Le Guide de l'Éditeur Indépendant pour la Saison des Redevances

Cet article fait partie de notre Guide complet de la gestion des redevances.

Si vous publiez selon un calendrier de redevances trimestriel, vous connaissez bien ce sentiment. Janvier, avril, juillet ou octobre arrive et soudain vous vous retrouvez submergé de fichiers de ventes, à poursuivre les paiements des distributeurs et à essayer de finaliser les relevés avant que les auteurs ne commencent à vous demander où se trouve leur argent. La saison des redevances n’a pas besoin de ressembler à une crise. Avec une simple liste de contrôle et un peu de discipline mensuelle, vous pouvez la transformer en un processus de routine qui fonctionne de lui-même.

Le vrai problème : laisser tout pour la dernière minute #

La plupart des éditeurs ne rencontrent pas de difficultés avec les calculs de redevances parce que le processus est compliqué. Ils rencontrent des difficultés parce que tout s’accumule à la fois. Les fichiers de ventes restent dans les boîtes de réception pendant des semaines. Les revenus de l’éditeur arrivent et personne ne les relie au bon lot de ventes. Au moment où la saison des redevances arrive, vous démêlez trois mois d’administration négligée en une seule semaine stressante.

La solution n’est pas de travailler plus dur pendant la saison des redevances. C’est de répartir 20 minutes d’administration légère sur chaque mois afin que lorsque le trimestre se termine, vous soyez prêt à appuyer sur le bouton au lieu de vous précipiter pour trouver les données.

Les habitudes mensuelles qui éliminent la bousculade #

Pensez-y comme à votre liste de contrôle mensuelle d’hygiène des redevances. Cela prend environ 20 minutes et vous économise des heures à la fin du trimestre.

• Téléchargez et archivez les rapports de ventes dès leur arrivée. Ne les laissez pas traîner dans votre boîte de réception. Déplacez-les dans votre structure de dossier organisée la même semaine où ils arrivent.
• Importez les données de ventes dans votre système de redevances rapidement. Attendre jusqu’à la fin du trimestre signifie importer trois mois de fichiers à la fois, c’est à ce moment que les erreurs se produisent.
• Enregistrez les paiements de revenus de l’éditeur dès leur réception. Lorsqu’un paiement du distributeur arrive sur votre compte bancaire, enregistrez-le immédiatement. Si vous attendez, vous oublierez quel paiement appartient �� quelle période de ventes.
• Liez les revenus aux lots de ventes. C’est l’étape que la plupart des éditeurs omettent jusqu’à la saison des redevances, et c’est celle qui cause le plus de problèmes. Lier chaque paiement de revenu de l’éditeur à son lot de ventes correspondant est ce qui permet à votre système de convertir les montants de ventes dans votre devise d’éditeur. Faites-le à l’arrivée des paiements et vous ne ferez jamais face à un arriéré.
• Vérifiez les importations en double. Un coup d’œil rapide chaque mois détecte les doubles importations accidentelles avant qu’elles ne corrompent un trimestre entier de données.

Si vous téléchargez notre guide gratuit, vous verrez que ces cinq tâches prennent ensemble moins de temps qu’un seul épisode de ce que vous regardez en ce moment.

Préparation avant le calcul : la semaine précédente #

Lorsque le trimestre se termine et que vous êtes prêt à traiter, parcourez cette liste de contrôle avant de créer le calcul des redevances.

• Confirmez que tous les fichiers de ventes sont importés. Vérifiez tous les distributeurs avec lesquels vous travaillez et vérifiez que leurs données pour le trimestre complet sont dans votre système. L’absence ne serait-ce que d’un seul fichier signifie des relevés inexacts.
• Vérifiez que tous les paiements de revenus de l’éditeur sont liés. Chaque lot de ventes du trimestre doit être associé à son paiement de revenu correspondant. Les lots non liés apparaîtront comme des avertissements ou des erreurs lorsque vous essayerez de lancer le calcul.
• Vérifiez les ISBN ou ASIN non reconnus. Si vous avez ajouté de nouveaux titres pendant le trimestre, assurez-vous que leurs produits sont configurés dans votre système avant de traiter. Les nouveaux titres avec des enregistrements de produits manquants déclencheront des alertes.
• Vérifiez votre liste de titres pour le type de période de redevances correct. N’oubliez pas que chaque calcul de redevances couvre un type de période. Si vous avez un mélange de titres trimestriels et annuels, ils seront traités dans des calculs séparés.

Bien faire cela d’emblée est la différence entre un calcul de redevances qui prend 30 minutes et un qui prend trois jours de dépannage. Pour plus de détails sur le choix de la bonne période de redevances pour votre catalogue, nous avons une analyse dédiée.

Effectuer le calcul des redevances lui-même #

Avec des données propres en place, le calcul réel est simple.

• Créez le calcul des redevances pour le type de période et la plage de dates corrects.
• Parcourez l’onglet liste de contrôle. C’est votre filet de sécurité. Les cases vertes signifient que vous pouvez continuer. Les alertes rouges doivent être résolues avant que le système ne vous permette d’allouer. Les avertissements jaunes ne vous bloqueront pas, mais lisez-les attentivement.
• Allouez les redevances. Le système prend chaque ligne de vente et l’assigne aux bons titulaires de droits en fonction de vos règles de propriété. Le résultat est un ensemble de lignes de redevances montrant ce qui est dû à chaque titulaire de droits, le tout dans votre devise d’éditeur.
• Vérifiez les lignes de redevances. Analysez tout ce qui vous semble inhabituel. Un titulaire de droits avec un total inhabituellement élevé ou faible vaut la peine d’être étudié avant de continuer.
• Générez les factures. Chaque facture est essentiellement une facture du titulaire de droits, montrant le paiement dû. Vérifiez quelques-unes au hasard pour confirmer que les chiffres semblent corrects.
• Générez les relevés. Ce sont les relevés PDF de redevances que vos titulaires de droits recevront.

L’ensemble du processus, de la création du calcul à la disponibilité des relevés, devrait prendre bien moins d’une heure si vos données sont propres. C’est le bénéfice de ces vérifications mensuelles de 20 minutes.

Après le calcul : clôturer le trimestre #

Le calcul est terminé, mais vous n’avez pas tout à fait fini. Ces dernières étapes permettent d’envoyer les paiements et de maintenir vos registres à jour.

• Envoyez les relevés de redevances aux titulaires de droits par courriel. Une fois les relevés envoyés, le calcul des redevances se verrouille et ne peut plus être modifié. Vérifiez donc tout avant de cliquer sur envoyer.
• Exportez les factures pour votre système comptable. Que vous utilisiez Xero, QuickBooks ou autre chose, exporter les factures rapidement maintient vos comptes créditeurs à jour.
• Traitez les paiements. Avec les factures exportées, planifiez les paiements réels à vos titulaires de droits. Plus tôt vous payez après l’envoi des relevés, plus heureux seront vos auteurs.
• Archivez les fichiers sources du trimestre. Déplacez vos rapports de ventes bruts et vos enregistrements de revenus dans un dossier d’archive clairement étiqueté. Vous en aurez peut-être besoin pour des audits ou des corrections ultérieures.

Comment Royalties HQ gère cela #

Royalties HQ est construit autour de ce flux de travail exact. Lorsque vous créez un nouveau calcul de redevances, le système vous guide à travers une liste de contrôle qui signale les produits manquants et les revenus non rapprochés avant que vous ne puissiez allouer. Vous ne pouvez pas accidentellement traiter un calcul avec des données incomplètes car le système ne vous laissera pas dépasser l’onglet liste de contrôle tant que les problèmes ne sont pas résolus.

L’étape d’allocation gère automatiquement toutes les mathématiques de propriété, et les relevés et les factures sont générés en un seul clic. Si un paiement tardif d’un distributeur arrive après que vous ayez déjà traité un trimestre, des calculs de rattrapage vous permettent de le gérer sans recommencer la période entière.

Vingt minutes par mois changent tout #

La saison des redevances n’est stressante que lorsqu’il s’agit de la première fois que vous examinez vos données depuis trois mois. Les éditeurs qui consacrent 20 minutes chaque mois à archiver les rapports de ventes, lier les revenus et vérifier les doublons constatent que le calcul réel des redevances devient presque ennuyeux. C’est l’objectif. Ennuyeux signifie prévisible, et prévisible signifie que vos auteurs reçoivent des relevés précis et des paiements rapides chaque trimestre.

Le modèle est simple : restez à jour mensuellement, validez avant de lancer le calcul et fermez proprement après. Faites cela quatre fois par an et la saison des redevances cesse d’être une saison. C’est juste un autre mardi.