Questo articolo fa parte della nostra Guida Completa alla Gestione delle Royalty.
Sai che i tuoi fogli di calcolo non sono più sufficienti. Le formule sono fragili, il processo ti consuma giorni ogni trimestre, e vivi nella paura di inviare a un autore un numero sbagliato. Ma ciò che ti impedisce di passare a un’altra soluzione non è la mancanza di motivazione. È la migrazione.
L’idea di spostare anni di dati sulle royalty da Excel a un nuovo software sembra schiacciante. E se qualcosa va perso? E se i numeri non coincidono? E se ci vogliono settimane? Questi sono timori ragionevoli, e ogni editore con cui lavoriamo li ha avuti. La buona notizia è che migrare i tuoi dati sulle royalty è molto meno doloroso di quanto la maggior parte delle persone si aspetti.
Fai il punto della situazione su ciò che hai
Prima di toccare qualsiasi software, dedica un’ora per ottenere un quadro chiaro dei tuoi dati. Non hai bisogno che tutto sia organizzato perfettamente. Hai solo bisogno di sapere cosa esiste e dove si trova.
Titoli e ISBN. Hai bisogno di un elenco di ogni libro che pubblichi, insieme agli identificatori di prodotto (ISBN, ASIN) per ogni formato. Se hai un foglio di calcolo con il tuo catalogo, sei già a buon punto.
Titolari dei diritti. Un elenco dei tuoi autori, illustratori, traduttori e chiunque altro guadagni royalty. Come minimo, hai bisogno del loro nome e di un indirizzo email o di un codice univoco che usi internamente.
Contratti e condizioni di royalty. Le aliquote di royalty, gli importi degli anticipi e qualsiasi struttura a livelli su cui hai concordato. Questi non hanno bisogno di essere in un formato specifico al momento. Hai solo bisogno di sapere dove trovarli.
Dati di vendita. Se prevedi di fare un’importazione storica completa, avrai bisogno dei file di vendita effettivi dai tuoi distributori. Se stai facendo un passaggio pulito, hai solo bisogno di totali riepilogativi (unità vendute e royalty guadagnate per prodotto). Affronteremo entrambi gli approcci di seguito.
Questo è l’elenco completo. Se riesci a individuare queste quattro cose, hai tutto ciò di cui hai bisogno per iniziare.
Cosa importa effettivamente il software per le royalty
Una delle paure più grandi riguardo alla migrazione è che dovrai re-inserire manualmente tutto. Non è così che funziona. Il software per le royalty costruito a questo scopo utilizza importazioni CSV in massa per portare i tuoi dati rapidamente.
In Royalties HQ, puoi importare:
- Titoli e prodotti con ISBN, ASIN, date di pubblicazione, conteggi di pagine e impostazioni dei periodi di royalty. Ogni formato di un libro (brossura, copertina rigida, ebook, audiolibro) viene importato come una propria riga di prodotto. Scarichi un modello CSV, lo compili, lo carichi e il sistema convalida tutto prima dell’importazione.
- Titolari dei diritti con nomi, indirizzi email, codici dei titolari dei diritti e dettagli di contatto. Di nuovo, c’è un modello CSV. Il sistema verifica i duplicati e segnala i problemi prima che venga salvato nulla.
- Contratti che collegano i titolari dei diritti ai titoli con le loro aliquote di royalty, saldi degli anticipi e strutture a livelli.
- Dati di vendita in 10+ formati da distributori importanti tra cui Amazon KDP, Lightning Source, Ingram CoreSource, ACX, Google Play, Apple Books, Draft2Digital e Findaway/INaudio. Per le vendite provenienti da altre fonti come il tuo sito web o gli ordini all’ingrosso, c’è un modello CSV generico che copre tutto il resto.
Il punto chiave da comprendere è che i file in formato nativo dai tuoi distributori possono essere caricati senza alcuna modifica. Non è necessario riformattare i report di Amazon KDP o ristrutturare i file di Lightning Source. Semplicemente caricali così come sono.
Quanto tempo ci vuole effettivamente?
Questa è la domanda che tutti fanno, e la risposta onesta è: dipende dalla dimensione del tuo catalogo e dall’approccio che scegli. Ma ecco alcuni benchmark realistici.
Un editore con 50 titoli e 10 titolari di diritti può generalmente essere completamente configurato in un singolo giorno. L’importazione di titoli e titolari di diritti richiede meno di un’ora. La configurazione dei contratti richiede poche ore. L’importazione del primo batch di dati di vendita richiede minuti.
Un editore con 500+ titoli avrà bisogno di alcuni giorni distribuiti su una o due settimane. Gli strumenti di importazione in massa svolgono il lavoro pesante, ma vorrai rivedere i dati in fasi anziché affrettarti.
La parte che richiede più tempo quasi mai è il software. È raccogliere i tuoi dati esistenti, specialmente se i tuoi file di vendita sono sparsi tra caselle di posta, unità condivise e dashboard dei distributori. Se organizzi i tuoi file di vendita dei distributori prima di iniziare, il vero processo di importazione procede molto più velocemente.
Due approcci alla migrazione
Ci sono veramente solo due modi per gestire la transizione, e entrambi sono perfettamente validi. Abbiamo scritto un confronto dettagliato dei due approcci, ma ecco la versione breve.
Importazione storica completa. Importi tutti i tuoi dati di vendita da molto tempo fa e ricrei la tua storia di royalty all’interno del nuovo sistema. I tuoi autori ottengono un quadro completo di ogni vendita e ogni dichiarazione in un unico luogo. Il compromesso è più lavoro iniziale per raccogliere i vecchi file di vendita, e le tue dichiarazioni ricreate potrebbero non corrispondere esattamente alle precedenti a causa di differenze di arrotondamento e periodo.
Passaggio pulito. Scegli una data, inizi a importare i dati di vendita da quel momento in poi e inserisci i totali riepilogativi per tutto ciò che era prima di quella data. Questo è più veloce e semplice. I dati riepilogativi assicurano che le aliquote di royalty a livelli si calcolino ancora correttamente, ma i tuoi autori non vedranno i dettagli mese per mese per il periodo prima del passaggio.
La maggior parte degli editori con cataloghi più piccoli opta per l’importazione completa. Gli editori più grandi, o quelli con dati storici disordinati, tendono a preferire il passaggio pulito. Nessuna scelta è sbagliata. Puoi scaricare la nostra guida gratuita per ulteriore aiuto nel decidere quale approccio si adatta alla tua situazione.
Attenzione alla formattazione dei fogli di calcolo
Ecco un consiglio pratico che ti salva da molti problemi. Quando stai preparando i tuoi file CSV per l’importazione, fai attenzione alla formattazione automatica di Excel. Adora convertire silenziosamente numeri lunghi come gli ISBN in notazione scientifica, riformattare le date in base alla tua locale e rimuovere gli zeri iniziali dai codici.
La soluzione è semplice: formatta tutte le tue celle come testo normale prima di inserire i dati. O ancora meglio, usa Google Sheets, che è meno aggressivo nel riformattare i tuoi dati. Questo unico passaggio previene gli errori di importazione più comuni che vediamo.
Iniziare con Royalties HQ
Royalties HQ è costruito per rendere questa transizione semplice. Ogni importazione utilizza un modello CSV scaricabile che mostra esattamente quali campi sono previsti e in quale formato devono essere. Il sistema convalida i tuoi dati prima dell’importazione e ti mostra un’anteprima in modo da poter individuare i problemi prima che vengano salvati.
Non devi nemmeno importare tutto in una volta. Molti editori iniziano con titoli e titolari di diritti, configurano alcuni contratti, quindi importano il loro primo mese di dati di vendita per vedere l’intero processo end to end. Una volta che hai acquisito familiarità, puoi tornare indietro e importare i dati storici o aggiungere il resto del tuo catalogo.
Se sei stato alle prese con Excel e hai rimandato il passaggio perché la migrazione sembra troppo scoraggiante, ascolta gli editori che hanno già fatto il passo: la parte più difficile è decidere di iniziare. Il vero processo è molto più semplice del foglio di calcolo che stai sostituendo.
