Questo articolo fa parte della nostra Guida Completa alla Gestione dei Diritti d’Autore.
Hai appena completato una rendicontazione dei diritti d’autore. Le fatture sono state calcolate per ogni detentore di diritti, e ora devi inserire questi numeri in Xero per poter pagare i tuoi autori. Se il tuo processo attuale prevede di digitare manualmente ogni importo di fattura in Xero, stai spendendo ore in un lavoro che dovrebbe richiedere minuti. Peggio ancora, ogni pressione manuale di tasto è un’opportunità di errore.
La buona notizia è che il software di gestione dei diritti d’autore e Xero possono funzionare insieme agevolmente, anche senza una connessione API diretta. La chiave è un flusso di lavoro CSV strutturato che tratta le tue fatture di diritti d’autore come fatture fornitore pronte per Xero fin dall’inizio.
Perché la doppia registrazione è il vero problema
La maggior parte degli editori tiene traccia dei diritti d’autore in un sistema e della contabilità in un altro. Questo è perfettamente ragionevole. Il software di gestione dei diritti d’autore gestisce la logica di allocazione complessa (tariffe a livelli, riserve, anticipi, conversioni multivaluta) mentre Xero gestisce i registri. Il problema emerge nel passaggio di consegne.
Senza integrazione, qualcuno del tuo team deve creare manualmente una fattura in Xero per ogni detentore di diritti dopo ogni rendicontazione. Per un editore con 30 autori pagati trimestralmente, sono 120 fatture all’anno digitate manualmente. La doppia registrazione non solo spreca tempo. Introduce discrepanze tra quello che il tuo software di gestione dei diritti d’autore dice che devi e quello che il tuo software di contabilità registra. Quando questi numeri si discostano, la riconciliazione diventa un esercizio forense.
Configurazione dei detentori di diritti come fornitori in Xero
Prima di poter importare le fatture di diritti d’autore in Xero, i tuoi detentori di diritti devono esistere come contatti. In Xero, gli autori e gli altri detentori di diritti dovrebbero essere configurati come fornitori (non clienti), perché li stai pagando, non fatturando loro.
Per ogni detentore di diritti, crea un contatto fornitore in Xero con questi dettagli:
- Nome del contatto che corrisponde esattamente al nome nel tuo software di gestione dei diritti d’autore (questo è critico per gli import CSV)
- Codice conto predefinito mappato al tuo conto spese per diritti d’autore
- Dettagli di pagamento incluse informazioni su conto bancario o metodo di pagamento
- Impostazioni fiscali appropriate per lo stato fiscale di ogni detentore di diritti
Ottenere i nomi dei contatti corretti è il passo singolo più importante. Quando importi fatture tramite CSV, Xero abbina ogni fattura a un fornitore per nome. Se “Jane Smith” nel tuo software di gestione dei diritti d’autore è elencata come “J. Smith” in Xero, l’importazione fallirà per quella riga.
Strutturazione del piano dei conti
Un piano dei conti pulito rende facile tracciare e segnalare i pagamenti di diritti d’autore. Ecco una struttura diretta che funziona bene per la maggior parte degli editori:
Crea un conto spese dedicato ai diritti d’autore. Qualcosa come “6100 - Diritti d’Autore Pagabili” nella tua categoria costo del venduto o costi diretti. Ogni fattura di diritti d’autore importata dal tuo CSV dovrebbe registrarsi in questo conto.
Considera sottconti per maggior dettaglio. Se pubblichi su più etichette o divisioni, potresti volere conti spese separati per ciascuno. Questo ti consente di eseguire relazioni conto economico per etichetta senza filtri aggiuntivi.
Utilizza un conto bancario separato per i pagamenti dei diritti d’autore. Se hai seguito il nostro consiglio su come impostare un conto bancario separato per i diritti d’autore, il tuo feed bancario Xero per quel conto conterrà solo transazioni relative ai diritti d’autore. La riconciliazione diventa quasi automatica.
Il flusso di lavoro di importazione CSV
Ecco come appare il processo effettivo una volta che tutto è configurato. Dopo aver completato una rendicontazione nel tuo software, esporti le tue fatture come file CSV. Questo CSV contiene una riga per detentore di diritti con l’importo della fattura, il nome del contatto e i dettagli rilevanti.
In Xero, vai a Business > Bills to Pay > Import e carica il CSV. Xero legge ogni riga, l’abbina al contatto fornitore corrispondente e crea una fattura. In pochi secondi, hai tutte le tue fatture di diritti d’autore in Xero come fatture fornitore pronte per il pagamento.
Nessuna riscrittura. Nessun errore di copia-incolla. Nessun passaggio tra schermate. I numeri nel tuo software di contabilità corrispondono esattamente al tuo software di gestione dei diritti d’autore, perché provengono dallo stesso file sorgente.
Puoi quindi approvare le fatture in batch e programmare i pagamenti tramite gli strumenti di pagamento di Xero, oppure elaborarli tramite il sistema di pagamento batch della tua banca. Se desideri scaricare la nostra guida gratuita, copre maggiori dettagli sulla configurazione di flussi di lavoro finanziari che collegano i tuoi sistemi di diritti d’autore e contabilità.
Abbinamento dei contatti tra i sistemi
La parte più complicata di questo flusso di lavoro è mantenere sincronizzati i nomi dei contatti tra il tuo software di gestione dei diritti d’autore e Xero. Ecco alcuni consigli pratici:
Stabilisci una convenzione di denominazione in anticipo. Decidi se utilizzerai nomi legali completi, nomi d’arte o nomi aziendali e applica la regola coerentemente in entrambi i sistemi.
Controlla regolarmente l’abbinamento. Prima di ogni importazione, verifica alcuni nomi per assicurarti che nulla sia cambiato. Una singola differenza di carattere (uno spazio in più, un’iniziale mancante) causerà una mancata corrispondenza.
Gestisci i nuovi detentori di diritti in entrambi i sistemi. Quando firmi un nuovo autore, aggiungilo come fornitore in Xero nello stesso momento in cui crei il suo profilo nel tuo software di gestione dei diritti d’autore. Questo previene la fretta di configurare i contatti a metà importazione.
Come Royalties HQ gestisce questo
Royalties HQ è progettato con questo flusso di lavoro Xero in mente. Quando crei fatture in una rendicontazione, il sistema genera una fattura per detentore di diritti in base alle loro situazioni conti. Lo scarico CSV della fattura è formattato specificamente per la funzione di importazione fatture di Xero, quindi non è richiesta alcuna riformattazione o mappatura di colonna.
Ogni detentore di diritti in Royalties HQ ha un campo Xero Contact Name dedicato. Finché questo campo corrisponde esattamente al nome del contatto fornitore in Xero, l’importazione funziona perfettamente. Il sistema gestisce anche il filtro dello stato di pagamento, in modo che i detentori di diritti con pagamenti in pausa possono essere esclusi automaticamente dall’esportazione.
Royalties HQ non ha ancora un’integrazione API diretta con Xero, ma il team la sta esplorando per un aggiornamento futuro. Nel frattempo, il flusso di lavoro basato su CSV è affidabile, veloce e elimina completamente il problema della doppia registrazione. Una rendicontazione che una volta richiedeva un pomeriggio di inserimento dati manuale può essere riflessa nei tuoi conti Xero in meno di cinque minuti.
Cosa significa questo per la tua chiusura mensile
Quando le tue fatture di diritti d’autore fluiscono in Xero in modo pulito, le chiusure di fine mese diventano più rapide. Il tuo saldo conti fornitori riflette accuratamente quello che devi ai detentori di diritti. I tuoi rapporti spese mostrano esattamente quanto hai speso in diritti d’autore per il periodo. E se il tuo commercialista o revisore ti chiede documentazione di supporto, puoi puntare alla rendicontazione nel tuo software e alle fatture corrispondenti in Xero.
Questo è il vero vantaggio dell’integrazione, anche dell’integrazione basata su CSV. Non si tratta solo di risparmiare tempo sull’inserimento dati. Si tratta di avere un’unica versione della verità che copre sia le tue operazioni di diritti d’autore che i tuoi registri finanziari.
Per ulteriori informazioni sulla gestione del lato finanziario dei diritti d’autore, leggi la nostra Guida Completa alla Gestione dei Diritti d’Autore.
