本記事はロイヤリティ管理の完全ガイドの一部です。
四半期ごとのロイヤリティスケジュールで公開している場合、その大変さをご存じでしょう。1月、4月、7月、または10月になると、突然売上ファイルに埋もれ、流通業者からの支払いを追跡し、著者からお金がどこにあるのか聞かれ始める前にステートメントを送り出そうと奮闘することになります。ロイヤリティシーズンは危機的状況である必要はありません。シンプルなチェックリストと毎月の少しの規律があれば、それを自動的に実行されるルーチンプロセスに変えることができます。
本当の問題：期限までにすべてを後回しにしている
ほとんどの出版社がロイヤリティ実行に苦労するのは、プロセスが複雑だからではありません。すべてが一度に積み重なるからです。売上ファイルは数週間メールボックスに放置されます。出版社の収入が届いても、誰も適切な売上バッチにリンクしません。ロイヤリティシーズンが来る頃には、3か月の放置された事務作業を1週間で解き明かそうとしています。
解決策は、ロイヤリティシーズン中に一生懸命働くことではありません。毎月20分の軽い事務作業を分散させることで、四半期が終わる時点でデータを探し回る代わりにボタンを押す準備ができているということです。
スクランブルを排除する月々の習慣
これをあなたの月次ロイヤリティ衛生チェックリストと考えてください。約20分かかり、四半期が終わるときに時間を節約できます。
- 売上レポートが到着したときにダウンロードして保存します。 メールボックスに放置しないでください。到着した週に組織化されたフォルダ構造に移動します。
- 売上データをロイヤリティシステムに速やかにインポートします。 四半期末まで待つということは、一度に3か月分のファイルをインポートすることを意味し、それがミスが発生するときです。
- 出版社の収入支払いをログに記録するときにクリアします。 流通業者の支払いがあなたの銀行口座に入ったら、すぐに記録します。待つと、どの支払いがどの売上期間に属���ているのか忘れてしまいます。
- 収入を売上バッチにリンクします。 これはほとんどの出版社がロイヤリティシーズンまでスキップするステップであり、最も問題を引き起こすものです。各出版社の収入支払いを対応する売上バッチにリンクすることで、システムが売上額をあなたの出版社通貨に変換できるようになります。支払いが到着したときにそれを実行すれば、バックログに直面することはありません。
- 重複インポートをスポットチェックします。 毎月の簡単なスキャンで、誤った二重インポートを四半期全体のデータを破損させる前に捕捉できます。
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実行前の準備：1週間前
四半期が終わり、処理の準備ができたら、ロイヤリティ実行を作成する前にこのチェックリストを実行してください。
- すべての売上ファイルがインポートされていることを確認します。 連携しているすべての流通業者をチェックし、四半期全体のデータがシステムに入っていることを確認します。1つのファイルでも欠けていると、ステートメントが不正確になります。
- すべての出版社の収入支払いがリンクされていることを確認します。 四半期のすべての売上バッチを対応する収入支払いと照合する必要があります。リンクされていないバッチは、実行しようとするときに警告またはエラーとして表示されます。
- 認識されないISBNまたはASINをチェックします。 四半期中に新しいタイトルを追加した場合は、処理する前にシステムに製品が設定されていることを確認してください。製品レコードがない新しいタイトルはアラートをトリガーします。
- 正しいロイヤリティ期間タイプのタイトルリストを確認します。 各ロイヤリティ実行は1つの期間タイプをカバーすることを忘れないでください。四半期ごとと年間タイトルが混在している場合、それらは別々の実行で処理されます。
最初にこれを正しく行うことは、30分でロイヤリティ実行が完了するのか、3日間のトラブルシューティングが必要になるのかの違いです。正しいロイヤリティ期間の選択の詳細については、専門的な分析があります。
ロイヤリティ実行自体を実行します
クリーンなデータが整ったら、実際の実行は簡単です。
- 正しい期間タイプと日付範囲のロイヤリティ実行を作成します。
- チェックリストタブを実行します。 これはあなたのセーフティネットです。緑色のチェックマークは進めることができることを意味します。赤いアラートは、システムが割り当てを許可する前に解決する必要があります。黄色の警告はあなたをブロックしませんが、注意深く読んでください。
- ロイヤリティを割り当てます。 システムは各売上行を取り、所有権ルールに基づいて正しい権利保有者に割り当てます。結果は、各権利保有者が負っている内容を示すロイヤリティ行のセットであり、すべてあなたの出版社通貨です。
- ロイヤリティ行を確認します。 予期しないものがないかスキャンします。通常より高いまたは低い合計の権利保有者は、先に進む前に調査する価値があります。
- 請求書を生成します。 各請求書は事実上、権利保有者からの請求書であり、支払い額を示しています。数件をランダムに確認して、数値が正しいことを確認します。
- ステートメントを生成します。 これらは、権利保有者が受け取るPDFロイヤリティステートメントです。
実行の作成からステートメントの準備まで、プロセス全体は、データがクリーンであれば1時間未満でかかるはずです。これは、月々の20分のチェックインの見返りです。
実行後：四半期を締めくくる
実行は完了していますが、まだ終わっていません。これらの最終ステップで支払いを送り出し、記録をきれいに保ちます。
- 権利保有者にロイヤリティステートメントをメール送信します。 ステートメントが送信されると、ロイヤリティ実行がロックされ、編集できなくなるため、送信する前にすべてを二重確認してください。
- 請求書をアカウンティングシステムのエクスポートします。 Xero、QuickBooks、またはその他を使用しているかどうかに関わらず、請求書を速やかにエクスポートすることで、買掛金を最新の状態に保ちます。
- 支払いを処理します。 請求書をエクスポートしたら、権利保有者への実際の支払いをスケジュールします。ステートメント送信後すぐに支払うほど、著者は幸せになります。
- 四半期の送信元ファイルをアーカイブします。 生の売上レポートと収入記録を明確にラベル付けされたアーカイブフォルダに移動します。監査や修正のために後で必要になるかもしれません。
Royalties HQがこれをどのように処理するか
Royalties HQはこの正確なワークフローの周りに構築されています。新しいロイヤリティ実行を作成すると、システムはあなたを割り当てる前に欠落している製品と未調整の収入にフラグを立てるチェックリストを案内します。システムがチェックリストタブを超えて問題を解決するまで許可しないため、不完全なデータで実行を偶然処理することはできません。
割り当てステップは自動的にすべての所有権計算を処理し、ステートメントと請求書は単一のクリックで生成されます。四半期をすでに処理した後に遅い流通業者の支払いが表示される場合、キャッチアップ実行では期間全体を変更することなく処理できます。
毎月20分がすべてを変える
ロイヤリティシーズンが3か月の間にデータを最初に見たときにのみストレスがあります。 毎月20分を売上レポートのファイリング、収入のリンク、重複のチェックに費やす出版社は、実際のロイヤリティ実行がほぼ退屈になることに気づきます。それが目標です。退屈は予測可能を意味し、予測可能は権利保有者が正確なステートメントと毎四半期の時間厳守の支払いを得ることを意味します。
パターンは単純です：毎月最新の状態を保ち、実行前に検証し、実行後にきれいに閉じます。年間4回それを行えば、ロイヤリティシーズンはシーズンではなくなります。それはただの別の火曜日です。
