Este artigo faz parte do nosso Guia Completo para Gestão de Royalties.
Se você é novo no setor de publicação, provavelmente já viu o termo “royalty run” e se perguntou o que realmente significa. Não é complicado, mas envolve vários passos que precisam acontecer na ordem correta. Neste artigo, vamos percorrer todo o processo do início ao fim para que você entenda exatamente o que acontece entre uma venda de livro e um autor receber seu pagamento.
A execução de royalties, definida
Um royalty run é o processo de ponta a ponta que um editor segue para calcular quanto cada detentor de direitos é devido em um determinado período e depois pagá-lo. Pense nele como um ciclo completo de processamento de royalties. Todos os editores fazem isso, independentemente de realizarem que estão chamando de “run” ou não.
Cada royalty run cobre um período específico (um trimestre, um semestre ou um ano) e um tipo de período. Você não pode misturar títulos trimestrais e títulos anuais na mesma execução. Se você tiver títulos em cronogramas diferentes, precisará de execuções separadas para cada um. Para mais informações sobre como escolher a cadência correta, consulte nosso artigo sobre escolher a frequência do período de royalties.
Etapa um: faça upload de seus dados de vendas
Tudo começa com dados de vendas. Seus distribuidores enviam relatórios mostrando quantas cópias de cada título foram vendidas, a que preço e através de quais canais. Antes de poder fazer qualquer cálculo, você precisa inserir esses dados em seu sistema.
Para a maioria dos editores, isso significa baixar arquivos CSV ou Excel dos portais de distribuidores e importá-los. Os dados de vendas informam o que foi vendido, onde foi vendido e por quanto. Sem isso, não há nada sobre o que calcular royalties.
Etapa dois: vincule os pagamentos de receita do distribuidor
Os dados de vendas sozinhos não são suficientes. Você também precisa saber quanto dinheiro seus distribuidores realmente pagaram a você, porque é isso que você usará para calcular royalties baseados em receitas líquidas.
Pagamentos de receita do editor são os valores que seus distribuidores depositam em sua conta bancária. Você vincula cada pagamento ao lote de vendas correspondente para que todas as linhas de venda sejam convertidas da moeda em que foram vendidas para sua própria moeda de editor. Esta etapa de reconciliação é crítica. Ela conecta o que foi vendido ao que você realmente recebeu.
Se você ainda está rastreando tudo em planilhas, logo verá por que existe software desenvolvido para esse fim. Se você baixar nosso guia gratuito, obterá uma imagem clara de como o processo manual parece e onde ele falha.
Etapa três: execute o cálculo
Este é o coração do royalty run. Uma vez que seus dados de vendas são enviados e seus pagamentos de receita estão vinculados, você executa a alocação. A etapa de alocação pega cada linha de venda e a divide entre os detentores de direitos com base nas regras de propriedade e royalties que você configurou para cada título.
Aqui está um exemplo simples. Digamos que você tenha um ebook com dois autores que cada um recebe uma porcentagem das receitas líquidas. A alocação pega a figura de receitas líquidas para cada venda, aplica a taxa de royalties de cada autor e cria uma linha de royalties para cada um deles. O que sobra após todos os detentores de direitos receberem sua parte vai para o editor.
O resultado é um conjunto de linhas de royalties, cada uma representando um valor devido a um detentor de direitos específico em sua moeda de editor. Se você quiser entender as diferentes maneiras como os royalties podem ser estruturados, nosso artigo sobre royalties de livros cobre os fundamentos.
Etapa quatro: gere faturas
Após a conclusão da alocação, o próximo passo é gerar faturas. Uma fatura é essencialmente uma nota fiscal do detentor de direitos para você, o editor. Ela resume o que você lhes deve pelo período.
As faturas levam em consideração quaisquer adiantamentos, deduções ou reservas que se apliquem. Se um autor tem um adiantamento não realizado, seus royalties compensarão esse saldo antes de qualquer pagamento ser devido. A fatura captura tudo isso em um só lugar.
Etapa cinco: gere e envie extratos
Um extrato de royalties é o documento PDF detalhado que mostra a um detentor de direitos exatamente como seus ganhos foram calculados. Inclui cifras de vendas, taxas de royalties, deduções e o valor final devido.
Os extratos são o que seus autores realmente veem. Eles são a camada de transparência em seu relacionamento com os detentores de direitos, e acertá-los é importante. Para mais informações sobre o que os autores esperam desses documentos, consulte nosso artigo sobre o que os autores querem dos extratos de royalties.
Uma vez que os extratos são gerados, você os envia aos seus detentores de direitos. Após os extratos serem enviados por e-mail, o royalty run é bloqueado e não pode mais ser editado.
Etapa seis: exporte faturas e processe pagamentos
O passo final é pagar seus autores. Você exporta as faturas do royalty run para que possam ser carregadas em seu software de contabilidade ou sistema de pagamento. A partir daí, você processa os pagamentos reais para cada detentor de direitos.
É aqui que o royalty run termina e seu processo normal de contas a pagar assume o controle.
O fluxo de trabalho em quatro abas no Royalties HQ
Royalties HQ organiza todo o royalty run em quatro abas que o guiam através de cada etapa.
Checklist. Antes que qualquer cálculo aconteça, a aba Checklist valida seus dados. Ela sinaliza ISBNs ausentes, receitas de editor não reconciliadas e qualquer outra coisa que necessite atenção antes de você prosseguir. Os alertas vermelhos devem ser resolvidos. Os avisos amarelos são informativos mas valem a pena ler. Quando tudo mostrar marcas de seleção verdes, você clica em “Alocar royalties” para prosseguir.
Linhas de Royalties. Esta aba mostra os resultados da alocação. Cada linha de royalties representa um valor devido a um detentor de direitos específico. Você pode revisar o detalhamento antes de prosseguir para o faturamento.
Faturas. Aqui você gera as faturas para cada detentor de direitos. Cada fatura consolida todas as linhas de royalties desse detentor de direitos em um único valor pagável, levando em consideração adiantamentos e deduções.
Extratos. A aba final é onde você gera e envia extratos de royalties em PDF aos seus detentores de direitos. Após os extratos serem enviados por e-mail, a execução está completa.
O botão verde na parte superior do royalty run o move para frente através dessas etapas, enquanto o botão laranja permite que você retroceda se precisar fazer correções.
Por que entender este processo é importante
Mesmo que você nunca tenha ouvido o termo “royalty run” antes, este é o fluxo de trabalho que todo editor segue para pagar seus autores. Os passos não mudam se você está gerenciando cinco títulos ou cinco mil. O que muda é o quão difícil cada etapa é, dependendo de suas ferramentas.
Entender todo o funil ajuda você a identificar onde seu processo atual é lento, propenso a erros ou arriscado. Também facilita a avaliação de software, definição de expectativas com sua equipe e comunicação clara com seus detentores de direitos sobre quando e como eles serão pagos.
