Hvis du noen gang har fått en forfatter til å be deg donere en del av deres royalties til veldedighet, vet du hva som kommer videre. Du åpner regnearket, finner riktig rad, beregner prosenten for hånd, justerer forfatterens oppgave, oppretter en linjepost for mottakeren, og håper du fikk det hele riktig. Neste kvartal gjør du det igjen. Og igjen.
Det er den typen oppgave som høres enkel ut til du faktisk gjør det. Og det blir bare mer komplisert når du har flere forfattere som gir donasjoner, ulike prosentsatser på ulike bøker, og mottakere som må se hva de mottok og hvor det kom fra.
Regnearkarket
For de fleste små forlag begynner royaltydonasjoner som en tjeneste. En forfatter vil ha 10 % av inntektene sine på en bestemt tittel sendt til en veldedighet de bryr seg om. Du sier “ja, ingen problem” og legger til en merknad i regnearket ditt. Men den engangstjenesten blir en gjentakende oppgave du må huske på hver eneste royaltyperiode.
Det dauer ikke lenge før du kan ha flere av disse arrangementene gående samtidig. Kanskje donerer en forfatter til en alfabetiseringsveldedighet. En annen deler royalties med en medforfatter som ikke er formelt oppført i kontrakten. En tredje vil bidra med en andel til et forlagsarkiv. Hver enkelt er en manuell beregning, en manuell justering, og en manuell oppføring på noens oppgave.
Det finnes ingen revisjonsspor. Hvis noen spør “hvor mye har jeg donert så langt i år?” graver du gjennom gamle filer. Hvis du gjør en feil, er det vanskelig å oppdage før noen flagget det. Hele prosessen er skjør, og den skaleres ikke.
Vanlige scenarier
Royaltydonasjoner dukker opp oftere enn du kanskje tror. Her er situasjonene vi ser oftest:
Veldedige bidrag. En forfatter vil ha en prosentandel av royalties sine på en spesifikk bok sendt til en veldedig organisasjon. Det kan være 5 %, det kan være 50 %. Uansett må det skje automatisk, hver royaltyperiode.
Medforfatterdelinger. Noen ganger er en bidragsyter ikke formelt oppført på kontrakten, men fortjener likevel en andel. En donasjonregel er en ryddig måte å rute deler av en rettighetshavers inntekter til en annen uten å omskrive kontrakter.
Forlags- eller organisasjonsbidrag. Forfattere vil av og til dirigere en del av inntektene sine tilbake til forlag eller til et spesifikk arkiv. En donasjonregel håndterer dette uten noe ekstra bokføring fra din side.
Sett det opp en gang, så glemmer du det
I Royalties HQ fungerer donasjoner gjennom enkle regler. Du finner dem under Adjustments, deretter Donations. Å sette opp en tar omtrent ett minutt.
Hver donasjonregel definerer donoren (rettighetsholderen hvis royalties vil bli redusert), mottakeren (rettighetsholderen som mottar donasjonen), produktet det gjelder for, og prosenten. Det er kjernen av det.
Men det er noen få ekstra funksjoner som gjør hele forskjellen i praksis.
Prosentfleksibilitet. Du kan sette hvilken som helst prosentandel fra 0,1 % helt opp til 100 %, noe som gir deg presis kontroll over hvor mye som blir donert.
Maksimale beløpsgrenser. Hvis en donor vil gi 10 % av royalties på en tittel, men begrense totalen til $500 per periode, kan du sette det direkte på regelen. Du trenger ikke å overvåke det selv.
Datointervaller. Donasjonregler kan ha en startmåned og en sluttmåned. Hvis en forfatter bare vil donere i et kalenderår, setter du datoene og regelen håndterer seg selv. Når perioden er over, stoppes donasjonen automatisk.
Ingen sammensatte overraskelser. Hvis det er flere donasjonregler for samme donor og produkt, oppstår de ikke sammensatt på hverandre. Hver regel beregnes uavhengig fra donorens saldo, noe som holder matematikken forutsigbar og transparent.
Beregnet på riktig tid
Donasjonsbeløp beregnes automatisk under royaltykjøringene dine. Systemet beregner dem fra donorens saldo etter at forskudd og utgifter allerede er trukket fra. Det betyr at donasjoner alltid baseres på hva forfatteren faktisk tjente, ikke et bruttotall som ikke har tatt hensyn til andre forpliktelser.
Hvis du noen gang trenger å reversere ting, er det greit det også. Å slette en regning reverserer alle tilknyttede donasjonertransaksjoner rent, så du blir aldri sittende igjen med foreldreløse justeringer som rotgører i postene dine.
Full synlighet for alle
En av de største hodepinene med manuell donasjonsoppfølging er å holde alle informert. Med Royalties HQ vises donasjondetaljer automatisk på PDF-royaltyoppgaver for både donoren og mottakeren. Forfatterne dine kan se nøyaktig hva som ble donert og hvor det gikk. Mottakere kan se hva de mottok og hvilken tittel det kom fra.
Hvis rettighetsholderne dine bruker Author Portal, får de enda mer synlighet. De kan vise donasjonertransaksjonene deres og se de aktive reglene som gjelder for dem, alt uten å måtte e-poste deg for en oppdatering.
Og på din side spores hver donasjon med et fullt revisjonsspor. Hvis noen noen gang spør om historiske donasjoner, kan du hente detaljene på sekunder i stedet for å lete gjennom gamle regneark.
En ting mindre å bekymre seg om
Royaltydonasjoner er ikke kompliserte i teorien. Utfordringen har alltid vært å gjøre dem konsekvent, nøyaktig og transparent, periode etter periode. Royalties HQ gjør en gjentakende manuell oppgave til et sett med regler som kjører seg selv.
Hvis du er klar til å slutte å administrere donasjoner for hånd, ta en titt på Royalties HQ og se hvor mye tid du kan spare på neste royaltykjøring.
