Als een auteur je ooit heeft gevraagd om een deel van hun royalty’s aan een goed doel te doneren, weet je wat er daarna gebeurt. Je opent het spreadsheet, zoekt de juiste rij, berekent het percentage met de hand, past de auteur’s afrekening aan, maakt een regelpost voor de begunstigde aan en hoopt dat je alles goed hebt gedaan. Het volgende kwartaal doe je het opnieuw. En opnieuw.
Het is het soort taak dat eenvoudig klinkt totdat je het eigenlijk doet. En het wordt alleen maar ingewikkelder wanneer je meerdere auteurs hebt die donaties doen, verschillende percentages op verschillende boeken, en begunstigden die moeten zien wat ze hebben ontvangen en waar het vandaan komt.
Het spreadsheet-gedoe
Voor de meeste kleine uitgeverijen beginnen royalty donaties als een gunst. Een auteur wil 10% van hun inkomsten op een bepaalde titel naar een goed doel sturen waar zij om geven. Je zegt “natuurlijk, geen probleem” en voegt een notitie toe aan je spreadsheet. Maar die eenmalige gunst wordt een terugkerende taak die je elk royalty-periode moet onthouden.
Al snel heb je misschien een handvol van deze regelingen tegelijk lopen. Misschien doneert de ene auteur aan een alfabetiseringsorganisatie. Een ander deelt royalty’s met een medauteur die niet formeel in het contract staat. Een derde wil een aandeel bijdragen aan een fonds van de uitgever. Elk daarvan is een handmatige berekening, een handmatige aanpassing en een handmatige invoer op iemands afrekening.
Er is geen audittrail. Als iemand vraagt “hoeveel heb ik dit jaar gedoneerd?” doorzoek je oude bestanden. Als je een fout maakt, is het moeilijk om deze op te vangen totdat iemand het aangeeft. Het hele proces is fragiel en schaalt niet goed.
Veelvoorkomende scenario’s
Royalty donaties komen vaker voor dan je zou verwachten. Hier zijn de situaties die we het meest tegenkomen:
Charitatieve bijdragen. Een auteur wil een percentage van hun royalty’s op een specifiek boek naar een liefdadig organisatie sturen. Het kan 5% zijn, het kan 50% zijn. In elk geval moet dit automatisch gebeuren, elk royalty-periode.
Medauteur verdelingen. Soms staat een medewerker niet formeel op het contract vermeld, maar verdient nog steeds een aandeel. Een donatie regel is een schone manier om een deel van de inkomsten van een rechthebbende naar een ander door te sturen zonder contracten te herschrijven.
Uitgever- of organisatiebijdragen. Auteurs willen soms een deel van hun inkomsten terug naar de uitgever of naar een specifiek fonds sturen. Een donatie regel verwerkt dit zonder extra boekhoudwerk aan uw kant.
Stel het eenmaal in en vergeet het dan
In Royalties HQ werken donaties via eenvoudige regels. Je vindt ze onder Aanpassingen, vervolgens Donaties. Het instellen ervan duurt ongeveer een minuut.
Elke donatie regel bepaalt de donor (de rechthebbende wiens royalty’s worden verminderd), de begunstigde (de rechthebbende die de donatie ontvangt), het product waarop het van toepassing is en het percentage. Dit is de kern ervan.
Maar er zijn enkele extra’s die in de praktijk het verschil maken.
Percentageflexibiliteit. Je kunt elk percentage instellen van 0,1% tot 100%, wat je nauwkeurige controle geeft over hoeveel wordt gedoneerd.
Maximale bedraglimieten. Als een donor 10% van de royalty’s op een titel wil geven maar het totaal per periode op $500 wil begrenzen, kun je dat rechtstreeks op de regel instellen. Je hoeft het zelf niet in de gaten te houden.
Datumbereiken. Donatie regels kunnen een startmaand en een eindmaand hebben. Als een auteur alleen gedurende een kalenderjaar wil doneren, stel je de data in en de regel regelt zichzelf. Wanneer de periode eindigt, stoppen de donaties automatisch.
Geen verrassende optellingen. Als er meerdere donatie regels zijn voor dezelfde donor en hetzelfde product, tellen ze niet op elkaar. Elke regel berekent onafhankelijk van het saldo van de donor, wat de berekening voorspelbaar en transparant houdt.
Berekend op het juiste moment
Donatiebedragen worden automatisch berekend tijdens je royalty runs. Het systeem berekent ze vanuit het saldo van de donor nadat voorschotten en kosten al zijn afgetrokken. Dit betekent dat donaties altijd gebaseerd zijn op wat de auteur werkelijk heeft verdiend, niet op een brutobedrag dat nog geen rekening heeft gehouden met andere verplichtingen.
Als je dingen ooit terug moet draaien, is dat ook eenvoudig. Het verwijderen van een factuur draait alle bijbehorende donatie transacties schoon terug, dus je blijft nooit met weesaanpassingen in je registratie zitten.
Volledige transparantie voor iedereen
Een van de grootste ergernissen bij handmatig donatie volgen is iedereen op de hoogte houden. Met Royalties HQ verschijnen donatie details automatisch op PDF royalty afrekeningen voor zowel de donor als de begunstigde. Je auteurs kunnen precies zien wat is gedoneerd en waar het naartoe is gegaan. Begunstigden kunnen zien wat zij hebben ontvangen en van welke titel het afkomstig is.
Als je rechthebbenden de Author Portal gebruiken, krijgen zij nog meer inzicht. Ze kunnen hun donatie transacties bekijken en de actieve regels zien die voor hen gelden, allemaal zonder je om een update te hoeven e-mailen.
En aan uw kant wordt elke donatie bijgehouden met een volledige audittrail. Als iemand ooit naar historische donaties vraagt, kunt u de details in enkele seconden opvragen in plaats van door oude spreadsheets te worstelen.
Een zorg minder
Royalty donaties zijn in theorie niet ingewikkeld. De uitdaging was altijd om ze consistent, nauwkeurig en transparant uit te voeren, periode na periode. Royalties HQ verandert een terugkerende handmatige taak in een reeks regels die zich zelf uitvoeren.
Als je klaar bent om donaties niet meer met de hand te beheren, bekijk Royalties HQ en zie hoeveel tijd je op je volgende royalty run kunt besparen.
