Der Leitfaden des unabhängigen Verlags zur Royalty-Saison

Dieser Artikel ist Teil unseres Vollständigen Leitfadens zur Royalty-Verwaltung.

Wenn Sie nach einem vierteljährlichen Royalty-Plan veröffentlichen, kennen Sie dieses Gefühl. Januar, April, Juli oder Oktober kommt heran und plötzlich sind Sie begraben unter Verkaufsdateien, jagen Distributor-Zahlungen hinterher und versuchen, Abrechnungen aus der Tür zu bekommen, bevor Autoren anfangen, E-Mails zu schreiben und zu fragen, wo ihr Geld bleibt. Die Royalty-Saison muss sich nicht wie eine Krise anfühlen. Mit einer einfachen Checkliste und ein wenig monatlicher Disziplin können Sie sie in einen Routineprozess verwandeln, der sich selbst läuft.

Das echte Problem: Alles bis zur Frist aufschieben #

Die meisten Verlage haben Probleme mit Royalty-Berechnungen nicht, weil der Prozess kompliziert ist. Sie haben Probleme, weil alles auf einmal zusammenkommt. Verkaufsdateien sitzen wochenlang in Inboxen. Einnahmen des Verlags kommen herein und niemand verbindet sie mit dem richtigen Verkaufsstapel. Wenn die Royalty-Saison kommt, entknoten Sie drei Monate vernachlässigter Verwaltung in einer stressigen Woche.

Die Lösung ist nicht, während der Royalty-Saison härter zu arbeiten. Es ist, 20 Minuten leichte Verwaltung über jeden Monat zu verteilen, sodass wenn das Quartal endet, Sie bereit sind, auf den Button zu drücken, anstatt nach Daten zu suchen.

Monatliche Gewohnheiten, die die Hektik beseitigen #

Denken Sie daran, dass dies Ihre monatliche Royalty-Hygiene-Checkliste ist. Sie dauert etwa 20 Minuten und spart Ihnen Stunden, wenn das Quartal endet.

• Laden Sie Verkaufsberichte herunter und archivieren Sie sie, sobald sie ankommen. Lassen Sie sie nicht in Ihrer Inbox liegen. Verschieben Sie sie in Ihre organisierte Ordnerstruktur in der gleichen Woche, in der sie ankommen.
• Importieren Sie Verkaufsdaten schnell in Ihr Royalty-System. Zu warten, bis das Ende des Quartals kommt, bedeutet drei Monate Dateien auf einmal zu importieren, was ist, wenn Fehler passieren.
• Verzeichnen Sie Zahlungen der Verlagseinkünfte, sobald sie eingehen. Wenn eine Distributor-Zahlung auf Ihr Bankkonto kommt, protokollieren Sie sie sofort. Wenn Sie warten, werden Sie vergessen, welche Zahlung zu welchem Verkaufszeitraum gehört.
• Verbinden Sie Einkünfte mit Verkaufsstapeln. Dies ist der Schritt, den die meisten Verlage bis zur Royalty-Saison überspringen, und es ist derjenige, der die meisten Kopfschmerzen verursacht. Das Verbinden jeder Verlagseinnahmezahlung mit ihrem entsprechenden Verkaufsstapel ist das, was Ihrem System ermöglicht, Verkaufsbeträge in Ihre Verlagswährung umzuwandeln. Machen Sie es, wenn Zahlungen ankommen, und Sie werden sich nie einem Rückstau gegenüber sehen.
• Überprüfen Sie auf doppelte Importe. Ein schneller Scan jeden Monat erkennt versehentliche Doppelimporte, bevor sie ein ganzes Quartal an Daten beschädigen.

Wenn Sie unseren kostenlosen Leitfaden herunterladen, werden Sie sehen, dass diese fünf Aufgaben zusammen weniger Zeit dauern als eine einzige Episode von dem, das Sie gerade schauen.

Vorbereitung vor der Ausführung: die Woche davor #

Wenn das Quartal endet und Sie bereit sind zu verarbeiten, gehen Sie diese Checkliste durch, bevor Sie die Royalty-Berechnung erstellen.

• Bestätigen Sie, dass alle Verkaufsdateien importiert sind. Überprüfen Sie jeden Distributor, mit dem Sie arbeiten, und überprüfen Sie, dass dessen Daten für das ganze Quartal in Ihrem System sind. Selbst wenn nur eine Datei fehlt, bedeutet das ungenaue Abrechnungen.
• Überprüfen Sie, dass alle Verlagseinnahmezahlungen verknüpft sind. Jeder Verkaufsstapel für das Quartal sollte mit seiner entsprechenden Einnahmezahlung abgeglichen sein. Unverknüpfte Stapel zeigen sich als Warnungen oder Fehler, wenn Sie versuchen, auszuführen.
• Suchen Sie nach nicht erkannten ISBNs oder ASINs. Wenn Sie neue Titel während des Quartals hinzugefügt haben, stellen Sie sicher, dass ihre Produkte in Ihrem System eingerichtet sind, bevor Sie verarbeiten. Neue Titel mit fehlenden Produktdatensätzen lösen Warnungen aus.
• Überprüfen Sie Ihre Titelliste auf den korrekten Royalty-Periodentyp. Denken Sie daran, dass jede Royalty-Berechnung einen Periodentyp abdeckt. Wenn Sie eine Mischung aus vierteljährlichen und jährlichen Titeln haben, werden sie in separaten Berechnungen verarbeitet.

Das richtig zu machen ist der Unterschied zwischen einer Royalty-Berechnung, die 30 Minuten dauert, und einer, die drei Tage Fehlerbehebung dauert. Für mehr Details zum Wählen der richtigen Royalty-Periode für Ihren Katalog haben wir eine dedizierte Aufschlüsselung.

Führen Sie die Royalty-Berechnung selbst aus #

Mit bereinigten Daten ist die eigentliche Ausführung unkompliziert.

• Erstellen Sie die Royalty-Berechnung für den korrekten Periodentyp und Datumsbereich.
• Arbeiten Sie durch die Checklisten-Registerkarte. Dies ist Ihr Sicherheitsnetz. Grüne Häkchen bedeuten, Sie können fortfahren. Rote Warnungen müssen behoben werden, bevor das System Sie zulässt zu verteilen. Gelbe Warnungen blockieren Sie nicht, aber lesen Sie sie sorgfältig.
• Verteilen Sie Royalties. Das System nimmt jede Verkaufszeile und weist sie dem korrekten Rechteinhaber basierend auf Ihren Besitzverhältnissen zu. Das Ergebnis ist ein Satz von Royalty-Zeilen, die zeigen, was jeder Rechteinhaber schuldet, alles in Ihrer Verlagswährung.
• Überprüfen Sie die Royalty-Zeilen. Suchen Sie nach etwas Unerwartetem. Ein Rechteinhaber mit einer ungewöhnlich hohen oder niedrigen Gesamtsumme ist es wert, untersucht zu werden, bevor Sie weitergehen.
• Erstellen Sie Rechnungen. Jede Rechnung ist im Wesentlichen eine Rechnung vom Rechteinhaber, die die fällige Zahlung anzeigt. Überprüfen Sie ein paar zufällig, um zu bestätigen, dass die Zahlen richtig aussehen.
• Erstellen Sie Abrechnungen. Dies sind die PDF-Royalty-Abrechnungen, die Ihre Rechteinhaber erhalten werden.

Der gesamte Prozess, vom Erstellen der Berechnung bis zum Bereithalten von Abrechnungen, sollte deutlich unter einer Stunde dauern, wenn Ihre Daten sauber sind. Das ist der Lohn für diese 20-Minuten-monatlichen Check-ins.

Nach der Ausführung: Schließung des Quartals #

Die Berechnung ist erledigt, aber Sie sind noch nicht fertig. Diese abschließenden Schritte erledigen die Zahlungen und halten Ihre Unterlagen ordentlich.

• Senden Sie Royalty-Abrechnungen an Rechteinhaber per E-Mail. Sobald Abrechnungen gesendet werden, sperrt die Royalty-Berechnung und kann nicht mehr bearbeitet werden, also überprüfen Sie alles doppelt, bevor Sie senden.
• Exportieren Sie Rechnungen für Ihr Buchhaltungssystem. Egal ob Sie Xero, QuickBooks oder etwas anderes nutzen, das schnelle Exportieren von Rechnungen hält Ihre Konten zahlbar aktuell.
• Verarbeiten Sie Zahlungen. Mit exportierten Rechnungen können Sie die tatsächlichen Zahlungen an Ihre Rechteinhaber einplanen. Je schneller Sie nach dem Versenden von Abrechnungen zahlen, desto glücklicher sind Ihre Autoren.
• Archivieren Sie die Quelldateien des Quartals. Verschieben Sie Ihre rohen Verkaufsberichte und Einnahmensätze in einen klar gekennzeichneten Archivordner. Sie benötigen sie möglicherweise später für Audits oder Korrektionen.

Wie Royalties HQ dies handhabt #

Royalties HQ ist um genau diesen Workflow herum aufgebaut. Wenn Sie eine neue Royalty-Berechnung erstellen, führt Sie das System durch eine Checkliste, die fehlende Produkte und nicht abgestimmte Einkünfte kennzeichnet, bevor Sie verteilen können. Sie können nicht versehentlich eine Berechnung mit unvollständigen Daten verarbeiten, weil das System Sie nicht über die Checklisten-Registerkarte hinaus lässt, bis die Probleme behoben sind.

Der Verteilungsschritt verarbeitet die gesamte Besitzmathematik automatisch, und Abrechnungen und Rechnungen werden mit einem Klick generiert. Wenn eine verspätete Distributor-Zahlung nach der Verarbeitung eines Quartals auftaucht, ermöglichen Nachberechnungen Ihnen, sie ohne Neuanlauf des gesamten Zeitraums zu handhaben.

Zwanzig Minuten pro Monat ändern alles #

Die Royalty-Saison ist nur stressig, wenn es das erste Mal ist, dass Sie sich Ihre Daten in drei Monaten anschauen. Verlage, die jeden Monat 20 Minuten damit verbringen, Verkaufsberichte zu archivieren, Einkünfte zu verbinden und auf Duplikate zu überprüfen, stellen fest, dass die eigentliche Royalty-Berechnung fast langweilig wird. Das ist das Ziel. Langweilig bedeutet vorhersehbar, und vorhersehbar bedeutet, dass Ihre Autoren jedes einzelne Quartal genaue Abrechnungen und pünktliche Zahlungen erhalten.

Das Muster ist einfach: Bleiben Sie monatlich aktuell, überprüfen Sie vor dem Start, und schließen Sie saubere Ergebnisse ab. Machen Sie das viermal im Jahr und die Royalty-Saison ist überhaupt keine Saison mehr. Es ist nur noch ein anderer Dienstag.