Denne artikkelen er en del av vår Komplett guide til royaltyforvaltning.
Hvis du er ny innen forlagsvirksomhet, har du sannsynligvis sett begrepet “royalty run” og lurt på hva det faktisk betyr. Det er ikke komplisert, men det innebærer flere trinn som må skje i riktig rekkefølge. I denne artikkelen vil vi gå gjennom hele prosessen fra start til slutt slik at du forstår nøyaktig hva som skjer mellom et bokksalg og at en forfatter får betalt.
Royalty run, definert
En royalty run er prosessen end-to-end som et forlag følger for å beregne hvor mye hver rettighetshaver skylder for en gitt periode, og deretter betale dem. Tenk på det som en komplett syklus av royaltybehandling. Hvert forlag gjør dette, uansett om de innser at de kaller det en “run” eller ikke.
Hver royalty run dekker én spesifikk periode (et kvartal, et halvår eller et år) og énperiodetype. Du kan ikke blande kvartalsvise titler og årlige titler i samme run. Hvis du har titler på ulike planer, trenger du separate runs for hver. For mer om valg av riktig hyppighet, se vår artikkel om valg av royaltyperiodefrekvens.
Trinn ett: last opp salgsdataene dine
Alt starter med salgsdata. Distributørene dine sender deg rapporter som viser hvor mange kopier av hver tittel som ble solgt, til hvilken pris og gjennom hvilke kanaler. Før du kan kjøre noen beregninger, må du få disse dataene inn i systemet ditt.
For de fleste forlag betyr dette å laste ned CSV- eller Excel-filer fra distributørportaler og importere dem. Salgsdataene forteller deg hva som ble solgt, hvor det ble solgt og hvor mye det kostet. Uten det er det ingenting å beregne royalties på.
Trinn to: koble distributørinntektsbetalinger
Salgsdata alene er ikke nok. Du må også vite hvor mye penger distributørene dine faktisk betalte deg, fordi det er det du vil bruke til å beregne royalties basert på nettoinntekter.
Forlagsinntektsbetalinger er beløpene som distributørene dine setter inn på bankkontoen din. Du kobler hver betaling til den tilsvarende salgsbatchen slik at hver salgslinje konverteres fra valutaen den ble solgt i til din egen forlagsvaluta. Dette avstemmingstrinnet er kritisk. Det forbinder det som ble solgt med det du faktisk ble betalt.
Hvis du fortsatt sporer alt dette i regneark, vil du raskt se hvorfor programvare som er laget for dette formålet finnes. Hvis du laster ned vår gratis guide, får du et klart bilde av hvordan den manuelle prosessen ser ut og hvor den bryter sammen.
Trinn tre: kjør beregningen
Dette er hjertet i royalty run. Når salgsdataene dine er lastet opp og inntektsbetalingene dine er koblet, kjører du allokeringen. Allokeringstrinnet tar hver salgslinje og deler den mellom rettighetsindehavere basert på eierskap- og royaltyreglene du har satt opp for hver tittel.
Her er et enkelt eksempel. Si at du har en e-bok med to forfattere som hver tjener en prosentandel av nettoinntektene. Allokeringen tar nettoinntektsfiguren for hvert salg, bruker hver forfatterens royaltysats, og oppretter en royaltylinje for hver av dem. Alt som gjenstår etter at alle rettighetshavere har fått sin andel tildelt, går til forlaget.
Resultatet er et sett med royaltylinjer, hver som representerer et beløp som skylder en spesifikk rettighetshaver i din forlagsvaluta. Hvis du ønsker å forstå de ulike måtene royalties kan struktureres på, dekker vår artikkel om bokroyalties grunnleggende prinsipper.
Trinn fire: generer fakturaer
Når allokeringen er fullført, er neste trinn å generere fakturaer. En faktura er i hovedsak en faktura fra rettighetshaveren til deg, forlaget. Den oppsummerer hva du skylder dem for perioden.
Fakturaer tar hensyn til eventuelle forskuddsbetalinger, fradrag eller reserver som gjelder. Hvis en forfatter har en uopptjent forskuddsbetaling, vil royalties deres motregne denne saldoen før noen betaling forfaller. Fakturaen fanger alt dette på ett sted.
Trinn fem: generer og send kontoutskrifter
En royaltyutskrift er det detaljerte PDF-dokumentet som viser en rettighetshaver nøyaktig hvordan inntektene deres ble beregnet. Det inkluderer salgstall, royaltypriser, fradrag og det endelige beløpet som skal betales.
Utskrifter er det forfatterne dine faktisk ser. De er transparenslagetii forholdet ditt til rettighetshavere, og det er viktig å få dem riktig. For mer om hva forfattere forventer fra disse dokumentene, se vår artikkel om hva forfattere ønsker fra royaltyutskrifter.
Når utskrifter er generert, sender du dem til rettighetshaverne dine. Etter at utskrifter er sendt via e-post, låses royalty run og kan ikke lenger redigeres.
Trinn seks: eksporter fakturaer og behandle betalinger
Det siste trinnet er å betale forfatterne dine. Du eksporterer fakturaene fra royalty run slik at de kan lastes inn i regnskapsprogramvaren eller betalingssystemet ditt. Derfra behandler du faktiske betalinger til hver rettighetshaver.
Dette er hvor royalty run slutter og den normale leverandørgjeldsprosessen din tar over.
Arbeidsflytprotsessen med fire faner i Royalties HQ
Royalties HQ organiserer hele royalty run i fire faner som veileder deg gjennom hvert trinn.
Sjekkliste. Før noen beregninger skjer, validerer Sjekkliste-fanen dataene dine. Den flagger manglende ISBN-er, avstemte forlagsinntekter og annet som trenger oppmerksomhet før du fortsetter. Røde advarsler må løses. Gule advarsler er informativ men verdt å lese. Når alt viser grønne hakk, klikker du “Allokere royalties” for å gå videre.
Royaltylinjer. Denne fanen viser resultatene av allokeringen. Hver royaltylinje representerer et beløp som skylder en spesifikk rettighetshaver. Du kan gjennomgå fordelingen før du går videre til faktureringen.
Fakturaer. Her genererer du fakturaene for hver rettighetshaver. Hver faktura konsoliderer alle royaltylinjer for denne rettighetshaveren til et enkelt beløp som skal betales, og tar hensyn til forskuddsbetalinger og fradrag.
Utskrifter. Den siste fanen er hvor du genererer og sender PDF-royaltyutskrifter til rettighetshaverne dine. Når utskrifter er sendt via e-post, er kjøringen fullført.
Den grønne knappen øverst på royalty run beveger deg fremover gjennom disse trinnene, mens den orange knappen lar deg gå tilbake hvis du trenger å gjøre korreksjoner.
Hvorfor det er viktig å forstå denne prosessen
Selv om du aldri har hørt begrepet “royalty run” før, er dette arbeidsflytprosessen som hvert forlag følger for å betale forfatterne sine. Trinnene endres ikke om du administrerer fem titler eller fem tusen. Det som endres er hvor vanskelig hvert trinn er avhengig av verktøyene dine.
Å forstå hele trakten hjelper deg med å identifisere hvor den nåværende prosessen din er treg, feilpropensjonert eller risikofull. Det gjør det også lettere å evaluere programvare, sette forventninger til teamet ditt og kommunisere klart med rettighetshaverne dine om når og hvordan de vil bli betalt.
