Ten artykuł jest częścią naszego Kompletnego przewodnika po zarządzaniu tantiem.
Właśnie ukończyłeś przebieg obliczania tantiem. Rachunki są obliczone dla każdego posiadacza praw, a teraz musisz wprowadzić te liczby do Xero, aby zapłacić swoim autorom. Jeśli Twój obecny proces polega na ręcznym przepisywaniu każdej kwoty faktury do Xero, spędzasz godziny na pracy, która powinna trwać kilka minut. Gorzej, każde ręczne wpisanie to szansa na błąd.
Dobra wiadomość jest taka, że oprogramowanie do obsługi tantiem i Xero mogą współpracować płynnie, nawet bez bezpośredniego połączenia API. Kluczem jest strukturalny przepływ pracy CSV, który traktuje Twoje rachunki tantiem jako gotowe do Xero rachunki dostawcy od samego początku.
Dlaczego podwójny zapis jest prawdziwym problemem
Większość wydawców śledzi tantiemy w jednym systemie, a rachunkowość w innym. To jest całkowicie uzasadnione. Oprogramowanie do obsługi tantiem obsługuje złożoną logikę alokacji (stawki progresywne, rezerwy, zaliczki, konwersje walutowe), podczas gdy Xero obsługuje księgi. Problem pojawia się przy przekazaniu.
Bez integracji ktoś z Twojego zespołu musi ręcznie utworzyć rachunek w Xero dla każdego posiadacza praw po każdym przebiegu obliczania tantiem. Dla wydawcy z 30 autorami płaconymi kwartalnie to 120 rachunków rocznie wpisanych ręcznie. Podwójny zapis nie tylko marnuje czas. Wprowadza rozbieżności między tym, co Twoje oprogramowanie do obsługi tantiem mówi, że się należy, a tym, co zapisuje Twoje oprogramowanie rachunkowe. Gdy te liczby się rozbiegają, uzgodnienie staje się pracą wymagającą śledztwa.
Konfiguracja posiadaczy praw jako dostawców w Xero
Zanim będziesz mógł importować rachunki tantiem do Xero, posiadacze praw muszą istnieć jako kontakty. W Xero autorzy i inni posiadacze praw powinni być skonfigurowani jako dostawcy (nie klienci), ponieważ im płacisz, nie wystawiasz im faktur.
Dla każdego posiadacza praw utwórz kontakt dostawcy w Xero z następującymi informacjami:
- Nazwa kontaktu, która dokładnie odpowiada nazwie w Twoim oprogramowaniu do obsługi tantiem (jest to krytyczne dla importu CSV)
- Domyślny kod konta mapowany na Twoje konto wydatków tantiem
- Szczegóły płatności, w tym numer rachunku bankowego lub metodę płatności
- Ustawienia podatkowe odpowiednie dla statusu podatkowego każdego posiadacza praw
Prawidłowe ustawienie nazw kontaktów to pojedynczo najważniejszy krok. Podczas importowania rachunków za pośrednictwem CSV Xero dopasowuje każdy rachunek do dostawcy według nazwy. Jeśli „Jane Smith" w Twoim oprogramowaniu do obsługi tantiem jest wymieniona jako „J. Smith" w Xero, import nie powiedzie się dla tego wiersza.
Strukturyzacja Twojego planu kont
Czysty plan kont ułatwia śledzenie i raportowanie płatności tantiem. Oto prostą strukturę, która działa dobrze dla większości wydawców:
Utwórz dedykowane konto wydatków tantiem. Coś w rodzaju „6100 - Tantiemy do zapłacenia" w ramach kategorii kosztu sprzedaży lub kosztów bezpośrednich. Każdy rachunek tantiem importowany z Twojego CSV powinien być księgowany na tym koncie.
Rozważ podkonta dla większej szczegółowości. Jeśli publikujesz na wielu etykietach lub w wielu oddziałach, możesz chcieć oddzielne konta wydatków dla każdego. To pozwala ci uruchamiać raporty rachunku zysków i strat według etykiety bez dodatkowego filtrowania.
Użyj odrębnego konta bankowego dla płatności tantiem. Jeśli postępowałeś zgodnie z naszą poradą dotyczącą założenia oddzielnego konta bankowego tantiem, Twoje źródło bankowe Xero dla tego konta będzie zawierać tylko transakcje związane z tantiem. Uzgodnienie staje się niemal automatyczne.
Przepływ pracy importu CSV
Oto jak wygląda rzeczywisty proces po pełnej konfiguracji. Po ukończeniu przebiegu tantiem w Twoim oprogramowaniu eksportujesz swoje rachunki jako plik CSV. Ten CSV zawiera jeden wiersz na posiadacza praw z kwotą rachunku, nazwą kontaktu i istotnymi szczegółami.
W Xero przechodzisz do Business > Bills to Pay > Import i przesyłasz CSV. Xero czyta każdy wiersz, dopasowuje go do odpowiedniego kontaktu dostawcy i tworzy rachunek. W ciągu kilku sekund wszystkie Twoje rachunki tantiem znajdują się w Xero jako rachunki dostawcy gotowe do zapłacenia.
Brak przepisywania. Brak błędów kopiowania-wklejania. Brak przełączania się między ekranami. Liczby w Twoim oprogramowaniu rachunkowym dokładnie odpowiadają Twojemu oprogramowaniu do obsługi tantiem, ponieważ pochodzą z tego samego pliku źródłowego.
Następnie możesz zatwierdzić rachunki zbiorczo i zaplanować płatności za pomocą narzędzi płatności Xero lub przetwarzać je za pośrednictwem systemowego systemu płatności zbiorczo Twojego banku. Jeśli chcesz pobrać nasz bezpłatny przewodnik, zawiera on więcej szczegółów na temat konfigurowania przepływów pracy finansowych, które łączą Twoje systemy tantiem i rachunkowe.
Dopasowanie kontaktów między systemami
Najtrudniejszą częścią tego przepływu pracy jest synchronizowanie nazw kontaktów między Twoim oprogramowaniem do obsługi tantiem a Xero. Oto kilka praktycznych porad:
Ustal konwencję nazewnictwa wcześnie. Zdecyduj, czy będziesz używać pełnych nazw prawnych, pseudonimów czy nazw firm, i konsekwentnie stosuj tę zasadę w obu systemach.
Regularnie audytuj dopasowanie. Przed każdym importem sprawdź kilka nazw, aby upewnić się, że nic się nie zmieniło. Pojedyncza różnica znakowa (dodatkowa spacja, brakująca inicjał środkowego) spowoduje niezgodność.
Obsługuj nowych posiadaczy praw w obu systemach. Kiedy podpisałeś nowego autora, dodaj go jako dostawcę w Xero w tym samym czasie, kiedy tworzysz jego profil w Twoim oprogramowaniu do obsługi tantiem. To zapobiega pośpiechowi przy konfiguracji kontaktów podczas importu.
Jak to obsługuje Royalties HQ
Royalties HQ jest zaprojektowany z myślą o tym przepływie pracy Xero. Kiedy tworzysz rachunki w przebiegu tantiem, system generuje jeden rachunek na posiadacza praw na podstawie ich wyciągów z konta. Pobieranie CSV rachunku jest sformatowane specjalnie dla funkcji importu rachunków Xero, więc nie jest wymagane żadne reformatowanie ani mapowanie kolumn.
Każdy posiadacz praw w Royalties HQ ma dedykowane pole Xero Contact Name. Tak długo, jak to pole dokładnie odpowiada nazwie kontaktu dostawcy w Xero, import przebiega bezproblemowo. System obsługuje również filtrowanie statusu płatności, więc posiadacze praw ze wstrzymanymi płatności mogą być automatycznie wyłączeni z eksportu.
Royalties HQ nie ma jeszcze bezpośredniej integracji API Xero, ale zespół bada to dla przyszłej aktualizacji. W międzyczasie przepływ pracy oparty na CSV jest niezawodny, szybki i całkowicie eliminuje problem podwójnego wpisu. Przebieg tantiem, który kiedyś wymagał popołudnia ręcznego wprowadzania danych, może być odzwierciedlony w Twoich kontach Xero w mniej niż pięć minut.
Co to oznacza dla Twojego zaknięcia na koniec miesiąca
Kiedy Twoje rachunki tantiem płynnie trafiają do Xero, zaknięcia na koniec miesiąca przebiegają szybciej. Twoje saldo zobowiązań do zapłacenia dokładnie odzwierciedla to, co jesteś winien posiadaczom praw. Twoje raporty wydatków pokazują dokładnie, ile wydałeś na tantiemy w danym okresie. A jeśli Twój księgowy lub audytor poprosi o dokumentację uzasadniającą, możesz wskazać przebieg tantiem w Twoim oprogramowaniu i pasujące rachunki w Xero.
To jest rzeczywista korzyść z integracji, nawet integracji opartej na CSV. Chodzi nie tylko o oszczędzenie czasu na wprowadzaniu danych. Chodzi o posiadanie jednej wersji prawdy, która obejmuje zarówno Twoje operacje tantiem, jak i Twoje ewidencje finansowe.
Aby uzyskać więcej informacji na temat zarządzania finansową stroną tantiem, przeczytaj nasz Kompletny przewodnik po zarządzaniu tantiem.
