Dieser Artikel ist Teil unseres Complete Guide to Royalty Management.
Wenn Sie neu im Verlagswesen sind, haben Sie den Begriff „Royalty Run" wahrscheinlich schon gesehen und sich gefragt, was er eigentlich bedeutet. Es ist nicht kompliziert, erfordert aber mehrere Schritte, die in der richtigen Reihenfolge ablaufen müssen. In diesem Artikel führen wir Sie durch den gesamten Prozess von Anfang bis Ende, damit Sie genau verstehen, was zwischen einem Buchverkauf und der Zahlung an einen Autor passiert.
Der Royalty Run, definiert
Ein Royalty Run ist der end-to-end-Prozess, den ein Verlag befolgt, um zu berechnen, wie viel jeder Rechteinhaber für einen bestimmten Zeitraum schuldig ist, und um ihn dann zu bezahlen. Stellen Sie sich das als einen vollständigen Zyklus der Royalty-Verarbeitung vor. Jeder Verlag macht das, unabhängig davon, ob er es bewusst als „Run" bezeichnet oder nicht.
Jeder Royalty Run umfasst einen bestimmten Zeitraum (ein Quartal, ein Halbjahr oder ein Jahr) und einen Zeitraumtyp. Sie können nicht vierteljährliche und jährliche Titel im gleichen Run vermischen. Wenn Sie Titel mit unterschiedlichen Zeitplänen haben, benötigen Sie separate Runs für jeden. Weitere Informationen zur Wahl der richtigen Häufigkeit finden Sie in unserem Artikel zu choosing a royalty period frequency.
Schritt eins: Verkaufsdaten hochladen
Alles beginnt mit Verkaufsdaten. Ihre Distributoren senden Ihnen Berichte, die zeigen, wie viele Exemplare jedes Titels verkauft wurden, zu welchem Preis und über welche Kanäle. Bevor Sie Berechnungen durchführen können, müssen Sie diese Daten in Ihr System eingeben.
Für die meisten Verlage bedeutet dies, CSV- oder Excel-Dateien von Distributor-Portalen herunterzuladen und zu importieren. Die Verkaufsdaten zeigen Ihnen was verkauft wurde, wo es verkauft wurde und für wie viel. Ohne diese Daten gibt es nichts, auf dessen Grundlage Lizenzgebühren berechnet werden können.
Schritt zwei: Distributor-Einnahmezahlungen verknüpfen
Verkaufsdaten allein reichen nicht aus. Sie müssen auch wissen, wie viel Geld Ihre Distributoren Ihnen tatsächlich gezahlt haben, denn das werden Sie zur Berechnung von royalties based on net receipts verwenden.
Publisher Income Payments sind die Beträge, die Ihre Distributoren auf Ihr Bankkonto überweisen. Sie verknüpfen jede Zahlung mit dem entsprechenden Verkaufsstapel, sodass jede Verkaufszeile von der Währung, in der sie verkauft wurde, in Ihre eigene Verlags-Währung umgerechnet wird. Dieser Abstimmungsschritt ist von entscheidender Bedeutung. Er verbindet das, was verkauft wurde, mit dem, was Sie tatsächlich bezahlt haben.
Wenn Sie all dies noch in Tabellenkalkulationen verfolgen, werden Sie schnell sehen, warum speziell entwickelte Software existiert. Wenn Sie our free guide herunterladen, bekommen Sie ein klares Bild davon, wie der manuelle Prozess aussieht und wo er zusammenbricht.
Schritt drei: Die Berechnung durchführen
Dies ist das Herzstück des Royalty Run. Sobald Ihre Verkaufsdaten hochgeladen und Ihre Einnahmezahlungen verknüpft sind, führen Sie die Allocation durch. Der Allocation-Schritt nimmt jede Verkaufszeile und verteilt sie unter den Rechteinhabern basierend auf den Eigentums- und Royalty-Regeln, die Sie für jeden Titel festgelegt haben.
Hier ist ein einfaches Beispiel. Angenommen, Sie haben ein E-Book mit zwei Autoren, die jeweils einen Prozentsatz des Nettoerlöses verdienen. Die Allocation nimmt die Nettoerlös-Zahl für jeden Verkauf, wendet die Royalty-Rate jedes Autors an und erstellt eine Royalty Line für jeden von ihnen. Alles, was nach der Aufteilung unter alle Rechteinhaber übrig bleibt, geht an den Verlag.
Das Ergebnis ist ein Satz von Royalty Lines, von denen jede einen Betrag darstellt, der einem bestimmten Rechteinhaber in Ihrer Verlags-Währung schuldig ist. Wenn Sie die verschiedenen Strukturierungsmöglichkeiten für Lizenzgebühren verstehen möchten, behandelt unser Artikel über book royalties die Grundlagen.
Schritt vier: Rechnungen generieren
Sobald die Allocation abgeschlossen ist, besteht der nächste Schritt darin, Rechnungen zu generieren. Eine Rechnung ist im Grunde eine Rechnung des Rechteinhabers an Sie, den Verlag. Sie fasst zusammen, was Sie ihnen für den Zeitraum schuldig sind.
Bei Rechnungen werden alle Vorschüsse, Abzüge oder Rücklagen berücksichtigt, die zutreffen. Wenn ein Autor einen nicht verdienten Vorschuss hat, werden ihre Lizenzgebühren diesen Saldo ausgleichen, bevor eine Zahlung fällig wird. Die Rechnung erfasst all dies an einem Ort.
Schritt fünf: Statements generieren und versenden
Ein Royalty Statement ist das detaillierte PDF-Dokument, das einem Rechteinhaber genau zeigt, wie seine Einnahmen berechnet wurden. Es enthält Verkaufszahlen, Royalty-Sätze, Abzüge und den fälligen Endbetrag.
Statements sind das, was Ihre Autoren tatsächlich sehen. Sie sind die Transparenz-Ebene in Ihrer Beziehung zu Rechteinhabern, und es ist wichtig, sie richtig zu machen. Weitere Informationen darüber, was Autoren von diesen Dokumenten erwarten, finden Sie in unserem Artikel über what authors want from royalty statements.
Sobald Statements generiert sind, senden Sie diese an Ihre Rechteinhaber. Nachdem Statements per E-Mail versendet wurden, wird der Royalty Run gesperrt und kann nicht mehr bearbeitet werden.
Schritt sechs: Rechnungen exportieren und Zahlungen verarbeiten
Der letzte Schritt ist die Bezahlung Ihrer Autoren. Sie exportieren die Rechnungen aus dem Royalty Run, damit sie in Ihre Buchhaltungssoftware oder Ihr Zahlungssystem geladen werden können. Von dort aus verarbeiten Sie die tatsächlichen Zahlungen an jeden Rechteinhaber.
Hier endet der Royalty Run und Ihr normaler Konten-Zahlung-Prozess übernimmt.
Der Four-Tab-Workflow in Royalties HQ
Royalties HQ organisiert den gesamten Royalty Run in vier Tabs, die Sie durch jede Phase führen.
Checklist. Bevor Berechnungen durchgeführt werden, validiert der Checklist-Tab Ihre Daten. Er kennzeichnet fehlende ISBNs, nicht abgestimmte Verlags-Einnahmen und alles andere, das Aufmerksamkeit erfordert, bevor Sie fortfahren. Rote Alarme müssen behoben werden. Gelbe Warnungen sind informativ, aber lesenswert. Sobald alles grüne Häkchen anzeigt, klicken Sie auf „Allocate royalties", um fortzufahren.
Royalty Lines. Dieser Tab zeigt die Ergebnisse der Allocation. Jede Royalty Line stellt einen Betrag dar, der einem bestimmten Rechteinhaber schuldig ist. Sie können die Aufschlüsselung überprüfen, bevor Sie zur Rechnungsstellung übergehen.
Bills. Hier generieren Sie die Rechnungen für jeden Rechteinhaber. Jede Rechnung konsolidiert alle Royalty Lines für diesen Rechteinhaber in einen einzigen zahlbaren Betrag und berücksichtigt dabei Vorschüsse und Abzüge.
Statements. Der letzte Tab ist der Ort, an dem Sie PDF-Royalty-Statements für Ihre Rechteinhaber generieren und versenden. Sobald Statements per E-Mail versendet werden, ist der Run abgeschlossen.
Der grüne Button oben im Royalty Run bewegt Sie durch diese Schritte nach vorne, während der orangefarbene Button es Ihnen ermöglicht, zurückzugehen, wenn Sie Korrektionen vornehmen müssen.
Warum das Verständnis dieses Prozesses wichtig ist
Selbst wenn Sie den Begriff „Royalty Run" noch nie gehört haben, ist dies der Workflow, den jeder Verlag befolgt, um seine Autoren zu bezahlen. Die Schritte ändern sich nicht, unabhängig davon, ob Sie fünf oder fünftausend Titel verwalten. Was sich ändert, ist wie schmerzhaft jeder Schritt je nach Ihren Tools ist.
Das Verständnis des gesamten Prozesses hilft Ihnen, zu erkennen, wo Ihr aktueller Prozess langsam, fehleranfällig oder riskant ist. Es erleichtert auch die Evaluierung von Software, das Setzen von Erwartungen bei Ihrem Team und die klare Kommunikation mit Ihren Rechteinhabern darüber, wann und wie sie bezahlt werden.
