Tämä artikkeli on osa Rojalttien hallinnan täydellisen oppaan sisältöä.
Olet juuri suorittanut rojalttilaskun. Laskut on laskettu jokaiselle oikeuksien haltijalle, ja nyt sinun on saatava nämä luvut Xeroon, jotta voit maksaa kirjailijoillesi. Jos nykyinen prosessisi sisältää jokaisen laskun summan manuaalisen uudelleenkirjoittamisen Xeroon, käytät tunteja työhön, joka pitäisi viedä minuutteja. Vielä pahempaa on, että jokainen manuaalinen näppäinpainallus on mahdollisuus virheelle.
Hyvä uutinen on, että rojalttiohjelmisto ja Xero voivat toimia yhdessä sujuvasti, jopa ilman suoraa API-yhteyttä. Avain on jäsennelty CSV-työnkulku, joka käsittelee rojalttilaskuja Xero-valmiina toimittajalaskuina alusta alkaen.
Miksi kaksinkertainen kirjaus on todellinen ongelma
Useimmat kustantajat seuraavat rojalteja yhdessä järjestelmässä ja kirjanpitoa toisessa. Se on täysin järkevää. Rojalttiohjelmisto käsittelee monimutkaisen kohdentamislogiikan (porrastetut hinnat, varannot, ennakot, monivaluuttatuotannot), kun taas Xero käsittelee kirjat. Ongelma tulee siirtymäkohdassa.
Ilman integraatiota jonkun tiimisi jäsenistä on manuaalisesti luotava Xeroon lasku jokaiselle oikeuksien haltijalle jokaisen rojalttilaskun jälkeen. Kustantajalla, jolla on 30 kirjailijaa maksettu neljännesvuosittain, se on 120 manuaalisesti kirjoitettua laskua vuodessa. Kaksinkertainen kirjaus ei vain tuhlaa aikaa. Se aiheuttaa ristiriitaisuuksia sen välillä, mitä rojalttiohjelmistosi sanoo sinulle olevan velkaa, ja mitä kirjanpito-ohjelmistosi kirjaa. Kun nämä luvut alkavat poiketa toisistaan, täsmäytys muuttuu forensiseksi harjoitukseksi.
Oikeuksien haltijoiden asettaminen toimittajiksi Xeroon
Ennen kuin voit tuoda rojalttilaskut Xeroon, oikeuksien haltijoiden on oltava olemassa yhteystietoina. Xerossa kirjailijoita ja muita oikeuksien haltijoita tulisi asettaa toimittajiksi (ei asiakkaiksi), koska maksat heille, et laskuta heille.
Luo kullekin oikeuksien haltijalle toimittajayhteystieto Xerossa seuraavilla tiedoilla:
- Yhteystiedon nimi, joka vastaa täsmälleen rojalttiohjelmistosi nimeä (tämä on kriittistä CSV-tuontia varten)
- Oletusoikeustilin koodi, joka on liitetty rojalttikustannuksesi tiliin
- Maksutiedot, mukaan lukien pankkitili tai maksutapatieto
- Verotusasetukset, jotka sopivat kunkin oikeuksien haltijan verotusasemaan
Yhteystietojen nimet oikein on yksittäin tärkein vaihe. Kun tuot laskuja CSV:n kautta, Xero täsmää jokaisen laskun toimittajaan nimen perusteella. Jos rojalttiohjelmistosi “Jane Smith” on Xerossa merkitty nimellä “J. Smith”, tuonti epäonnistuu kyseisellä rivillä.
Tilikartan strukturointi
Siisti tilikartta tekee rojalttimaksujen seurannasta ja raportoinnista helppoa. Tässä on yksinkertainen rakenne, joka toimii hyvin useimmille kustantajille:
Luo omistautunut rojalttikustannuksien tili. Jokin kuten “6100 - Rojaltit maksettavaksi” myytyjen tuotteiden kustannukset tai suorat kulut -kategoriassasi. Jokainen CSV:stä tuotu rojalttilaskulla tulisi kirjata tälle tilille.
Harkitse alatiliä tarkkuuden parantamiseksi. Jos julkaiset useissa aineistoissa tai divisioonissa, saatat haluta erilliset kustannustilit kullekin. Tämä antaa sinulle mahdollisuuden ajaa tuloslaskelmia aineiston mukaan ilman lisäsuodatusta.
Käytä erillistä pankkitiliä rojalttimaksuille. Jos olet seurannut neuvoa erillisen rojalttipankkitilin perustamisesta, kyseisen tilin Xeron pankkisyöte sisältää vain rojalttisiihen liittyvät tapahtumat. Täsmäytys muuttuu lähes automaattiseksi.
CSV-tuontityönkulku
Näin todellinen prosessi näyttää, kun kaikki on asetettu. Rojalttilaskun suorittamisen jälkeen ohjelmistossasi viet laskut CSV-tiedostona. Tämä CSV sisältää yhden rivin oikeuksien haltijaa kohti laskusummalla, yhteystiedon nimellä ja asiaankuuluvilla tiedoilla.
Xerossa menet kohtaan Business > Bills to Pay > Import ja lataat CSV:n. Xero lukee jokaisen rivin, täsmää sen vastaavaan toimittajayhteystietoon ja luo laskun. Muutamassa sekunnissa sinulla on kaikki rojalttilaskut Xerossa toimittajalaskuina valmiina maksettavaksi.
Ei uudelleenkirjoitusta. Ei copy-paste-virheitä. Ei näyttöjen väliä vaihtamista. Luvut kirjanpito-ohjelmistossasi vastaavat rojalttiohjelmistoasi täsmälleen, koska ne tulivat samasta lähdetiedostosta.
Voit sitten hyväksyä laskut erissä ja aikatauluttaa maksut Xeron maksun työkaluilla, tai käsitellä ne pankkisi joukkokäsittelyjärjestelmän kautta. Jos haluat ladata ilmaisen oppaamme, se kattaa enemmän yksityiskohtia rojaltti- ja kirjanpitojärjestelmien yhdistävien taloudenhallintotyönkulkujen asettamisesta.
Yhteystietojen täsmäyttäminen järjestelmien välillä
Tämän työnkulun hankalin osa on yhteystietojen nimien synkronoinnin pitäminen rojalttiohjelmistosi ja Xeron välillä. Tässä on käytännön vinkkejä:
Muodosta nimeämiskäytäntö varhain. Päätä, käytätkö täysiä juridisia nimiä, kynänimia vai yrityksen nimiä, ja sovella sääntöä johdonmukaisesti molemmissa järjestelmissä.
Tarkista vastaavuus säännöllisesti. Ennen jokaista tuontia, tarkista muutama nimi varmistaaksesi, että mitään ei ole muuttunut. Yksittäinen merkkiero (ylimääräinen välilyönti, puuttuva keskikirjain) aiheuttaa yhteensopivuusongelman.
Käsittele uudet oikeuksien haltijat molemmissa järjestelmissä. Kun allekirjoitat uutta kirjailijaa, lisää heidät toimittajaksi Xeroon samaan aikaan kuin luot heidän profiilinsa rojalttiohjelmistoosi. Tämä estää yrityksen siirtää yhteystietoja tuonnin aikana.
Kuinka Royalties HQ käsittelee tämän
Royalties HQ on suunniteltu tämä Xero-työnkulku mielessä. Kun luot laskuja rojalttilaskussa, järjestelmä luo yhden laskun oikeuksien haltijaa kohti heidän tiliotteeseensa perustuen. Laskun CSV-lataus on muotoiltu erityisesti Xeron laskun tuontiominaisuudelle, joten uudelleenmuotoilua tai sarakkeiden kartoitusta ei tarvita.
Jokaisella Royalties HQ:n oikeuksien haltijalla on omistautunut Xero Contact Name -kenttä. Niin kauan kuin tämä kenttä vastaa täsmälleen Xeron toimittajayhteystiedon nimeä, tuonti toimii sujuvasti. Järjestelmä käsittelee myös maksutilafiltteröinnin, joten pysäytetyn maksun omaavat oikeuksien haltijat voidaan sulkea viennistä automaattisesti.
Royalties HQ:llä ei ole vielä suoraa Xero API-integraatiota, mutta tiimi tutkii sitä tulevaisuuden päivityksessä. Siihen asti CSV-pohjainen työnkulku on luotettava, nopea ja eliminoi kaksinkertaisen kirjausongelman kokonaan. Rojalttilaskun suorittaminen, joka aikaisemmin vaati pitkän iltapäivän manuaalista tietojen kirjausta, voidaan heijastaa Xeron tilillä alle viidessä minuutissa.
Mitä tämä tarkoittaa kuukauden lopun osalta
Kun rojalttilaskut virtaavat Xeroon sujuvasti, kuukauden lopun sulkemiset nopeutuvat. Ostoreskontro-saldosi heijastaa tarkasti, mitä olet velkaa oikeuksien haltijoille. Kuluselvityksesi näyttävät tarkalleen, kuinka paljon käytit rojalteille ajanjaksolla. Ja jos kirjanpitäjä tai tilintarkastaja pyytää tukidokumentoinnista, voit osoittaa rojalttilaskua ohjelmistossasi ja vastaavia laskuja Xerossa.
Tämä on integraation todellinen hyöty, jopa CSV-pohjainen integraatio. Se ei ole vain aikaa säästämisestä tietojen kirjauksessa. Se on yhden totuuden version omaksemisesta, joka ulottuu sekä rojaltti-operaatioihin että talousrekisteriihisi.
Lisätietoja rojalttien taloudellisen puolen hallinnasta lukemalla Rojalttien hallinnan täydellinen opas.
