.
- Pobieraj i archiwizuj raporty sprzedaży zaraz po ich otrzymaniu. Nie pozwalaj im leżeć w skrzynce odbiorczej. Przenieś je do zorganizowanej struktury folderów w tym samym tygodniu, w którym je otrzymasz.
- Importuj dane sprzedaży do systemu tantiem niezwłocznie. Czekanie do końca kwartału oznacza jednoczesny import trzech miesięcy plików, co jest momentem, gdy zdarzają się błędy.
- Rejestruj płatności dochodu wydawnictwa zaraz po ich zaksięgowaniu. Kiedy płatność dystrybutora wpada na twoje konto bankowe, zaloguj ją od razu. Jeśli czekasz, zapomnisz, która płatność należy do jakiego okresu sprzedaży.
- Łącz dochód z partiami sprzedaży. To krok, który większość wydawnictw pomija aż do sezonu tantiem, i to ten, który powoduje najwięcej problemów. Powiązanie każdej płatności dochodu wydawnictwa z odpowiednią partią sprzedaży to to, co pozwala systemowi przekonwertować kwoty sprzedaży na walutę wydawnictwa. Rób to zaraz po otrzymaniu płatności, a nigdy nie będziesz mieć do czynienia z zalegością.
- Punktowo sprawdzaj duplikaty importów. Szybkie przeskanowanie każdego miesiąca wyłapie przypadkowe duplikacie przed tym, jak skorumpują cały kwartał danych.
Jeśli pobrać nasz bezpłatny przewodnik, zobaczysz, że te pięć zadań razem zajmuje mniej czasu niż jeden odcinek czego kolwiek obecnie oglądasz.
Przygotowanie przed uruchomieniem: tydzień wcześniej
Gdy kwartał si�� zamknie i jesteś gotowy do przetworzenia, przejdź przez tę listę kontrolną zanim utworzysz run tantiem.
- Potwierdź, że wszystkie pliki sprzedaży są importowane. Sprawdź każdego dystrybutora, z którym pracujesz i zweryfikuj, że jego dane za cały kwartał znajdują się w systemie. Brak nawet jednego pliku oznacza niedokładne zeznania.
- Zweryfikuj, że wszystkie płatności dochodu wydawnictwa są powiązane. Każda partia sprzedaży za kwartał powinna być dopasowana do odpowiedniej płatności dochodu. Niepowiązane partie pojawią się jako ostrzeżenia lub błędy, gdy spróbujesz uruchomić.
- Sprawdź nierozpoznane numery ISBN lub ASIN. Jeśli dodałeś nowe tytuły podczas kwartału, upewnij się, że ich produkty są ustawione w systemie przed przetworzeniem. Nowe tytuły z brakującymi rekordami produktów spowodują alerty.
- Przejrzyj listę tytułów pod kątem prawidłowego typu okresu tantiem. Pamiętaj, że każde uruchomienie tantiem obejmuje jeden typ okresu. Jeśli masz mieszankę tytułów kwartalnych i rocznych, będą przetwarzane w oddzielnych uruchomieniach.
Zrobienie tego prawidłowo z góry to różnica między uruchomieniem tantiem, które trwa 30 minut a takim, które trwa trzy dni rozwiązywania problemów. Aby uzyskać więcej informacji na temat wyboru odpowiedniego okresu tantiem dla twojego katalogu, mamy dedykowany przegląd.
Samo uruchomienie tantiem
Dzięki czystym danym właściwe uruchomienie jest proste.
- Utwórz uruchomienie tantiem dla prawidłowego typu okresu i zakresu dat.
- Przejdź przez kartę listy kontrolnej. To twoja siatka bezpieczeństwa. Zielone ptaszki oznaczają, że możesz przystąpić. Czerwone alerty muszą być rozwiązane zanim system pozwoli na alokację. Żółte ostrzeżenia cię nie zablokują, ale czytaj je uważnie.
- Alokuj tantiem. System bierze każdy wiersz sprzedaży i przypisuje go właściwemu właścicielowi praw na podstawie twoich reguł właściwości. Wynikiem jest zestaw linii tantiem pokazujących, co każdy właściciel praw jest winien, wszystko w walucie wydawnictwa.
- Przejrzyj linie tantiem. Skanuj pod kątem czegokolwiek nieoczekiwanego. Właściciel praw z niezwykle wysokim lub niskim całkowitym jest wart zbadania zanim przejdziesz dalej.
- Generuj rachunki. Każdy rachunek jest zasadniczo fakturą od właściciela praw, pokazującą należną płatność. Przejrzyj kilka losowo, aby potwierdzić, że liczby wyglądają dobrze.
- Generuj zeznania. To są zeznania tantiem PDF, które otrzymają twoi właściciele praw.
Cały proces, od utworzenia uruchomienia do posiadania gotowych zeznań, powinien zająć znacznie mniej niż godzinę, jeśli twoje dane są czysty. To nagroda za te 20-minutowe kontrole miesięczne.
Po uruchomieniu: zamykanie kwartału
Uruchomienie jest gotowe, ale ty jeszcze nie skończyłeś. Te ostateczne kroki wysyłają płatności i utrzymują twoje rejestry w porządku.
- Wyślij zeznania tantiem do właścicieli praw. Po wysłaniu zeznań uruchomienie tantiem się zablokuje i nie będzie można go już edytować, więc dokładnie sprawdź wszystko przed wysłaniem.
- Eksportuj rachunki do systemu rachunkowego. Niezależnie od tego, czy używasz Xero, QuickBooks, czy coś innego, szybki export rachunków utrzymuje bieżący rachunek zobowiązań.
- Przetwórz płatności. Dzięki eksportowanym rachunkom zaplanuj rzeczywiste płatności dla swoich właścicieli praw. Im szybciej zapłacisz po wysłaniu zeznań, tym szczęśliwsi będą twoi autorzy.
- Archiwizuj pliki źródłowe z kwartału. Przenieś surowe raporty sprzedaży i rekordy dochodu do wyraźnie oznaczonego folderu archiwum. Możesz ich potrzebować do audytów lub poprawek później.
Jak Royalties HQ obsługuje to
Royalties HQ zbudowany jest wokół tego dokładnie przepływu. Kiedy tworzysz nowe uruchomienie tantiem, system przewodniczy ci listę kontrolną, która oznacza brakujące produkty i niezgodne dochody zanim będziesz mógł alokować. Nie możesz przypadkowo przetwarzać uruchomienia z niekompletnymi danymi, ponieważ system nie pozwoli ci przejść karty listy kontrolnej, dopóki problemy nie zostaną rozwiązane.
Krok alokacji obsługuje całą matematykę właściwości automatycznie, a zeznania i rachunki są generowane za pomocą jednego kliknięcia. Jeśli opóźniona płatność dystrybutora pojawi się po przetworzeniu już kwartału, uruchomienia catch-up pozwalają ci obsługić to bez powtarzania całego okresu.
Dwadzieścia minut miesięcznie zmienia wszystko
Sezon tantiem jest stresujący tylko wtedy, gdy to pierwsza raz, gdy patrzysz na swoje dane od trzech miesięcy. Wydawnictwa, które spędzają 20 minut każdego miesiąca na archiwizowaniu raportów sprzedaży, łączeniu dochodów i sprawdzaniu duplikatów, stwierdzają, że rzeczywiste uruchomienie tantiem staje się prawie nudne. To jest cel. Nudne oznacza przewidywalne, a przewidywalne oznacza, że twoi autorzy otrzymują dokładne zeznania i czasowe płatności co kwartał.
Schemat jest prosty: pozostań bieżący miesięcznie, zweryfikuj przed uruchomieniem i zamknij czysty po. Rób to cztery razy do roku, a sezon tantiem przestaje być sezonem. To tylko kolejny wtorek.
