Cet article fait partie de notre Guide complet de la gestion des redevances.
Si vous découvrez le secteur de l’édition, vous avez probablement entendu le terme « cycle de redevances » et vous vous êtes demandé ce qu’il signifiait exactement. Ce n’est pas compliqué, mais cela implique plusieurs étapes qui doivent se dérouler dans le bon ordre. Dans cet article, nous vous guiderons à travers l’ensemble du processus du début à la fin afin que vous compreniez exactement ce qui se passe entre la vente d’un livre et le paiement d’un auteur.
Le cycle de redevances, défini
Un cycle de redevances est le processus complet qu’un éditeur suit pour calculer le montant dû à chaque titulaire de droits pour une période donnée et les payer ensuite. Pensez-y comme un cycle complet de traitement des redevances. Chaque éditeur le fait, qu’il se rende compte ou non qu’il l’appelle un « cycle ».
Chaque cycle de redevances couvre une période spécifique (un trimestre, un semestre ou une année) et un type de période. Vous ne pouvez pas mélanger les titres trimestriels et les titres annuels dans le même cycle. Si vos titres suivent des calendriers différents, vous aurez besoin de cycles séparés pour chacun. Pour plus d’informations sur le choix de la bonne fréquence, consultez notre article sur la sélection de la fréquence de la période de redevances.
Étape une : télécharger vos données de ventes
Tout commence par les données de ventes. Vos distributeurs vous envoient des rapports indiquant le nombre de copies de chaque titre vendues, au prix auquel elles ont été vendues et par quels canaux. Avant de pouvoir effectuer des calculs, vous devez importer ces données dans votre système.
Pour la plupart des éditeurs, cela signifie télécharger des fichiers CSV ou Excel à partir des portails des distributeurs et les importer. Les données de ventes vous indiquent ce qui a été vendu, où et pour quel montant. Sans cela, il n’y a rien sur lequel calculer les redevances.
Étape deux : lier les paiements de revenus des distributeurs
Les données de ventes seules ne suffisent pas. Vous devez également savoir combien d’argent vos distributeurs vous ont réellement versé, car c’est ce que vous utiliserez pour calculer les redevances basées sur les recettes nettes.
Les paiements de revenus des éditeurs sont les montants que vos distributeurs versent sur votre compte bancaire. Vous liez chaque paiement au lot de ventes correspondant afin que chaque ligne de vente soit convertie de la devise dans laquelle elle a été vendue à votre propre devise d’éditeur. Cette étape de rapprochement est critique. Elle relie ce qui a été vendu à ce que vous avez réellement reçu.
Si vous suivez toujours tout cela dans des feuilles de calcul, vous verrez rapidement pourquoi des logiciels spécialisés existent. Si vous téléchargez notre guide gratuit, vous aurez une image claire de ce à quoi ressemble le processus manuel et où il s’effondre.
Étape trois : exécuter le calcul
C’est le cœur du cycle de redevances. Une fois vos données de ventes téléchargées et vos paiements de revenus liés, vous exécutez l’allocation. L’étape d’allocation prend chaque ligne de vente et la divise entre les titulaires de droits en fonction des règles de propriété et de redevances que vous avez établies pour chaque titre.
Voici un exemple simple. Supposons que vous ayez un ebook avec deux auteurs qui gagnent chacun un pourcentage des recettes nettes. L’allocation prend le chiffre des recettes nettes pour chaque vente, applique le taux de redevance de chaque auteur et crée une ligne de redevance pour chacun d’eux. Tout ce qui reste après que tous les titulaires de droits aient reçu leur part va à l’éditeur.
Le résultat est un ensemble de lignes de redevance, chacune représentant un montant dû à un titulaire de droits spécifique dans votre devise d’éditeur. Si vous souhaitez comprendre les différentes façons dont les redevances peuvent être structurées, notre article sur les redevances de livres couvre les fondamentaux.
Étape quatre : générer les factures
Une fois l’allocation terminée, l’étape suivante consiste à générer les factures. Une facture est essentiellement une facture du titulaire de droits envers vous, l’éditeur. Elle résume ce que vous lui devez pour la période.
Les factures tiennent compte de tous les avances, déductions ou réserves qui s’appliquent. Si un auteur a une avance non gagnée, ses redevances compenseront ce solde avant tout paiement. La facture capture tout cela en un seul endroit.
Étape cinq : générer et envoyer les relevés
Un relevé de redevances est le document PDF détaillé qui montre à un titulaire de droits exactement comment ses gains ont été calculés. Il comprend les chiffres de ventes, les taux de redevance, les déductions et le montant final dû.
Les relevés sont ce que vos auteurs voient réellement. Ils constituent la couche de transparence dans votre relation avec les titulaires de droits, et il est important de les obtenir correctement. Pour plus d’informations sur ce que les auteurs attendent de ces documents, consultez notre article sur ce que les auteurs veulent dans les relevés de redevances.
Une fois les relevés générés, vous les envoyez à vos titulaires de droits. Une fois les relevés envoyés par courrier électronique, le cycle de redevances est verrouillé et ne peut plus être modifié.
Étape six : exporter les factures et traiter les paiements
L’étape finale consiste à payer vos auteurs. Vous exportez les factures du cycle de redevances afin qu’elles puissent être chargées dans votre logiciel de comptabilité ou votre système de paiement. À partir de là, vous traitez les paiements réels à chaque titulaire de droits.
C’est là que le cycle de redevances se termine et que votre processus normal de comptes créditeurs reprend.
Le flux de travail à quatre onglets dans Royalties HQ
Royalties HQ organise l’ensemble du cycle de redevances en quatre onglets qui vous guident à travers chaque étape.
Liste de contrôle. Avant que des calculs ne se produisent, l’onglet Liste de contrôle valide vos données. Il signale les ISBN manquants, les revenus des éditeurs non rapprochés et tout ce qui nécessite une attention particulière avant de continuer. Les alertes rouges doivent être résolues. Les avertissements jaunes sont informatifs mais méritent d’être lus. Une fois que tout affiche des coches vertes, vous cliquez sur « Allouer les redevances » pour avancer.
Lignes de redevance. Cet onglet montre les résultats de l’allocation. Chaque ligne de redevance représente un montant dû à un titulaire de droits spécifique. Vous pouvez examiner la répartition avant de passer à la facturation.
Factures. Ici, vous générez les factures pour chaque titulaire de droits. Chaque facture consolide toutes les lignes de redevance pour ce titulaire de droits en un seul montant à payer, en tenant compte des avances et des déductions.
Relevés. L’onglet final est l’endroit où vous générez et envoyez les relevés de redevances PDF à vos titulaires de droits. Une fois les relevés envoyés par courrier électronique, le cycle est terminé.
Le bouton vert en haut du cycle de redevances vous fait avancer à travers ces étapes, tandis que le bouton orange vous permet de revenir en arrière si vous devez apporter des corrections.
Pourquoi comprendre ce processus est important
Même si vous n’aviez jamais entendu le terme « cycle de redevances » auparavant, c’est le flux de travail que chaque éditeur suit pour payer ses auteurs. Les étapes ne changent pas que vous gériez cinq titres ou cinq mille. Ce qui change, c’est le degré de difficulté de chaque étape selon vos outils.
Comprendre le flux complet vous aide à identifier les endroits où votre processus actuel est lent, sujet aux erreurs ou risqué. Cela facilite également l’évaluation des logiciels, la définition des attentes avec votre équipe et la communication claire avec vos titulaires de droits sur le moment et la façon dont ils seront payés.
