Bu makale, Telif Hakkı Yönetimi Tam Kılavuzu serimizin bir parçasıdır.
Bir telif hakkı hesaplaması işlemini az önce tamamladınız. Her hak sahibi için faturalar hesaplandı ve şimdi bu rakamları Xero’ya aktarmanız gerekiyor ki yazarlarınıza ödeme yapabilin. Mevcut süreciniz her fatura tutarını Xero’ya manuel olarak yeniden yazarak gerçekleştiriyorsa, dakikalar içinde tamamlanması gereken işe saatler harcıyorsun demektir. Daha kötüsü, her manuel tuşa basış bir hata yapma şansıdır.
İyi haber şu ki: telif hakkı yazılımı ve Xero, doğrudan bir API bağlantısı olmadan bile sorunsuzca birlikte çalışabilir. Anahtar, telif hakkı faturalarınızı başlangıçtan itibaren Xero’ya hazır tedarikçi faturaları olarak ele alan yapılandırılmış bir CSV iş akışıdır.
Neden çift giriş gerçek sorun
Çoğu yayıncı telif hakları yönetimini bir sistemde, muhasebeci işlerini başka bir sistemde takip eder. Bu tamamen mantıklıdır. Telif hakkı yazılımı karmaşık tahsis mantığını (kademeli oranlar, rezervler, avanslar, çok para birimli dönüşümler) ele alırken Xero muhasebe kayıtlarını yönetir. Sorun teslim noktasında ortaya çıkar.
Entegrasyon olmadan, ekibinizde birinin her telif hakkı hesaplaması sonrasında her hak sahibi için Xero’da manuel olarak bir fatura oluşturması gerekir. 30 yazar tarafından üç aylık dönemlerle ödenen bir yayınevi için bu yılda 120 elle yazılan faturadır. Çift giriş sadece zaman kaybı değildir. Telif hakkı yazılımınızın ne kadar borçlu olduğunuzu söylediği ile muhasebe yazılımınızın kaydettiği arasında tutarsızlıklar yaratır. Bu rakamlar ayrıldığında, mutabakat gerçekleştirilmesi adli bir sürece dönüşür.
Hak sahiplerini Xero’da tedarikçi olarak ayarlama
Telif hakkı faturalarını Xero’ya aktarabilmeden önce hak sahiplerinizin kişi olarak bulunması gerekir. Xero’da yazarlar ve diğer hak sahipleri tedarikçiler (müşteriler değil) olarak ayarlanmalıdır, çünkü onlara ödeme yapıyorsunuz, onları faturalandırmıyorsunuz.
Her hak sahibi için Xero’da aşağıdaki ayrıntılarla bir tedarikçi kişi oluşturun:
- İletişim adı telif hakkı yazılımınızdaki adla tam olarak eşleşen (CSV içerimleri için kritik önem taşır)
- Varsayılan muhasebe kodu telif hakkı gideri hesabınıza eşlenmiş
- Ödeme ayrıntıları banka hesabı veya ödeme yöntemi bilgisi dahil
- Vergi ayarları her hak sahibinin vergi durumuna uygun
İletişim adlarını doğru almak en önemli adımdır. CSV aracılığıyla faturaları içe aktardığınızda Xero, her faturayı adına göre bir tedarikçiye eşleştirir. Telif hakkı yazılımınızdaki “Jane Smith”, Xero’da “J. Smith” olarak listeleniyorsa, bu satır için içe aktarma başarısız olacaktır.
Muhasebe hesap planınızı yapılandırma
Temiz bir muhasebe hesap planı telif hakkı ödemelerini izlemeyi ve raporlamayı kolaylaştırır. İşte çoğu yayıncı için iyi çalışan basit bir yapı:
Özel bir telif hakkı gideri hesabı oluşturun. “6100 - Ödenmesi Gereken Telif Hakları” gibi bir şey, satılan malların maliyeti veya doğrudan giderler kategorisiz altında. CSV’nizden içe aktarılan her telif hakkı faturası bu hesaba nakledilmelidir.
Ayrıntılılık için alt hesapları düşünün. Birden fazla imprint veya bölüm arasında yayın yapıyorsanız, her biri için ayrı gideri hesapları isteyebilirsiniz. Bu, ekstra filtreleme olmadan imprint’e göre kâr ve zarar raporları çalıştırmanızı sağlar.
Telif hakkı ödemeleri için ayrı bir banka hesabı kullanın. Ayrı bir telif hakkı banka hesabı ayarlama konusunda yaptığınız tavsiyeyi takip ettiyseniz, bu hesapta Xero banka akışı sadece telif hakkı ile ilgili işlemler içerir. Mutabakat neredeyse otomatik hale gelir.
CSV içe aktarma iş akışı
Her şey ayarlandıktan sonra gerçek sürecin nasıl göründüğü aşağıda verilmiştir. Telif hakkı yazılımında bir hesaplama tamamladıktan sonra, faturalarınızı CSV dosyası olarak dışa aktarırsınız. Bu CSV, her hak sahibi için bir satır içerir ve fatura tutarı, iletişim adı ve ilgili ayrıntıları içerir.
Xero’da Business > Bills to Pay > Import (İşletme > Ödenecek Faturalar > İçe Aktar) kısmına gidin ve CSV’yi yükleyin. Xero her satırı okur, bunu karşılık gelen tedarikçi kişisine eşleştirir ve bir fatura oluşturur. Saniyeler içinde, tüm telif hakkı faturalarınız Xero’da ödemeye hazır tedarikçi faturaları olarak hazırdır.
Yeniden yazma yok. Kopyala-yapıştır hatası yok. Ekranlar arasında geçiş yok. Muhasebe yazılımınızdaki rakamlar telif hakkı yazılımınızla tam olarak eşleşir, çünkü aynı kaynak dosyadan geldiler.
Daha sonra Xero’da faturaları toplu olarak onaylayabilir ve Xero’nun ödeme araçları aracılığıyla ödemeleri planlayabilir veya bankanızın toplu ödeme sistemi aracılığıyla işleyebilirsiniz. Ücretsiz kılavuzumuzu indirmek istiyorsanız, telif hakkı ve muhasebe sistemlerinizi bağlayan finansal iş akışları ayarlama konusunda daha fazla ayrıntı sağlamaktadır.
Sistemler arasında kişileri eşleştirme
Bu iş akışının en zor kısmı, telif hakkı yazılımı ve Xero arasında kişi adlarını senkronize tutmaktır. İşte bazı pratik ipuçları:
Adlandırma kuralını erken belirleyin. Tam yasal adları, takma adları veya şirket adlarını kullanıp kullanmayacağınıza karar verin ve kuralı her iki sistemde de tutarlı bir şekilde uygulayın.
Eşleşmeyi düzenli olarak denetleyin. Her içe aktarmadan önce, hiçbir şeyin sapmaması için birkaç adı spottan kontrol edin. Tek bir karakter farkı (fazladan bir boşluk, eksik baş harfi) bir uyuşmazlığa neden olacaktır.
Yeni hak sahiplerini her iki sistemde de kullanın. Yeni bir yazar imzalaçağınızda, telif hakkı yazılımınızda profillerini oluşturduğunuz aynı anda Xero’da bir tedarikçi olarak ekleyin. Bu, içe aktarma ortasındaki kişi ayarlama çilesini önler.
Royalties HQ bunu nasıl ele alır
Royalties HQ, bu Xero iş akışı göz önünde bulundurularak tasarlanmıştır. Bir telif hakkı hesaplamasında fatura oluştururken, sistem hesap beyanlarına dayanarak hak sahibi başına bir fatura oluşturur. Fatura CSV indirilmesi özel olarak Xero’nun fatura içe aktarma özelliği için biçimlendirilir, bu nedenle yeniden biçimlendirme veya sütun eşlemesi gerekli değildir.
Royalties HQ’daki her hak sahibinin adanmış bir Xero Contact Name (Xero İletişim Adı) alanı vardır. Bu alan Xero’daki tedarikçi iletişim adı ile tam olarak eşleştiği sürece içe aktarma sorunsuzca çalışır. Sistem ayrıca ödeme durumu filtrelemesini işler, bu nedenle duraklatılmış ödemelere sahip hak sahipleri otomatik olarak dışa aktarmadan hariç tutulabilir.
Royalties HQ’nin henüz doğrudan bir Xero API entegrasyonu yoktur, ancak takım gelecekteki bir güncelleme için bunu araştırmaktadır. Bu arada, CSV tabanlı iş akışı güvenilir, hızlı ve çift giriş sorununu tamamen ortadan kaldırır. Manuel veri girişinin bir öğleden sonra gerektirdiği telif hakkı hesaplaması beş dakikadan kısa bir sürede Xero hesaplarınıza yansıtılabilir.
Bu, ay sonu için ne anlama geliyor?
Telif hakkı faturalarınız temiz bir şekilde Xero’ya aktığında, ay sonu kapanışları hızlanır. Hesaplar borç bakiyeniz hak sahiplerine ne kadar borçlu olduğunuzu doğru bir şekilde yansıtır. Gider raporlarınız, dönem için telif haklarına ne kadar harcadığınızı tam olarak gösterir. Muhasebeciniz veya denetçiniz destek belgeleri isterse, yazılımınızdaki telif hakkı hesaplamasını ve Xero’daki eşleşen faturalara işaret edebilirsiniz.
Bu, CSV tabanlı entegrasyon bile olsa entegrasyonun gerçek kazancıdır. Veri girişindeki zamanı kaydetmekle ilgili değildir. Telif hakkı operasyonlarınız ve finansal kayıtlarınız arasında gerçeğin tek bir sürümüne sahip olmakla ilgilidir.
Telif haklarının finansal yönetimi hakkında daha fazla bilgi için Telif Hakkı Yönetimi Tam Kılavuzu makalesini okuyun.
