Den här artikeln är en del av vår Komplett guide till royaltyhantering.
Du vet att dina kalkylblad inte räcker längre. Formlerna är sköraste, processen tar flera dagar varje kvartal, och du lever i rädsla för att skicka ett felaktigt belopp till en författare. Men det som stoppar dig från att byta är inte bristande motivation. Det är migrationen.
Tanken på att flytta årtionden av royaltydata från Excel till ny programvara känns överväldigande. Vad om något går förlorat? Vad om siffrorna inte stämmer? Vad om det tar veckor? Det är rimliga farhågor, och alla förlag vi arbetar med har haft dem. Det goda budskapet är att migrera dina royaltydata är långt mindre smärtsamt än de flesta förväntar sig.
Inventera vad du har
Innan du rör någon programvara, ägna en timme åt att få en tydlig bild av din data. Du behöver inte ha allt organiserat perfekt. Du behöver bara veta vad som finns och var det ligger.
Titlar och ISBN:er. Du behöver en lista över varje bok du publicerar, tillsammans med produktidentifikatorer (ISBN:er, ASIN:er) för varje format. Om du har ett kalkylblad med din katalog, är du redan väl på vägen.
Rättighetsinnehavare. En lista över dina författare, illustratörer, översättare och alla andra som tjänar royalties. Du behöver minst deras namn och antingen en e-postadress eller en unik kod som du använder internt.
Kontrakt och royaltyvillkor. Royaltysatserna, förskottsbeloppen och eventuella trappstegskonstruktioner som du kommit överens om. Dessa behöver inte vara i ett särskilt format än. Du behöver bara veta var du hittar dem.
Försäljningsdata. Om du planerar att göra en fullständig historisk import behöver du de faktiska försäljningsfilerna från dina distributörer. Om du gör en ren övergång behöver du bara summatoriska totaler (sålda enheter och intjänade royalties per produkt). Vi täcker båda tillvägagångssätten nedan.
Det är hela listan. Om du kan lokalisera dessa fyra saker har du allt du behöver för att komma igång.
Vad royaltyprogramvara faktiskt importerar
En av de största frågorna om migrationen är att du måste mata in allt manuellt. Så fungerar det inte. Specialbyggd royaltyprogramvara använder bulk-CSV-importer för att föra in dina data snabbt.
I Royalties HQ kan du importera:
- Titlar och produkter med ISBN:er, ASIN:er, publiceringsdatum, sidantal och royaltyperiodinställningar. Varje format av en bok (pocketbok, inbunden, e-bok, ljudbok) importeras som sin egen produktrad. Du laddar ner en CSV-mall, fyller i den, laddar upp den, och systemet validerar allt innan import.
- Rättighetsinnehavare med namn, e-postadresser, rättighetsinnehavarkoder och kontaktuppgifter. Återigen finns det en CSV-mall. Systemet söker efter dubbletter och flaggar problem innan någonting sparas.
- Kontrakt som kopplar rättighetsinnehavare till titlar med deras royaltysatser, förskottssaldon och trappstegskonstruktioner.
- Försäljningsdata i 10+ format från stora distributörer inklusive Amazon KDP, Lightning Source, Ingram CoreSource, ACX, Google Play, Apple Books, Draft2Digital och Findaway/INaudio. För försäljning från andra källor som din egen webbplats eller grossistorder finns det en generisk CSV-mall som täcker allt annat.
Det viktiga att förstå är att ursprungliga formatfiler från dina distributörer kan laddas upp utan några ändringar. Du behöver inte omformatera Amazon KDP-rapporter eller omstrukturera Lightning Source-filer. Släpp bara in dem som de är.
Hur lång tid tar det faktiskt?
Det här är frågan alla ställer, och det ärliga svaret är: det beror på katalogstorleken och vilket tillvägagångssätt du väljer. Men här är några realistiska riktmärken.
Ett förlag med 50 titlar och 10 rättighetsinnehavare kan vanligtvis få full inställning på en dag. Importering av titlar och rättighetsinnehavare tar mindre än en timme. Inställning av kontrakt tar några timmar. Importering av den första batchen försäljningsdata tar minuter.
Ett förlag med 500+ titlar kommer att behöva några dagar fördelade över en eller två veckor. Bulk-importverktygen gör det tunga arbetet, men du vill granska data i etapper snarare än att skynda igenom det.
Den del som tar längst är nästan aldrig programvaran. Det är samla din befintliga data, särskilt om dina försäljningsfiler är spridda över e-postinkorgar, delade enheter och distributörsöversikter. Om du organiserar dina distributörsförsäljningsfiler innan du börjar, går den faktiska importprocessen mycket snabbare.
Två tillvägagångssätt för migrering
Det finns egentligen bara två sätt att hantera övergången, och båda är helt giltiga. Vi har skrivit en detaljerad jämförelse av de två tillvägagångssätten, men här är kortversionen.
Fullständig historisk import. Du importerar all din försäljningsdata från början och återskapar din royaltyhistorik i det nya systemet. Dina författare får en komplett bild av varje försäljning och varje rapport på ett ställe. Avvägningen är mer förarbete för att samla gamla försäljningsfiler, och dina återskapade rapporter kanske inte matchar tidigare rapporter på öret på grund av avrundning och periodskillnader.
Ren övergång. Du väljer ett datum, börjar importera försäljningsdata från den punkten framåt, och anger sammanfattade totaler för allt innan det datumet. Det här är snabbare och enklare. Sammanfattningssiffrorna säkerställer att royaltysatser på flera nivåer fortfarande beräknas korrekt, men dina författare ser inte månad-för-månad-detaljer för perioden innan övergången.
De flesta mindre förlag går med den fullständiga importen. Större förlag, eller de med rörig historisk data, föredrar ofta den rena övergången. Inget av valen är fel. Du kan ladda ner vår gratis guide för mer hjälp med att bestämma vilket tillvägagångssätt som passar din situation.
Var försiktig med kalkylbladets formatering
Här är ett praktiskt tips som sparar mycket huvudvärk. När du förbereder dina CSV-filer för import, var försiktig med Excels automatiska formatering. Den älskar att tyst konvertera långa nummer som ISBN:er till vetenskaplig notation, omformatera datum baserat på din lokal och ta bort ledande nollor från koder.
Lösningen är enkel: formatera alla dina celler som vanlig text innan du anger data. Eller ännu bättre, använd Google Sheets, som är mindre aggressiv när det gäller att omformatera dina data. Det här ett steg förhindrar de vanligaste importfelen vi ser.
Komma igång med Royalties HQ
Royalties HQ är byggt för att göra denna övergång okomplicerad. Varje import använder en nedladdningsbar CSV-mall som visar dig exakt vilka fält som förväntas och vilket format de behöver vara i. Systemet validerar dina data innan import och visar dig en förhandsvisning så att du kan fånga problem innan de sparas.
Du behöver inte importera allt på en gång heller. Många förlag börjar med titlar och rättighetsinnehavare, ställer in några kontrakt, och importerar sedan sin första månad försäljningsdata för att se hela processen från början till slut. När du är bekväm kan du gå tillbaka och hämta historiska data eller lägga till resten av din katalog.
Om du har **brottats med Excel](/blog/excel-royalty-problems/) och skjutit upp bytet eftersom migrationen känns för skrämmande, ta det från förlagen som redan gjort flytten: den svåraste delen är att besluta sig för att börja. Den faktiska processen är mycket enklare än det kalkylblad du byter ut.
