この記事は、当社のロイヤリティ管理完全ガイドの一部です。
スプレッドシートではもう対応できなくなっていることをご存じかもしれません。計算式は脆弱で、四半期ごとのプロセスに何日もかかり、著者に間違った数字を送ってしまうことへの不安が絶えません。しかし、切り替えを躊躇させる理由は、モチベーションの欠如ではありません。それはデータ移行です。
Excelに蓄積されたロイヤリティデータを新しいソフトウェアに移動させるという考えは、圧倒的に感じられるかもしれません。データが失われたらどうしよう。数字が一致しなかったらどうしよう。数週間かかったらどうしよう。これらは妥当な懸念事項であり、当社と取引するすべてのパブリッシャーがこれらの懸念を抱いていました。良いニュースは、ロイヤリティデータの移行は、ほとんどの人が予想するよりもはるかに簡単ということです。
現在のデータを把握する
ソフトウェアに触れる前に、1時間をかけてデータを明確に把握してください。すべてが完璧に整理されている必要はありません。何が存在し、どこにあるかを知る必要があるだけです。
タイトルとISBN。 発行するすべての書籍のリストと、各フォーマットの製品識別子（ISBN、ASIN）が必要です。カタログを記載したスプレッドシートがあれば、すでに半分以上完了しています。
著作権者。 著者、イラストレーター、翻訳者、およびロイヤリティを得ている他の人のリスト。最小限の要件は、名前とメールアドレス、または内部で使用している一意のコードです。
契約とロイヤリティ条件。 ロイヤリティ率、前払い金額、および合意した段階的構造。これらはまだ特定の形式である必要はありません。どこで見つけることができるかを知っておくだけで大丈夫です。
売上データ。 完全な過去のインポートを実行する予定がある場合は、販売代理店からの実際の売上ファイルが必要です。クリーンカットオーバーを実行する場合は、概要の合計（製品あたりの販売ユニット数とロイヤリティ獲得額）が必要です。両方のアプローチについては、以下で説明します。
これがすべてです。これら4つのものを見つけることができれば、開始するために必要なすべてが揃っています。
ロイヤリティソフトウェアが実際にインポートするもの
データ移行に関する最大の懸念の1つは、すべてを手動で再入力する必要があるということです。そうではありません。目的に設計されたロイヤリティソフトウェアは、一括CSVインポートを使用してデータを迅速に取り込みます。
Royalties HQでは、以下をインポートできます。
- タイトルと製品。ISBN、ASIN、出版日、ページ数、およびロイヤリティ期間設定。書籍の各フォーマット（ソフトカバー、ハードカバー、電子書籍、オーディオブック）は、独自の製品行としてインポートされます。CSVテンプレートをダウンロードして、入力して、アップロードすると、システムがすべて検証してからインポートします。
- 著作権者。名前、メールアドレス、著作権者コード、および連絡先情報。ここでもCSVテンプレートがあります。システムは重複をチェックし、保存される前に問題にフラグを立てます。
- 契約。著作権者をタイトルにリンクし、ロイヤリティ率、前払いバランス、および段階的構造を指定します。
- 10以上の形式の売上データ。Amazon KDP、Lightning Source、Ingram CoreSource、ACX、Google Play、Apple Books、Draft2Digital、Findaway/INaudioを含む主要な販売代理店から。独自のウェブサイトやWholesale注文などの他の源からの売上については、他のすべてに対応する一般的なCSVテンプレートがあります。
理解すべき重要なポイントは、販売代理店からのネイティブ形式ファイルは変更せずにアップロードできるということです。Amazon KDPレポートを再フォーマットしたり、Lightning SourceファイルをRestructureしたりする必要はありません。それらをそのままドロップすればいいのです。
実際にはどのくらい時間がかかりますか？
これは誰もが質問する質問ですが、正直な答えは次の通りです。カタログのサイズと、どのアプローチを選択するかによって異なります。しかし、ここにはいくつかの現実的なベンチマークがあります。
50のタイトルと10の著作権者を持つパブリッシャーは、通常1日で完全に設定できます。タイトルと著作権者のインポートには1時間未満かかります。契約の設定には数時間かかります。最初の売上データのバッチをインポートするには数分かかります。
500以上のタイトルを持つパブリッシャーには、1～2週間かけて数日必要です。一括インポートツールは重い作業を行いますが、急いで進めるのではなく、データを段階的にレビューしたいでしょう。
最も時間がかかる部分は、ほぼ常にソフトウェアではありません。それは既存データの収集です。特に、売上ファイルがメールの受信箱、共有ドライブ、および販売代理店ダッシュボード全体に散在している場合です。開始前に販売代理店の売上ファイルを整理すれば、実際のインポートプロセスははるかに高速化します。
移行の2つのアプローチ
移行を処理する方法は本当に2つだけで、どちらも完全に有効です。当社は2つのアプローチの詳細な比較を作成していますが、短いバージョンは以下の通りです。
完全な過去のインポート。 最初からすべての売上データをインポートし、新しいシステム内でロイヤリティ履歴を再作成します。著者は1つの場所ですべての売上とすべ���のステートメントの完全な概要を取得します。トレードオフは、古い売上ファイルを集めるための事前作業が増え、四捨五入と期間の違いにより、再作成されたステートメントが以前のものと正確に一致しない可能性があることです。
クリーンカットオーバー。 日付を選択し、その時点から売上データのインポートを開始し、その日付より前のすべてに対して概要合計を入力します。これはより速く、よりシンプルです。概要の数字は段階的なロイヤリティ率が正しく計算されることを保証しますが、著者はカットオーバー前の期間の月次の詳細を見ることはありません。
ほとんどのカタログが小さいパブリッシャーは、完全なインポートを選択します。より大規模なパブリッシャー、または履歴データが複雑なパブリッシャーは、クリーンカットオーバーを好む傾向があります。どちらの選択も間違っていません。どのアプローチがあなたの状況に適しているかを決定するのに役立つ、無料ガイドをダウンロードできます。
スプレッドシートの形式に注意する
これは多くの頭痛を防ぐ実用的なヒントです。インポート用のCSVファイルを準備する際に、Excelの自動フォーマットに注意してください。ISBNのような長い数字を科学記法に静かに変換し、ロケールに基づいて日付を再フォーマットし、コードの先頭のゼロを削除するのが好きです。
修正は簡単です。データを入力する前に、すべてのセルをプレーンテキストとしてフォーマットしてください。または、さらに良い方法として、データの再フォーマットに対してあまり積極的でないGoogle Sheetsを使用してください。この1つのステップで、当社が目にする最も一般的なインポートエラーを防ぐことができます。
Royalties HQでの開始
Royalties HQは、この移行を簡単にするために構築されています。すべてのインポートは、ダウンロード可能なCSVテンプレートを使用します。このテンプレートは、どのフィールドが期待され、どの形式で必要かを正確に示しています。システムはインポート前にデータを検証し、問題を保存する前にキャッチできるようにプレビューを表示します。
各インポートの詳細を確認したい場合は、当社のタイトルと製品のインポートドキュメントで、プロセス全体を段階的に説明しています。
すべてを一度にインポートする必要もありません。多くのパブリッシャーはタイトルと著作権者から始め、いくつかの契約を設定してから、最初の売上データをインポートして、プロセス全体をエンドツーエンドで確認します。満足したら、戻って履歴データを取り込むか、カタログの残りを追加できます。
Excelで苦労しており、移行が困難に思えるため、スイッチを延期してきた場合は、すでに移行を行ったパブリッシャーから学んでください。最も難しい部分は開始することを決定することです。実際のプロセスは、置き換えるスプレッドシートよりもはるかに簡単です。
