Tämä artikkeli on osa Kunnaallisen rojaltien hallinnon täydellistä opasta.
Jos olet uusi kustantamoalalla, olet todennäköisesti nähnyt termin “royalty run” ja ihmetellyt, mitä se tarkoittaa. Se ei ole monimutkaista, mutta siihen liittyy useita vaiheita, joiden täytyy tapahtua oikeassa järjestyksessä. Tässä artikkelissa käymme läpi koko prosessin alusta loppuun, jotta ymmärrät tarkalleen, mitä tapahtuu kirjan myynnin ja kirjoittajan maksun välillä.
Royalty run määriteltynä
Royalty run on kokonaisvaltainen prosessi, jonka kustantamo seuraa laskeakseen, kuinka paljon kukin oikeuksien haltija on ansainnut tietyllä ajanjaksolla, ja maksaa heille sen jälkeen. Ajattele sitä yhtenä täytenä royaltyjen käsittelyn syklinä. Jokainen kustantamo tekee tämän, riippumatta siitä, kutsuvat he sitä “runniksi” vai eivät.
Jokainen royalty run kattaa yhden erityisen ajanjakson (neljänneksen, puolen vuoden tai vuoden) ja yhden ajanjakson tyypin. Et voi sekoittaa neljännesvuosittaisia ja vuosittaisia otsikkoja samaan runiin. Jos sinulla on otsikot eri aikatauluilla, tarvitset erilliset runlit jokaiselle. Lisätietoja oikean taajuuden valinnasta on artikkelissamme royaltyjen ajanjakson taajuuden valinnasta.
Vaihe yksi: myyntitietojen lataaminen
Kaikki alkaa myyntitiedoista. Jakelupalveluntarjoajasi lähettävät sinulle raportteja, joissa näkyy, kuinka monta kappaletta jokaista otsikkoa myytiin, mihin hintaan ja mitä kanavia pitkin. Ennen kuin voit tehdä laskelmia, sinun on saatava nämä tiedot järjestelmääsi.
Useimmille kustantamoille tämä tarkoittaa CSV- tai Excel-tiedostojen lataamista jakelupalveluntarjoajien portaaleista ja niiden tuomista järjestelmään. Myyntitiedot kertovat sinulle mitä myytiin, missä se myytiin ja kuinka paljon. Ilman sitä ei ole mitään laskettavaa.
Vaihe kaksi: jakelupalveluntarjoajien tulomaksujen linkittäminen
Myyntitiedot eivät yksin riitä. Sinun on myös tiedettävä, kuinka paljon rahaa jakelupalveluntarjoajasi ovat tosiasiassa maksaneet sinulle, koska sitä käytät nettokuitta-perustaisten rojaltyjen laskemiseen.
Kustantamon tulomaksut ovat summat, jotka jakelupalveluntarjoajasi siirtävät pankkitilillesi. Linkität jokaisen maksun vastaavaan myyntierään, jotta jokainen myyntirivi muutetaan valuutasta, jossa se myytiin, omaksi kustantamon valuutaksesi. Tämä täsmäytysvaihe on kriittinen. Se yhdistää, mitä myytiin siihen, mitä sinä tosiasiassa sait.
Jos seuraat kaikkea tätä vielä laskentataulukoissa, näet pian, miksi tarkoitukseen tehty ohjelmisto on olemassa. Jos lataat ilmaisen oppaamme, saat selkeän kuvan manuaalisen prosessin näyttävyydestä ja missä se hajoaa.
Vaihe kolme: laskennan suorittaminen
Tämä on royalty runin sydän. Kun myyntitietosi on ladattu ja tulomaksut on linkitetty, suoritat allokaation. Allokointivaihe ottaa jokaisen myyntirivin ja jakaa sen oikeuksien haltijoille kunkin otsikon omistajuus- ja royaltysääntöjen perusteella.
Tässä yksinkertainen esimerkki. Sanotaan, että sinulla on sähkökirja, jolla on kaksi kirjoittajaa, jotka kukin ansaitsevat prosenttiosuuden nettokuitista. Allokaatio ottaa nettokuitti-summan jokaisesta myynnistä, soveltaa kunkin kirjoittajan royaltyprosenttia ja luo royalty-rivin jokaiselle heille. Kaikki, mitä jää jäljelle sen jälkeen, kun kaikki oikeuksien haltijat on allokoitu omaksi osuudekseen, menee kustantamolle.
Tuloksena on joukko royalty-rivejä, joista jokainen edustaa summaa, joka on maksettava tietylle oikeuksien haltijalle omassa kustantamon valuutassasi. Jos haluat ymmärtää eri tavat, joilla rojaltyja voidaan strukturoida, artikkelimme kirjojen rojaltyista käsittelee perusteita.
Vaihe neljä: laskujen luominen
Kun allokaatio on valmis, seuraava vaihe on laskujen luominen. Lasku on pohjimmiltaan lasku, jonka oikeuksien haltija lähettää sinulle, kustantamolle. Se tiivistää, mitä olet heille velka ajanjaksolta.
Laskut huomioivat kaikki sovellettavat ennakkomaksut, vähennykset tai varannot. Jos kirjoittajalla on maksamattomia ennakkoja, hänen rojaltyinsa kumoavat kyseisen saldon ennen kuin maksu erääntyy. Lasku kuvaa kaiken tämän yhdessä paikassa.
Vaihe viisi: lausuntojen luominen ja lähettäminen
Royalty-lausunto on yksityiskohtainen PDF-asiakirja, joka näyttää oikeuksien haltijalle tarkalleen, miten hänen tulonsa laskettiin. Se sisältää myyntiluvut, royaltyprosentit, vähennykset ja lopullisen erääntyvän summan.
Lausunnot ovat se, mitä kirjoittajasi tosiasiassa näkevät. Ne ovat läpinäkyvyyden kerros suhteessasi oikeuksien haltijoihin, ja niiden oikeellisuus on tärkeää. Lisätietoja siitä, mitä kirjoittajat odottavat näistä asiakirjoista, löydät artikkelista mitä kirjoittajat haluavat royalty-lausunnoista.
Kun lausunnot on luotu, lähetät ne oikeuksien haltijoille. Kun lausunnot on lähetetty sähköpostitse, royalty run lukitaan eikä sitä voi enää muokata.
Vaihe kuusi: laskujen vienti ja maksujen käsittely
Viimeinen vaihe on kirjoittajien maksaminen. Viet laskut royalty runista, jotta ne voidaan ladata kirjanpidon ohjelmistoon tai maksujärjestelmään. Sieltä käsittelet todelliset maksut jokaiselle oikeuksien haltijalle.
Tässä royalty run päättyy ja normaali ostovelkojen prosessissasi alkaa.
Neljän välilehden työnkulku Royalties HQ:ssa
Royalties HQ järjestää koko royalty runin neljään välilehteen, jotka ohjaavat sinut jokaisen vaiheen läpi.
Tarkistuslista. Ennen kuin laskelmat alkavat, Tarkistuslista-välilehti vahvistaa tietosi. Se merkitsee puuttuvat ISBN-numerot, täsmäyttämättömät kustantamon tulot ja kaiken muun, joka tarvitsee huomiota ennen kuin jatkat. Punaiset hälytykset on ratkaistava. Keltaiset varoitukset ovat tiedollisia, mutta niiden lukeminen on kannattavaa. Kun kaikki näyttää vihreitä rasti-merkkejä, napsautat “Allokoi royalty” siirtyäksesi eteenpäin.
Royalty-rivit. Tämä välilehti näyttää allokaation tulokset. Jokainen royalty-rivi edustaa summaa, joka on maksettava tietylle oikeuksien haltijalle. Voit tarkistaa erittelyn ennen kuin siirryt laskuttamiseen.
Laskut. Tässä luot laskut jokaiselle oikeuksien haltijalle. Jokainen lasku yhdistää kaikki kyseisen oikeuksien haltijan royalty-rivit yhdeksi maksettavaksi summaksi, ottaen huomioon ennakkomaksut ja vähennykset.
Lausunnot. Viimeinen välilehti on paikka, jossa luot ja lähetät PDF-muotoisia royalty-lausuntoja oikeuksien haltijoillesi. Kun lausunnot on l��hetetty sähköpostitse, run on valmis.
Vihreä painike royalty runin yläosassa siirtää sinut eteenpäin näiden vaiheiden läpi, kun taas oranssi painike antaa sinulle mahdollisuuden palata takaisin, jos sinun on tehtävä korjauksia.
Miksi tämän prosessin ymmärtäminen on tärkeää
Vaikka et olisikaan koskaan kuullut termia “royalty run”, tämä on työnkulku, jota jokainen kustantamo seuraa maksaakseen kirjoittajilleen. Vaiheet eivät muutu riippumatta siitä, hallitsitko viittä otsikkoa vai viittä tuhatta. Se, mikä muuttuu, on kuinka kivuliasta jokainen vaihe on riippuen työkaluistasi.
Koko suppilon ymmärtäminen auttaa sinua havaitsemaan, missä nykyinen prosessisi on hidas, virhealtis tai riskialtis. Se myös helpottaa ohjelmiston arviointia, odotusten asettamista tiimillesi ja selkeää viestintää oikeuksien haltijoiden kanssa siitä, milloin ja miten he saa maksun.
