Este artigo faz parte do nosso Guia Completo para Gestão de Royalties.
Você acabou de concluir uma rodada de royalties. As contas são calculadas para todos os detentores de direitos, e agora você precisa inserir esses números no Xero para poder pagar seus autores. Se seu processo atual envolve redigitar manualmente cada valor de conta no Xero, você está gastando horas em um trabalho que deveria levar minutos. Pior ainda, cada digitação manual é uma chance para erros.
A boa notícia é que software de royalties e Xero podem trabalhar juntos perfeitamente, mesmo sem uma conexão direta de API. A chave é um fluxo de trabalho estruturado em CSV que trata suas contas de royalties como contas de fornecedor prontas para o Xero desde o início.
Por que a dupla entrada é o verdadeiro problema
A maioria das editoras rastreia royalties em um sistema e contabilidade em outro. Isso é perfeitamente razoável. O software de royalties lida com a lógica de alocação complexa (taxas escalonadas, reservas, adiantamentos, conversões multimoedas), enquanto o Xero cuida dos livros. O problema vem na transferência.
Sem integração, alguém da sua equipe precisa criar manualmente uma conta no Xero para cada detentor de direitos após cada rodada de royalties. Para uma editora com 30 autores pagos trimestralmente, são 120 contas por ano digitadas manualmente. A dupla entrada não apenas desperdiça tempo. Ela introduz discrepâncias entre o que seu software de royalties diz que você deve e o que seu software de contabilidade registra. Quando esses números se afastam, a reconciliação se torna um exercício forense.
Configurando detentores de direitos como fornecedores no Xero
Antes de poder importar contas de royalties para o Xero, seus detentores de direitos precisam existir como contatos. No Xero, autores e outros detentores de direitos devem ser configurados como fornecedores (não clientes), porque você está pagando a eles, não faturando.
Para cada detentor de direitos, crie um contato de fornecedor no Xero com estes detalhes:
- Nome do contato que corresponda exatamente ao nome em seu software de royalties (isso é crítico para importações de CSV)
- Código de conta padrão mapeado para sua conta de despesa de royalties
- Detalhes de pagamento incluindo informações de conta bancária ou método de pagamento
- Configurações de imposto apropriadas para o status fiscal de cada detentor de direitos
Acertar os nomes dos contatos é o passo mais importante. Quando você importa contas via CSV, o Xero faz a correspondência de cada conta com um fornecedor pelo nome. Se “Jane Smith” em seu software de royalties estiver listada como “J. Smith” no Xero, a importação falhará nessa linha.
Estruturando seu plano de contas
Um plano de contas limpo torna os pagamentos de royalties fáceis de rastrear e relatar. Aqui está uma estrutura direta que funciona bem para a maioria das editoras:
Crie uma conta de despesa dedicada a royalties. Algo como “6100 - Royalties a Pagar” sob sua categoria de custo das mercadorias vendidas ou custos diretos. Cada conta de royalties importada do seu CSV deve ser lançada nesta conta.
Considere subcontas para maior granularidade. Se você publica em vários selos ou divisões, talvez queira contas de despesa separadas para cada um. Isso permite que você execute relatórios de lucros e perdas por selo sem filtragem extra.
Use uma conta bancária separada para pagamentos de royalties. Se você seguiu nossos conselhos sobre configurar uma conta bancária de royalties separada, seu feed de banco Xero para essa conta conterá apenas transações relacionadas a royalties. A reconciliação se torna quase automática.
O fluxo de trabalho de importação de CSV
Aqui está como o processo real funciona uma vez que tudo está configurado. Após concluir uma rodada de royalties em seu software, você exporta suas contas como um arquivo CSV. Este CSV contém uma linha por detentor de direitos com o valor da conta, nome do contato e detalhes relevantes.
No Xero, você vai para Business > Bills to Pay > Import e faz upload do CSV. O Xero lê cada linha, faz a correspondência com o contato do fornecedor correspondente e cria uma conta. Em poucos segundos, você tem todas as suas contas de royalties no Xero como contas de fornecedor prontas para pagamento.
Sem redigitação. Sem erros de copiar e colar. Sem alternar entre telas. Os números em seu software de contabilidade correspondem exatamente ao seu software de royalties, porque vieram do mesmo arquivo de origem.
Você pode então aprovar as contas em lote e agendar pagamentos através das ferramentas de pagamento do Xero, ou processá-las através do sistema de pagamento em lote de seu banco. Se você quiser baixar nosso guia gratuito, ele cobre mais detalhes sobre como configurar fluxos de trabalho financeiros que conectam seus sistemas de royalties e contabilidade.
Correspondência de contatos entre sistemas
A parte mais complicada deste fluxo de trabalho é manter os nomes dos contatos sincronizados entre seu software de royalties e o Xero. Aqui estão algumas dicas práticas:
Estabeleça uma convenção de nomenclatura cedo. Decida se você usará nomes legais completos, pseudônimos ou nomes de empresas, e aplique a regra consistentemente em ambos os sistemas.
Audite a correspondência regularmente. Antes de cada importação, verifique alguns nomes para garantir que nada tenha mudado. Uma única diferença de caractere (um espaço extra, uma inicial intermediária faltando) causará uma incompatibilidade.
Lidar com novos detentores de direitos em ambos os sistemas. Quando você assina um novo autor, adicione-o como fornecedor no Xero no mesmo momento em que cria seu perfil em seu software de royalties. Isso evita a luta de configurar contatos no meio da importação.
Como Royalties HQ lida com isso
Royalties HQ foi projetado com este fluxo de trabalho do Xero em mente. Quando você cria contas em uma rodada de royalties, o sistema gera uma conta por detentor de direitos com base em seus extratos de conta. O download de CSV de conta é formatado especificamente para a função de importação de contas do Xero, portanto não há necessidade de reformatação ou mapeamento de coluna.
Cada detentor de direitos em Royalties HQ tem um campo dedicado de Nome do Contato do Xero. Desde que este campo corresponda exatamente ao nome do contato do fornecedor no Xero, a importação funciona perfeitamente. O sistema também lida com filtragem de status de pagamento, para que detentores de direitos com pagamentos pausados possam ser excluídos da exportação automaticamente.
Royalties HQ ainda não possui integração direta com a API do Xero, mas a equipe está explorando isso para uma atualização futura. Enquanto isso, o fluxo de trabalho baseado em CSV é confiável, rápido e elimina completamente o problema da dupla entrada. Uma rodada de royalties que costumava exigir uma tarde de entrada de dados manual pode ser refletida em suas contas do Xero em menos de cinco minutos.
O que isso significa para seu fechamento mensal
Quando suas contas de royalties fluem para o Xero de forma limpa, os fechamentos no final do mês ficam mais rápidos. Seu saldo de contas a pagar reflete com precisão o que você deve aos detentores de direitos. Seus relatórios de despesas mostram exatamente quanto você gastou em royalties no período. E se seu contador ou auditor solicitar documentação de suporte, você pode apontar para a rodada de royalties em seu software e as contas correspondentes no Xero.
Este é o verdadeiro retorno da integração, mesmo integração baseada em CSV. Não se trata apenas de economizar tempo na entrada de dados. É sobre ter uma única versão da verdade que abrange suas operações de royalties e seus registros financeiros.
Para mais informações sobre como gerenciar o lado financeiro dos royalties, leia nosso Guia Completo para Gestão de Royalties.
