Denne artikkelen er en del av vår Fullstendig veiledning til royaltyforvaltning.
Du vet at regnearkene dine ikke lenger holder mål. Formlene er skjøre, prosessen tar opp dager hvert kvartal, og du lever i frykt for å sende en forfatter feil tall. Men det som stopper deg fra å bytte er ikke mangel på motivasjon. Det er migreringen.
Tanken på å flytte år med royaltydata ut av Excel og inn i ny programvare virker overveldende. Hva hvis noe går tapt? Hva hvis tallene ikke stemmer? Hva hvis det tar uker? Dette er rimelige bekymringer, og alle forleggere vi arbeider med har hatt dem. Det gode nyhedet er at migrering av royaltydataene dine er langt mindre smertefullt enn de fleste forventer.
Kartlegg det du har
Før du berører noen programvare, bruk en time på å få et klart bilde av dataene dine. Du trenger ikke å ha alt perfekt organisert. Du trenger bare å vite hva som finnes og hvor det befinner seg.
Titler og ISBN-er. Du trenger en liste over alle bøkene du publiserer, sammen med produktidentifikatorene (ISBN-er, ASIN-er) for hvert format. Hvis du har et regneark med katalogen din, er du allerede det meste av veien der.
Rettighetshavere. En liste over dine forfattere, illustratører, oversettere og alle andre som tjener royalties. Som minimum trenger du navnet deres og enten en e-postadresse eller en unik kode du bruker internt.
Kontrakter og royaltybetingelser. Royaltysatsene, forskuddsbeløpene og eventuelle nivåstrukturer du har avtalt. Disse trenger ikke å være i et spesifikt format ennå. Du trenger bare å vite hvor du kan finne dem.
Salgsdata. Hvis du planlegger en fullstendig historisk import, trenger du de faktiske salgsdatafilene fra distributørene dine. Hvis du gjør en ren overgang, trenger du bare sammendragssamlinger (enheter solgt og royalties tjent per produkt). Vi dekker begge tilnærmingene nedenfor.
Det er hele listen. Hvis du kan finne disse fire tingene, har du alt du trenger for å komme i gang.
Hva royaltyprogramvare faktisk importerer
En av de største frykten rundt migrering er at du må manuelt legge inn alt på nytt. Det er ikke slik det fungerer. Spesialbygd royaltyprogramvare bruker masseimport av CSV-filer for å bringe dataene dine inn raskt.
I Royalties HQ kan du importere:
- Titler og produkter med ISBN-er, ASIN-er, publiseringsdatoer, sidtall og royaltyperiodeinnstillinger. Hvert format av en bok (paperback, hardcover, e-bok, lydbok) importeres som egen produktrad. Du laster ned en CSV-mal, fyller den ut, laster den opp, og systemet validerer alt før import.
- Rettighetshavere med navn, e-postadresser, rettighetshaverkoder og kontaktdetaljer. Igjen finnes det en CSV-mal. Systemet sjekker for duplikater og flagger problemer før noe lagres.
- Kontrakter som knytter rettighetshavere til titler med deres royaltysatser, forskuddsbalanser og tierstrukturer.
- Salgsdata i 10+ formater fra større distributører inkludert Amazon KDP, Lightning Source, Ingram CoreSource, ACX, Google Play, Apple Books, Draft2Digital og Findaway/INaudio. For salg fra andre kilder som ditt eget nettsted eller grossistordrer, finnes det en generisk CSV-mal som dekker alt annet.
Det viktigste å forstå er at innfødte formatfiler fra distributørene dine kan lastes opp uten endringer. Du trenger ikke å omformatere Amazon KDP-rapporter eller omstrukturere Lightning Source-filer. Bare slipp dem inn som de er.
Hvor lang tid tar det egentlig?
Dette er spørsmålet alle stiller, og det ærlige svaret er: det avhenger av katalogstørrelsen din og hvilken tilnærming du velger. Men her er noen realistiske målestokker.
En forlegger med 50 titler og 10 rettighetshavere kan vanligvis være fullstendig satt opp på en enkelt dag. Import av titler og rettighetshavere tar mindre enn en time. Oppsett av kontrakter tar noen få timer. Import av det første salgsdata-partiet tar minutter.
En forlegger med 500+ titler vil trenge noen få dager spredt over en eller to uker. Masseimportverktøyene gjør det tunge løftet, men du vil gjerne gjennomgå dataene i stadier i stedet for å skynde deg gjennom det.
Den delen som tar lengst tid er nesten aldri programvaren. Det er innsamling av dine eksisterende data, spesielt hvis salgsdatafilene dine er spredt over e-postinbokser, delte stasjoner og distributørdashborder. Hvis du organiserer distributor-salgsdatafilene dine før du starter, går den faktiske importprosessen mye raskere.
To tilnærminger til migrering
Det er egentlig bare to måter å håndtere overgangen på, og begge er helt gyldige. Vi har skrevet en detaljert sammenligning av de to tilnærmingene, men her er kortversjonen.
Fullstendig historisk import. Du importerer all salgsdataene dine fra helt fra begynnelsen og gjenoppretter royaltyhistorikken din inne i det nye systemet. Forfatterne dine får et fullstendig bilde av hvert salg og hver oppgave på ett sted. Avveiningen er mer forarbeid med å samle gamle salgsfiler, og de gjenopprettede oppgavene dine stemmer kanskje ikke helt til kronen på grunn av avrunding og periodeforskjeller.
Ren overgang. Du velger en dato, starter med å importere salgsdata fra det punktet framover, og legger inn sammendragssamlinger for alt før den datoen. Dette er raskere og enklere. Sammendragstallene sikrer at nivåtierrede royaltysatser fortsatt beregnes korrekt, men forfatterne dine ser ikke måned-for-måned detaljer for perioden før overgangen.
De fleste forleggere med mindre kataloger velger fullstendig import. Større forleggere, eller de med rotete historiske data, foretrekker vanligvis ren overgang. Ingen av valgene er gale. Du kan laste ned vår gratis veiledning for mer hjelp til å bestemme hvilken tilnærming som passer din situasjon.
Vær forsiktig med regnearkformatering
Her er et praktisk tips som sparer mye hodepine. Når du forbereder CSV-filene dine for import, vær forsiktig med Excels auto-formatering. Den elsker å stille konvertere lange tall som ISBN-er til vitenskapelig notasjon, omformatere datoer basert på nasjonale innstillinger, og fjerne innledende nuller fra koder.
Løsningen er enkel: formater alle cellene dine som ren tekst før du legger inn data. Eller enda bedre, bruk Google Sheets, som er mindre aggressiv når det gjelder omformatering av dataene dine. Dette ene trinnet forhindrer de vanligste importfeilene vi ser.
Komme i gang med Royalties HQ
Royalties HQ er bygget for å gjøre denne overgangen enkel. Hver import bruker en nedlastbar CSV-mal som viser deg nøyaktig hvilke felt som forventes og hvilket format de må være i. Systemet validerer dataene dine før import og viser deg en forhåndsvisning slik at du kan oppdage problemer før de lagres.
Du trenger heller ikke å importere alt på en gang. Mange forleggere starter med titler og rettighetshavere, setter opp noen få kontrakter, og importerer deretter sitt første måned med salgsdata for å se hele prosessen ende til ende. Når du er komfortabel, kan du gå tilbake og bringe inn historiske data eller legge til resten av katalogen din.
Hvis du har vært sliter med Excel og har utsatt byttet fordi migrering virker for skremmende, ta det fra forleggerne som allerede har gjort byttet: den vanskeligste delen er å bestemme seg for å starte. Den faktiske prosessen er langt enklere enn regnearket du erstatter.
