Dieser Artikel ist Teil unseres Complete Guide to Royalty Management.
Sie wissen, dass Ihre Tabellenkalkulation nicht mehr ausreicht. Die Formeln sind fehleranfällig, der Prozess kostet Sie jeden Quartal Tage, und Sie haben ständig Angst, einem Autor die falsche Zahl zu senden. Aber das Einzige, das Sie vom Wechsel abhält, ist nicht mangelnde Motivation. Es ist die Migration.
Die Vorstellung, Jahre von Royalty-Daten aus Excel in neue Software zu verschieben, wirkt überwältigend. Was ist, wenn etwas verloren geht? Was ist, wenn die Zahlen nicht übereinstimmen? Was ist, wenn es Wochen dauert? Das sind berechtigte Bedenken, und jeder Verlag, mit dem wir zusammenarbeiten, hatte sie. Die gute Nachricht ist, dass die Migration Ihrer Royalty-Daten weit weniger schmerzhaft ist, als die meisten Menschen erwarten.
Überblick über Ihre vorhandenen Daten verschaffen
Bevor Sie mit einer Software beginnen, nehmen Sie sich eine Stunde Zeit, um sich einen klaren Überblick über Ihre Daten zu verschaffen. Sie müssen nicht alles perfekt organisiert haben. Sie müssen nur wissen, was vorhanden ist und wo es sich befindet.
Titel und ISBNs. Sie benötigen eine Liste jedes Buches, das Sie veröffentlichen, zusammen mit den Produktkennzeichnern (ISBNs, ASINs) für jedes Format. Wenn Sie bereits eine Tabellenkalkulation mit Ihrem Katalog haben, sind Sie schon fast am Ziel.
Rechteinhaber. Eine Liste Ihrer Autoren, Illustratoren, Übersetzer und aller anderen, die Royalties verdienen. Mindestens benötigen Sie deren Namen und entweder eine E-Mail-Adresse oder einen eindeutigen Code, den Sie intern verwenden.
Verträge und Royalty-Bedingungen. Die Royalty-Sätze, Vorschussbeträge und alle gestuften Strukturen, auf die Sie sich geeinigt haben. Diese müssen noch nicht in einem bestimmten Format vorliegen. Sie müssen nur wissen, wo Sie sie finden.
Verkaufsdaten. Wenn Sie einen vollständigen historischen Import planen, benötigen Sie die tatsächlichen Verkaufsdateien von Ihren Distributoren. Wenn Sie einen sauberen Wechsel durchführen, benötigen Sie nur Gesamtsummen (verkaufte Einheiten und verdiente Royalties pro Produkt). Wir werden beide Ansätze weiter unten behandeln.
Das ist die vollständige Liste. Wenn Sie diese vier Dinge finden können, haben Sie alles, was Sie zum Einstieg benötigen.
Was Royalty-Software tatsächlich importiert
Eine der größten Befürchtungen bei der Migration ist, dass Sie alles manuell neu eingeben müssen. So funktioniert das nicht. Spezialisierte Royalty-Software verwendet Massen-CSV-Importe, um Ihre Daten schnell einzubringen.
In Royalties HQ können Sie Folgendes importieren:
- Titel und Produkte mit ISBNs, ASINs, Veröffentlichungsdaten, Seitenzahl und Royalty-Periodeneinstellungen. Jedes Format eines Buches (Taschenbuch, Hardcover, E-Book, Audiobook) wird als eigene Produktzeile importiert. Sie laden eine CSV-Vorlage herunter, füllen sie aus, laden sie hoch, und das System validiert alles, bevor es importiert wird.
- Rechteinhaber mit Namen, E-Mail-Adressen, Rechteinhabercodes und Kontaktdetails. Auch hier gibt es eine CSV-Vorlage. Das System prüft auf Duplikate und kennzeichnet Probleme, bevor etwas gespeichert wird.
- Verträge, die Rechteinhaber mit Titeln verknüpfen, zusammen mit ihren Royalty-Sätzen, Vorschussguthaben und Stufenstrukturen.
- Verkaufsdaten in über 10 Formaten von großen Distributoren wie Amazon KDP, Lightning Source, Ingram CoreSource, ACX, Google Play, Apple Books, Draft2Digital und Findaway/INaudio. Für Verkäufe aus anderen Quellen wie Ihrer eigenen Website oder Großhandelsbestellungen gibt es eine generische CSV-Vorlage, die alles andere abdeckt.
Das Wichtigste, das Sie verstehen müssen, ist, dass native Formatdateien von Ihren Distributoren ohne Änderungen hochgeladen werden können. Sie müssen Amazon-KDP-Berichte nicht reformatieren oder Lightning-Source-Dateien neu strukturieren. Laden Sie sie einfach unverändert hoch.
Wie lange dauert es wirklich?
Das ist die Frage, die jeder stellt, und die ehrliche Antwort ist: Es hängt von Ihrer Katalogsgröße und dem Ansatz ab, den Sie wählen. Hier sind jedoch einige realistische Maßstäbe.
Ein Verlag mit 50 Titeln und 10 Rechteinhabern kann sich normalerweise in einem einzigen Tag vollständig einrichten. Das Importieren von Titeln und Rechteinhabern dauert weniger als eine Stunde. Das Einrichten von Verträgen dauert einige Stunden. Das Importieren des ersten Satzes von Verkaufsdaten dauert Minuten.
Ein Verlag mit 500+ Titeln benötigt einige Tage, verteilt auf ein oder zwei Wochen. Die Massen-Import-Tools erledigen die schwere Arbeit, aber Sie sollten die Daten in Etappen überprüfen, anstatt sie zu überstürzen.
Der Teil, der am längsten dauert, ist fast nie die Software. Es ist das Sammeln Ihrer vorhandenen Daten, besonders wenn Ihre Verkaufsdateien über E-Mail-Posteingänge, freigegebene Laufwerke und Distributor-Dashboards verteilt sind. Wenn Sie Ihre Distributor-Verkaufsdateien organisieren, bevor Sie beginnen, läuft der eigentliche Importprozess viel schneller.
Zwei Ansätze zur Migration
Es gibt wirklich nur zwei Möglichkeiten, den Übergang zu handhaben, und beide sind völlig gültig. Wir haben einen detaillierten Vergleich der beiden Ansätze geschrieben, aber hier ist die Kurzversion.
Vollständiger historischer Import. Sie importieren alle Ihre Verkaufsdaten von Anfang an und erstellen Ihren Royalty-Verlauf im neuen System neu. Ihre Autoren erhalten einen umfassenden Überblick über jeden Verkauf und jede Abrechnung an einem Ort. Der Kompromiss ist mehr vorbereitende Arbeit beim Sammeln alter Verkaufsdateien, und Ihre rekonstruierten Abrechnungen entsprechen möglicherweise nicht zu 100 % den vorherigen aufgrund von Rundungen und Periodendifferenzen.
Sauberer Wechsel. Sie wählen ein Datum, beginnen mit dem Import von Verkaufsdaten ab diesem Zeitpunkt und geben Gesamtsummen für alles davor ein. Das ist schneller und einfacher. Die Gesamtsummen stellen sicher, dass gestaffelte Royalty-Sätze immer noch korrekt berechnet werden, aber Ihre Autoren sehen keine monatlichen Details für die Zeit vor dem Wechsel.
Die meisten Verlage mit kleineren Katalogen entscheiden sich für den vollständigen Import. Größere Verlage oder solche mit chaotischen historischen Daten bevorzugen normalerweise den sauberen Wechsel. Keine dieser Entscheidungen ist falsch. Sie können unseren kostenlosen Leitfaden herunterladen, um mehr Hilfe bei der Entscheidung zu erhalten, welcher Ansatz zu Ihrer Situation passt.
Vorsicht vor Tabellenkalkulations-Formatierung
Hier ist ein praktischer Tipp, der viele Kopfschmerzen spart. Wenn Sie Ihre CSV-Dateien für den Import vorbereiten, seien Sie vorsichtig mit der automatischen Formatierung von Excel. Sie liebt es, lange Zahlen wie ISBNs stillschweigend in wissenschaftliche Notation zu konvertieren, Daten nach Ihrem Gebietsschema umzuformatieren und führende Nullen aus Codes zu entfernen.
Die Lösung ist einfach: Formatieren Sie alle Zellen als reinen Text, bevor Sie Daten eingeben. Noch besser ist es, Google Sheets zu verwenden, das weniger aggressiv bei der Umformatierung Ihrer Daten vorgeht. Dieser eine Schritt verhindert die häufigsten Importfehler, die wir sehen.
Erste Schritte mit Royalties HQ
Royalties HQ ist dafür ausgelegt, diesen Übergang unkompliziert zu gestalten. Jeder Import verwendet eine herunterladbare CSV-Vorlage, die Ihnen genau zeigt, welche Felder erwartet werden und in welchem Format sie sein müssen. Das System validiert Ihre Daten vor dem Import und zeigt Ihnen eine Vorschau, damit Sie Probleme erkennen können, bevor sie gespeichert werden.
Sie müssen auch nicht alles auf einmal importieren. Viele Verlage beginnen mit Titeln und Rechteinhabern, richten einige Verträge ein und importieren dann ihren ersten Monat Verkaufsdaten, um den gesamten Prozess von Anfang bis Ende zu sehen. Sobald Sie sich wohlfühlen, können Sie zurückgehen und historische Daten importieren oder den Rest Ihres Katalogs hinzufügen.
Wenn Sie mit Excel kämpfen und den Wechsel aufschieben, weil die Migration überwältigend wirkt, hören Sie auf die Verlage, die den Wechsel bereits vollzogen haben: Der schwierigste Teil ist die Entscheidung anzufangen. Der eigentliche Prozess ist viel einfacher als die Tabellenkalkulation, die Sie ersetzen.
