Tento článek je součástí našeho Úplného průvodce správou autorských poplatků.
Právě jste dokončili run autorských poplatků. Faktury jsou vypočítány pro každého držitele práv a nyní musíte tato čísla dostat do aplikace Xero, abyste mohli zaplatit svým autorům. Pokud váš současný proces zahrnuje ruční přepisování každé částky faktury do aplikace Xero, trávíte hodiny prací, které by měly trvat minuty. Ještě hůře, každý ruční zápis je příležitostí k chybě.
Dobrou zprávou je, že software pro správu autorských poplatků a Xero mohou spolupracovat bez problémů, a to i bez přímého API připojení. Klíčem je strukturovaný CSV workflow, který vaše faktury za autorské poplatky od začátku považuje za faktury dodavatele připravené pro Xero.
Proč je dvojí záznam skutečným problémem
Většina vydavatelů sleduje autorské poplatky v jednom systému a účetnictví v jiném. To je naprosto rozumné. Software pro správu autorských poplatků zvládá složitou logiku přidělování (odstupňované sazby, rezervy, zálohy, převody více měn), zatímco Xero vede účty. Problém nastane při předání.
Bez integrace musí někdo z vašeho týmu po každém spuštění autorských poplatků ručně vytvořit fakturu v aplikaci Xero pro každého držitele práv. U vydavatele se 30 autory placenými čtvrtletně to je 120 faktur ročně zadaných ručně. Dvojí záznam nejen ztrácí čas. Zavádí nekonzistence mezi tím, co váš software pro správu autorských poplatků říká, že dlužíte, a tím, co váš účetní software zaznamená. Když se tato čísla začnou lišit, sladění se stane forenzním cvičením.
Nastavení držitelů práv jako dodavatelů v aplikaci Xero
Než budete moci importovat faktury za autorské poplatky do aplikace Xero, držitelé práv musí existovat jako kontakty. V aplikaci Xero by měli být autoři a další držitelé práv nastaveni jako dodavatelé (ne jako zákazníci), protože jim platíte, ne fakturujete jim.
Pro každého držitele práv vytvořte v aplikaci Xero kontakt dodavatele s těmito údaji:
- Název kontaktu, který přesně odpovídá názvu v softwaru pro správu autorských poplatků (to je rozhodující pro importy CSV)
- Výchozí kód účtu mapovaný na váš účet výdajů za autorské poplatky
- Údaje o platbě včetně bankovního účtu nebo informací o způsobu platby
- Nastavení daní vhodné pro daňový stav každého držitele práv
Správné zadání názvů kontaktů je jediný nejdůležitější krok. Při importu faktur přes CSV Xero spáruje každou fakturu s dodavatelem podle názvu. Pokud je “Jane Smith” v softwaru pro správu autorských poplatků v aplikaci Xero uvedena jako “J. Smith”, import pro daný řádek selže.
Strukturování vašeho účtového plánu
Čistý účtový plán umožňuje snadné sledování a hlášení autorských plateb. Zde je jednoduchá struktura, která dobře funguje pro většinu vydavatelů:
Vytvořte vyhrazený účet výdajů za autorské poplatky. Něco jako “6100 - Splatné autorské poplatky” v kategorii nákladů prodaných zboží nebo přímých nákladů. Každá faktura za autorské poplatky importovaná z vašeho CSV by měla přidat na tento účet.
Zvažte dílčí účty pro podrobnost. Pokud vydáváte přes více vydavatelství nebo oddělení, možná budete chtít samostatné účty výdajů pro každé. To vám umožní spustit zprávy o zisku a ztrátě podle vydavatelství bez dalšího filtrování.
Použijte samostatný bankovní účet pro autorské platby. Pokud jste postupovali podle našich rad na nastavení samostatného bankovního účtu pro autorské poplatky, váš Xero bankovní feed pro daný účet bude obsahovat pouze transakce související s autorskými poplatky. Sladění se stane téměř automatickým.
Workflow importu CSV
Zde je to, jak vypadá skutečný proces, jakmile je vše nastaveno. Po dokončení spuštění autorských poplatků v softwaru exportujete své faktury jako soubor CSV. Tento CSV obsahuje jeden řádek pro každého držitele práv s částkou faktury, názvem kontaktu a příslušnými údaji.
V aplikaci Xero přejdete na Provoz > Faktury k úhradě > Import a nahrajete CSV. Xero přečte každý řádek, spáruje jej s odpovídajícím kontaktem dodavatele a vytvoří fakturu. Během několika sekund máte všechny své faktury za autorské poplatky v aplikaci Xero jako faktury dodavatele připravené k úhradě.
Žádné přepisování. Žádné chyby kopírování a vkládání. Žádné přepínání mezi obrazovkami. Čísla v softwaru pro účetnictví přesně odpovídají softwaru pro správu autorských poplatků, protože pocházejí ze stejného zdrojového souboru.
Potom můžete faktury schválit v dávce a naplánovat platby prostřednictvím nástrojů Xero pro platby, nebo je zpracovat prostřednictvím systému dávkové platby vaší banky. Pokud chcete stáhnout náš bezplatný průvodce, obsahuje více podrobností o nastavení finančních workflow, které propojují vaše systémy pro správu autorských poplatků a účetnictví.
Sladění kontaktů mezi systémy
Nejtrickytější část tohoto workflow je udržování synchronizace názvů kontaktů mezi vaším softwarem pro správu autorských poplatků a aplikací Xero. Zde jsou praktické tipy:
Vytvořte konvenci pojmenovávání brzy. Rozhodněte se, zda budete používat úplné právní názvy, pseudonymy nebo firemní názvy, a aplikujte pravidlo konzistentně v obou systémech.
Pravidelně kontrolujte shodu. Před každým importem kontrolou několika názvů zkontrolujte, že se nic neposunulo. Jeden znakový rozdíl (mezera navíc, chybějící iniciál) způsobí neshodu.
Zvládněte nové držitele práv v obou systémech. Když podepíšete nového autora, přidejte ho jako dodavatele v aplikaci Xero ve stejné době, kdy vytvoříte jeho profil v softwaru pro správu autorských poplatků. Tím se vyhnete spěchu nastavování kontaktů uprostřed importu.
Jak to řeší Royalties HQ
Royalties HQ je navržena s ohledem na tento Xero workflow. Když vytvoříte faktury v běhu autorských poplatků, systém generuje jednu fakturu na držitele práv na základě jejich výkazu účtu. Stažení CSV faktury je formátováno speciálně pro funkci importu faktur v aplikaci Xero, takže není nutné žádné přeformátování nebo mapování sloupců.
Každý držitel práv v Royalties HQ má vyhrazené pole Xero Contact Name. Pokud se toto pole přesně shoduje s názvem kontaktu dodavatele v aplikaci Xero, import funguje bez problémů. Systém také zpracovává filtrování stavu platby, takže držitelé práv s pozastavenými platbami mohou být automaticky vyloučeni z exportu.
Royalties HQ zatím nemá přímou integraci API se Xero, ale tým tuto možnost zkoumá pro budoucí aktualizaci. Mezitím je workflow založený na CSV spolehlivý, rychlý a zcela eliminuje problém dvojího záznamu. Běh autorských poplatků, který dříve vyžadoval odpoledne ruční údajů, lze v účtech Xero zohlednit do pěti minut.
Co to znamená pro váš měsíční závěr
Když vaše faktury za autorské poplatky plynule teče do aplikace Xero, měsíční zavírací schůzky se zrychlují. Váš zůstatek na účtech ke splacení přesně odráží to, co dlužíte držitelům práv. Vaše výkazy výdajů ukazují přesně, kolik jste v období utratili na autorské poplatky. A pokud vás váš účetní nebo auditor požádá o podpůrnou dokumentaci, můžete poukázat na běh autorských poplatků v softwaru a odpovídající faktury v aplikaci Xero.
To je skutečným přínosem integrace, i když integrace založené na CSV. Nejde pouze o úsporu času na zadávání údajů. Jde o to mít jedinou verzi pravdy, která pokrývá jak vaše operace správy autorských poplatků, tak vaše finanční záznamy.
Další informace o správě finanční stránky autorských poplatků najdete v našem Úplném průvodci správou autorských poplatků.
