Este artículo es parte de nuestra Guía Completa de Gestión de Regalías.
Si eres nuevo en la industria editorial, probablemente hayas visto el término “royalty run” y te hayas preguntado qué significa realmente. No es complicado, pero implica varios pasos que deben ocurrir en el orden correcto. En este artículo te guiaremos a través de todo el proceso de principio a fin para que entiendas exactamente qué sucede entre la venta de un libro y el pago a un autor.
El royalty run, definido
Un royalty run es el proceso integral que sigue un editor para calcular cuánto se debe a cada titular de derechos por un período determinado y luego pagarle. Piénsalo como un ciclo completo del procesamiento de regalías. Todo editor lo hace, aunque no siempre lo llamen así.
Cada royalty run cubre un período específico (un trimestre, un semestre o un año) y un tipo de período. No puedes mezclar títulos trimestrales y títulos anuales en el mismo run. Si tienes títulos en diferentes calendarios, necesitarás runs separados para cada uno. Para más información sobre cómo elegir la cadencia correcta, consulta nuestro artículo sobre cómo elegir la frecuencia del período de regalías.
Paso uno: carga tus datos de ventas
Todo comienza con datos de ventas. Tus distribuidores te envían reportes que muestran cuántas copias de cada título se vendieron, a qué precio y a través de qué canales. Antes de realizar cualquier cálculo, necesitas ingresar esos datos en tu sistema.
Para la mayoría de los editores, esto significa descargar archivos CSV o Excel de portales de distribuidores e importarlos. Los datos de ventas te indican qué se vendió, dónde se vendió y por cuánto. Sin ellos, no hay nada sobre lo que calcular regalías.
Paso dos: vincula los pagos de ingresos del distribuidor
Los datos de ventas por sí solos no son suficientes. También necesitas saber cuánto dinero tus distribuidores te pagaron realmente, porque eso es lo que usarás para calcular regalías basadas en ingresos netos.
Los pagos de ingresos del editor son las cantidades que tus distribuidores depositan en tu cuenta bancaria. Vinculaste cada pago con el lote de ventas correspondiente para que cada línea de venta se convierta de la moneda en la que fue vendida a tu propia moneda de editor. Este paso de reconciliación es crítico. Conecta lo que se vendió con lo que realmente recibiste.
Si todavía estás rastreando todo esto en hojas de cálculo, pronto verás por qué existe el software especializado. Si descargas nuestra guía gratuita, tendrás una visión clara de cómo se ve el proceso manual y dónde falla.
Paso tres: ejecuta el cálculo
Este es el corazón del royalty run. Una vez que tus datos de ventas están cargados y tus pagos de ingresos están vinculados, ejecutas la asignación. El paso de asignación toma cada línea de venta y la divide entre los titulares de derechos según las reglas de propiedad y regalías que hayas configurado para cada título.
Aquí hay un ejemplo simple. Supongamos que tienes un ebook con dos autores que cada uno ganan un porcentaje de los ingresos netos. La asignación toma la cifra de ingresos netos para cada venta, aplica la tasa de regalías de cada autor y crea una línea de regalías para cada uno. Lo que queda después de que todos los titulares de derechos hayan recibido su parte va al editor.
El resultado es un conjunto de líneas de regalías, cada una representando una cantidad adeudada a un titular de derechos específico en tu moneda de editor. Si quieres entender las diferentes formas en que se pueden estructurar las regalías, nuestro artículo sobre regalías de libros cubre los fundamentos.
Paso cuatro: genera facturas
Una vez que la asignación está completa, el siguiente paso es generar facturas. Una factura es esencialmente una factura del titular de derechos a ti, el editor. Resume lo que les debes por el período.
Las facturas tienen en cuenta cualquier anticipo, deducción o reserva que aplique. Si un autor tiene un anticipo no devengado, sus regalías compensarán ese saldo antes de que venza cualquier pago. La factura captura todo esto en un solo lugar.
Paso cinco: genera y envía estados de cuenta
Un estado de regalías es el documento PDF detallado que muestra a un titular de derechos exactamente cómo se calcularon sus ganancias. Incluye cifras de ventas, tasas de regalías, deducciones y el monto final adeudado.
Los estados son lo que realmente ven tus autores. Son la capa de transparencia en tu relación con los titulares de derechos, y acertar en ellos importa. Para más información sobre lo que los autores esperan de estos documentos, consulta nuestro artículo sobre qué quieren los autores de los estados de regalías.
Una vez que se generan los estados, los envías a tus titulares de derechos. Después de que los estados hayan sido enviados por correo electrónico, el royalty run se bloquea y ya no puede editarse.
Paso seis: exporta facturas y procesa pagos
El paso final es pagar a tus autores. Exportas las facturas del royalty run para que puedan cargarse en tu software de contabilidad o sistema de pago. Desde ahí, procesas los pagos reales a cada titular de derechos.
Aquí es donde termina el royalty run y comienza tu proceso normal de cuentas por pagar.
El flujo de trabajo de cuatro pestañas en Royalties HQ
Royalties HQ organiza todo el royalty run en cuatro pestañas que te guían a través de cada etapa.
Lista de verificación. Antes de que ocurra cualquier cálculo, la pestaña Lista de verificación valida tus datos. Marca ISBNs faltantes, ingresos del editor no reconciliados y cualquier otra cosa que necesite atención antes de que procedas. Las alertas rojas deben resolverse. Las advertencias amarillas son informativas pero vale la pena leerlas. Una vez que todo muestre marcas de verificación verdes, haces clic en “Asignar regalías” para avanzar.
Líneas de regalías. Esta pestaña muestra los resultados de la asignación. Cada línea de regalías representa una cantidad adeudada a un titular de derechos específico. Puedes revisar el desglose antes de pasar a la facturación.
Facturas. Aquí generas las facturas para cada titular de derechos. Cada factura consolida todas las líneas de regalías para ese titular de derechos en un único monto pagadero, considerando anticipos y deducciones.
Estados. La pestaña final es donde generas y envías estados de regalías PDF a tus titulares de derechos. Una vez que los estados han sido enviados por correo electrónico, el run está completo.
El botón verde en la parte superior del royalty run te mueve hacia adelante a través de estos pasos, mientras que el botón naranja te permite retroceder si necesitas hacer correcciones.
Por qué entender este proceso importa
Aunque nunca hayas escuchado el término “royalty run” antes, este es el flujo de trabajo que sigue cada editor para pagar a sus autores. Los pasos no cambian si estás gestionando cinco títulos o cinco mil. Lo que cambia es cuán difícil es cada paso dependiendo de tus herramientas.
Entender el proceso completo te ayuda a identificar dónde tu proceso actual es lento, propenso a errores o riesgoso. También facilita la evaluación de software, el establecimiento de expectativas con tu equipo y la comunicación clara con tus titulares de derechos sobre cuándo y cómo serán pagados.
