この記事は、当社のロイヤルティ管理完全ガイドの一部です。
ロイヤルティ実行が完了したばかりです。すべての権利者に対して請求書が計算され、その数値をXeroに入力して著者に支払う必要があります。現在のプロセスが各請求金額をXeroに手動で再入力することであれば、数分で終わるべき作業に何時間も費やしていることになります。さらに悪いことに、手動入力するたびにエラーが生じる可能性があります。
良いニュースは、直接的なAPI接続がなくても、ロイヤルティソフトウェアとXeroはスムーズに連携できるということです。重要なのは、ロイヤルティ請求書を最初からXero対応のサプライヤー請求書として扱う構造化されたCSVワークフローです。
なぜ二重入力が本当の問題なのか
ほとんどの出版社は、ロイヤルティを1つのシステムで追跡し、会計を別のシステムで追跡しています。これは完全に合理的です。ロイヤルティソフトウェアは複雑な配分ロジック（段階的レート、準備金、前払い、多通貨換算）を処理し、Xeroは帳簿を処理します。問題は引き継ぎの時点で発生します。
統合がなければ、チームメンバーはロイヤルティ実行のたびに、各権利者に対してXeroで請求書を手動で作成する必要があります。四半期ごとに30人の著者に支払う出版社の場合、1年間に120枚の請求書を手作業で入力することになります。二重入力は時間を浪費するだけではありません。ロイヤルティソフトウェアに記載されている支払い義務と会計ソフトウェアに記録されている金額との間に不一致をもたらします。 これらの数値がずれると、照合は法医学的な作業になってしまいます。
Xeroで権利者をサプライヤーとして設定する
ロイヤルティ請求書をXeroにインポートする前に、権利者は連絡先として存在する必要があります。Xeroでは、著者およびその他の権利者をサプライヤー（顧客ではなく）として設定する必要があります。これは、彼らに請求するのではなく、彼らに支払うためです。
各権利者に対して、以下の詳細情報を含むサプライヤー連絡先をXeroで作成してください。
- 連絡先名 はロイヤルティソフトウェアの名前と完全に一致する必要があります（CSVインポートにとって重要）
- デフォルトアカウントコード はロイヤルティ経費アカウントにマップされます
- 支払い詳細 銀行口座または支払い方法の情報を含みます
- 税設定 各権利者の税務ステータスに適切なもの
連絡先名を正しく入力することが、最も重要な単一のステップです。CSVを使用して請求書をインポートするとき、Xeroは名前によって各請求書をサプライヤーと照合します。ロイヤルティソフトウェアの「Jane Smith」がXeroで「J. Smith」としてリストされている場合、そのローのインポートは失敗します。
勘定科目表の構造化
クリーンな勘定科目表により、ロイヤルティ支払いの追跡とレポートが容易になります。ほとんどの出版社に適した直観的な構造を以下に示します。
専用のロイヤルティ経費アカウントを作成してください。 「6100 - ロイヤルティ支払額」のようなもので、売上原価または直接経費カテゴリの下に置きます。CSVからインポートされたすべてのロイヤルティ請求書は、このアカウントに転記される必要があります。
詳細度を高めるためにサブアカウントを検討してください。 複数のインプリント部門または部署にまたがって出版している場合、各部門に対して個別の経費アカウントが必要になる場合があります。これにより、余分なフィルタリングなしでインプリント別の損益計算書を作成できます。
ロイヤルティ支払い用に個別の銀行口座を使用してください。 個別のロイヤルティ銀行口座の設定に関する当社のアドバイスに従っている場合、そのアカウントのXero銀行フィードにはロイヤルティ関連の取引のみが含まれます。照合はほぼ自動的になります。
CSVインポートワークフロー
すべてが設定されたら、実際のプロセスは次のようになります。ソフトウェアでロイヤルティ実行を完了した後、請求書をCSVファイルとしてエクスポートします。このCSVには、権利者ごとに1行の請求金額、連絡先名、および関連詳細が含まれます。
Xeroで、Business > Bills to Pay > Importに移動してCSVをアップロードします。Xeroは各行を読み、対応するサプライヤー連絡先と照合し、請求書を作成します。数秒以内に、すべてのロイヤルティ請求書がXeroのサプライヤー請求書として支払い準備が整った状態で表示されます。
再入力なし。コピー＆ペーストエラーなし。画面間の切り替えなし。 会計ソフトウェアの数値は、同じソースファイルから来たため、ロイヤルティソフトウェアの数値と完全に一致します。
その後、Xeroの支払いツールを使用して請求書をバッチ承認し、支払いをスケジュールするか、銀行のバッチ支払いシステムを使用して処理できます。無料ガイドをダウンロードしたい場合は、ロイヤルティシステムと会計システムを接続する財務ワークフローの設定に関する詳細が記載されています。
システム間で連絡先を照合する
このワークフローで最も厄介な部分は、ロイヤルティソフトウェアとXero間で連絡先名を同期状態に保つことです。実用的なヒントをいくつか紹介します。
命名規則を早期に確立してください。 法的名義、筆名、または会社名を使用するかどうかを決定し、両方のシステムでルールを一貫して適用します。
定期的に照合を監査してください。 各インポートの前に、いくつかの名前をスポットチェックして、変更されていないことを確認します。1文字の違い（余分なスペース、欠落中間初期文字）でも不一致が発生します。
新しい権利者を両方のシステムで処理してください。 新しい著者と契約するときは、ロイヤルティソフトウェアでプロフィールを作成するのと同時にXeroでサプライヤーとして追加します。これにより、インポート中の連絡先設定の混乱を防ぐことができます。
Royalties HQがこれを処理する方法
Royalties HQは、このXeroワークフローを念頭に置いて設計されています。ロイヤルティ実行で請求書を作成すると、システムは勘定諸表に基づいて権利者ごとに1つの請求書を生成します。請求書CSVダウンロードはXeroの請求書インポート機能用に特別にフォーマットされているため、再フォーマットまたは列マッピングは必要ありません。
Royalties HQの各権利者には、専用のXero連絡先名フィールドがあります。このフィールドがXeroのサプライヤー連絡先名と完全に一致する限り、インポートはシームレスに機能します。このシステムは支払いステータスフィルタリングも処理するため、支払いが一時停止されている権利者は自動的にエクスポートから除外できます。
Royalties HQはまだ直接的なXero API統合を持っていませんが、チームは将来のアップデートのためにこれを検討しています。それまでの間、CSVベースのワークフローは信頼性が高く、高速で、二重入力の問題を完全に排除します。以前は午後の手動データ入力が必要だったロイヤルティ実行は、5分以内にXero アカウントに反映されるようになります。
これがあなたの月末閉鎖に意味すること
ロイヤルティ請求書がXeroにクリーンに流れ込むと、月末閉鎖が速くなります。買掛金残高は、権利者に対する支払い義務を正確に反映します。経費レポートは、その期間にロイヤルティに費やした正確な金額を示します。そして、会計士や監査人が裏付け資料を求めた場合、ソフトウェアのロイヤルティ実行とXeroの一致する請求書を指すことができます。
これが統合の真の見返りです。CSVベースの統合であっても。これは単に給与計算のデータ入力時間を節約することではありません。これは、ロイヤルティ事業と財務記録の両方にまたがる唯一の真実の出典を持つことについてです。
ロイヤルティの財務側の管理の詳細については、ロイヤルティ管理完全ガイドをご覧ください。
